Wenn Sie viele Aufgaben bearbeiten, kann es in einer langen Aufgabenliste schwierig sein, den Überblick zu behalten. Aufgaben stapeln sich, dringende und weniger dringende Aufgaben vermischen sich, manche bleiben liegen und es wird zunehmend schwieriger zu entscheiden, womit Sie beginnen sollten.

Dadurch verliert das Team den Fokus und Führungskräfte verbringen Zeit damit, Aufgaben manuell zu sortieren, statt Fristen und Prioritäten im Blick zu behalten.

Die Methoden GTD und 4D helfen dabei, Ordnung in Ihre Aufgaben zu bringen:

• GTD ist eine Methode, mit der Sie Ihre Aufgaben systematisch organisieren können: Sie erkennen, was sofort erledigt werden muss, was geplant oder delegiert werden kann und was später bearbeitet werden sollte.
• 4D hilft Ihnen dabei, für jede neue Aufgabe schnell die richtige Entscheidung zu treffen.

In Bitrix24 lassen sich beide Methoden direkt auf Ihre Aufgaben anwenden. So wird aus einer unübersichtlichen Aufgabenliste ein klar strukturiertes Arbeitssystem.

Was ist die GTD-Methode und wofür ist sie nützlich?

GTD (Getting Things Done, „Dinge erledigen“) ist eine Methode, mit der Sie auch eine große Anzahl von Aufgaben strukturiert verwalten können, ohne den Überblick über Prioritäten zu verlieren. Sie hilft Ihnen dabei, Aufgaben systematisch zu organisieren: Sie erkennen, was sofort erledigt, geplant oder delegiert werden sollte und was zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden kann.

Beispiel: Eine Führungskraft hat gleichzeitig die Freigabe einer Rechnung, die Vorbereitung eines Kundentermins, Korrekturen an einem Vertrag, eine Frage eines Mitarbeiters und zahlreiche kleinere Aufgaben aus einer Besprechung auf der Liste. Alles ist wichtig, aber nicht alles muss sofort erledigt werden. Liegen diese Aufgaben einfach ungeordnet in einer Liste, muss jedes Mal neu entschieden werden, was dringend ist, worauf eine Rückmeldung erforderlich ist, was delegiert werden kann und was noch warten kann. Das kostet Zeit und Aufmerksamkeit – und wichtige Aufgaben geraten leicht in den Hintergrund.

Die GTD-Methode basiert auf fünf Schritten: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Umsetzen.

Erfassen – sammeln Sie alle Eingänge an einem Ort. In dieser Phase ist es wichtig, nichts zu übersehen: Aufgaben aus Besprechungen, Nachrichten aus Chats oder Ideen, die Sie später weiterverfolgen möchten.

Klären – prüfen Sie jeden Eingang und entscheiden Sie, worum es sich handelt: eine Aufgabe, eine Idee, eine Information oder eine Frage, die noch keine Handlung erfordert. Ist eine Aktion erforderlich, legen Sie den nächsten konkreten Schritt fest.

Organisieren – ordnen Sie Ihre Aufgaben in sinnvolle Kategorien ein. Typische GTD-Kategorien sind:

• Eingang – alle noch nicht bearbeiteten Aufgaben und Informationen,
• Nächste Aktion – konkrete Aufgaben, die sofort bearbeitet werden können,
• Warten auf – Aufgaben, bei denen Sie auf eine Rückmeldung oder ein Ergebnis warten,
• Projekte – Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen,
• Irgendwann / Vielleicht – Ideen und Pläne für die Zukunft.

Reflektieren – überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste regelmäßig. So bleiben alle Aufgaben aktuell und nichts gerät in Vergessenheit oder verliert an Bedeutung.

Umsetzen – bearbeiten Sie Ihre Aufgaben. Sind sie klar strukturiert und sinnvoll organisiert, müssen Sie nicht jedes Mal neu entscheiden, womit Sie beginnen. Öffnen Sie einfach Ihre Aufgabenliste und erledigen Sie den nächsten Schritt.

GTD in Bitrix24-Aufgaben anwenden

Damit GTD in Bitrix24 effektiv funktioniert, reicht es nicht aus, Aufgaben einfach nur zu erstellen. Erfassen Sie neue Aufgaben sofort, legen Sie den nächsten Schritt fest, ordnen Sie die Aufgaben sinnvoll und überprüfen Sie sie regelmäßig. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen.

Neue Aufgaben sofort erfassen

Erstellen Sie für jede neue Aufgabe möglichst sofort einen Aufgabeneintrag – beispielsweise nach einer Besprechung, aus einem Chat oder nach einem Gespräch mit Kollegen. In Bitrix24 können Sie Aufgaben direkt während der Arbeit erstellen, zum Beispiel per Spracheingabe mit KI oder aus einer Nachricht im Messenger.
KI-gestützte Audio- und Videoaufgaben
Aufgaben oder Termine aus einer Chatnachricht erstellen

Erstellen einer Aufgabe per Spracheingabe

Erstellen einer Aufgabe aus einer Nachricht

Alle Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind, werden automatisch in einer Liste gesammelt. Man muss sie nicht manuell zusammenstellen: Es reicht aus, den Bereich Aufgaben und Projekte > Aufgaben zu öffnen.

Nächste Aktion festlegen

Jede Aufgabe sollte klar erkennen lassen, welcher Schritt als Nächstes zu erledigen ist. Allgemeine Bezeichnungen wie Vertrag oder Präsentation helfen dabei nicht weiter. Formulierungen wie Korrekturen am Vertrag mit der Rechtsabteilung abstimmen oder Entwurf der Präsentation für das Meeting vorbereiten machen dagegen sofort deutlich, was zu tun ist. Damit Sie nicht erst lange Chatverläufe durchsuchen müssen, sollten Sie die Aufgabenbeschreibung, die Frist und die verantwortliche Person direkt in der Aufgabe festlegen.
Aufgaben in Bitrix24 effektiv erstellen

Aufgaben organisieren

Damit die GTD-Methode funktioniert, sollten Sie Ihre Aufgaben klar strukturieren. Legen Sie passende Kategorien fest und ordnen Sie jede Aufgabe beim Bearbeiten einer Kategorie zu. In Bitrix24 gibt es dafür zwei Möglichkeiten:

• Tags – erstellen Sie für jede Kategorie ein eigenes Tag, zum Beispiel Eingang oder Warten auf. Weisen Sie jeder Aufgabe beim Bearbeiten das passende Tag zu. Klicken Sie anschließend in der Aufgabenliste auf ein Tag, um nur Aufgaben dieser Kategorie anzuzeigen.
  Tags in Aufgaben und Projekten
• Spalten im Modus Planer – erstellen Sie für jede Kategorie eine eigene Spalte und ordnen Sie die Aufgaben entsprechend ein. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Aufgaben.
  Planer in Aufgaben

Organisation von Aufgaben mit Tags

Organisation von Aufgaben im Modus Mein Plan

Im Folgenden erfahren Sie, welche GTD-Kategorien es gibt und wie Sie Ihre Aufgaben diesen Kategorien zuordnen.

Eingang – hier sammeln Sie alle neuen Aufgaben, die noch nicht bearbeitet wurden. Sie können sie mit einem Tag kennzeichnen oder im Modus Planer einer eigenen Spalte zuordnen und später gesammelt bearbeiten. Aufgaben ohne Frist werden im Modus Frist automatisch in der Spalte Nicht geplant angezeigt.
Fristansicht: Arbeit mit Aufgabenfristen

Beispiel: Nach einer Besprechung erhält ein Mitarbeiter drei neue Aufgaben:

• Kostenvoranschlag beim Auftragnehmer anfordern,
• Text der E-Mail an den Kunden abstimmen,
• Materialien für die Präsentation zusammenstellen.

Zunächst werden alle drei Aufgaben im Eingang erfasst. Anschließend können Sie entscheiden, welche Aufgabe sofort bearbeitet, welche delegiert und welche zunächst zurückgestellt wird, bis beispielsweise eine Rückmeldung des Auftragnehmers vorliegt.

Nächste Aktion – hierher gehören Aufgaben, bei denen der nächste Schritt bereits feststeht und die sofort bearbeitet werden können. Eine Aufgabe ist bereit zur Bearbeitung, wenn sie klar formuliert ist, eine verantwortliche Person und eine Frist hat. Nach der Bearbeitung des Eingangs wechselt beispielsweise die Aufgabe Korrekturen am Vertrag mit der Rechtsabteilung abstimmen in diese Kategorie, weil der nächste Schritt eindeutig festgelegt ist.

Im Modus Fristen werden diese Aufgaben automatisch in Spalten wie Heute, Diese Woche oder Nächste Woche eingeordnet. So können Sie Ihre Arbeit nach Prioritäten und Fristen planen.

Warten auf – diese Kategorie umfasst Aufgaben, deren nächster Schritt von einer anderen Person abhängt. Beispiel: Sie sollen die finale Version eines Angebots vorbereiten, warten dafür jedoch noch auf Zahlen aus der Finanzabteilung. Bis diese Informationen vorliegen, kann die Aufgabe nicht weiterbearbeitet werden. Ordnen Sie sie deshalb dieser Kategorie zu, damit sie nicht zwischen den aktuellen Aufgaben untergeht.

Damit Ihnen diese Aufgabe nicht entgeht, können Sie eine Erinnerung einrichten. So vergessen Sie nicht, nach dem aktuellen Stand zu fragen oder die zuständige Person an die ausstehende Rückmeldung zu erinnern.
Erinnerungen in Aufgaben

Projekte umfassen in der GTD-Methode Aufgaben, die aus mehreren Arbeitsschritten bestehen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Bleibt die Aufgabe innerhalb eines Arbeitsprozesses, können Sie sie in Teilaufgaben oder Checklisten unterteilen und mehrere Mitarbeiter einbeziehen. Die Vorbereitung eines Webinars lässt sich beispielsweise in Themenauswahl, Materialiensammlung, Erstellung der Präsentation, Generalprobe und Versand des Einladungslinks an die Teilnehmer aufteilen.
  Bitrix24-Aufgaben strukturieren: So helfen Teilaufgaben und Checklisten
• Umfasst die Arbeit mehrere Teams oder Abteilungen, empfiehlt es sich, ein Projekt oder eine Gruppe zu verwenden. Der Start einer neuen Website betrifft beispielsweise Marketing, Design und Entwicklung.
  Gruppe oder Projekt erstellen

Irgendwann / Vielleicht – hier sammeln Sie Ideen und Vorhaben, die derzeit keine unmittelbare Umsetzung erfordern. Dazu gehören beispielsweise die Überarbeitung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter, die Erstellung einer Vorlage für häufige Kundenanfragen oder die Planung einer internen Teamschulung. Diese Aufgaben sind wichtig, müssen jedoch weder heute noch in dieser Woche erledigt werden.

Aufgaben regelmäßig überprüfen

Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste mindestens einmal pro Woche. So behalten Sie den Überblick und erkennen schnell, welche Aufgaben erledigt, offen oder überfällig sind.

Bitrix24 bietet dafür verschiedene Ansichtsmodi:

• Liste – zum Bearbeiten und Filtern von Aufgaben.
• Fristen – zum Überwachen von Deadlines.
• Planer – zum Erstellen Ihres persönlichen Arbeitsplans.
• Kalender – zur Planung Ihrer Auslastung.
• Gantt – zum Anzeigen von Projektlaufzeiten und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
  Bitrix24-Aufgabenverwaltung: Fokus auf das Wichtige

Damit Sie diese regelmäßige Überprüfung nicht vergessen, erstellen Sie eine wiederkehrende Aufgabe. Beispielsweise können Sie die Aufgabe Eingang bearbeiten und Aufgaben prüfen so konfigurieren, dass sie jeden Freitag automatisch erstellt wird. Sie erinnert Sie daran, neue Aufgaben zu bearbeiten und Ihre Aufgabenliste zu überprüfen.

So bleibt Ihre Aufgabenliste aktuell und übersichtlich, ohne dass sich unerledigte Aufgaben ansammeln.
Aufgaben mit Wiederholung

Was ist die 4D-Methode und wofür ist sie nützlich?

Die 4D-Methode hilft Ihnen dabei, neue Aufgaben sofort zu bewerten und die passende Entscheidung zu treffen. Sie eignet sich besonders, wenn im Laufe des Tages viele neue Aufgaben hinzukommen – etwa über Chats, Besprechungen, Kommentare oder Diskussionen. Ohne ein klares Vorgehen vermischen sich dringende, wichtige und weniger wichtige Aufgaben schnell. Mit der 4D-Methode behalten Sie den Überblick und konzentrieren sich auf die Aufgaben, die tatsächlich bearbeitet werden müssen.

Der Name der Methode leitet sich von vier möglichen Aktionen ab:

• Do – erledigen,
• Delegate – delegieren,
• Defer – verschieben,
• Delete – löschen.

Jede neue Aufgabe sollte einer dieser vier Aktionen zugeordnet werden:

• Do – lässt sich eine Aufgabe in kurzer Zeit erledigen, sollten Sie sie sofort bearbeiten. Beispiel: Ein Kollege bittet Sie, den Text einer E-Mail an einen Kunden zu prüfen. Öffnen Sie das Dokument und geben Sie direkt Rückmeldung.
• Delegate – soll eine andere Person die Aufgabe übernehmen, delegieren Sie sie direkt. Beispiel: Nach einer Besprechung muss eine Präsentation für einen Geschäftspartner erstellt werden. Übertragen Sie die Aufgabe sofort an den zuständigen Mitarbeiter.
• Defer – ist der richtige Zeitpunkt für die Bearbeitung noch nicht gekommen, verschieben Sie die Aufgabe und legen Sie fest, wann Sie sie wieder aufnehmen. Beispiel: Die Besprechung eines Vertrags soll erst in der nächsten Woche stattfinden.
• Delete – ist keine weitere Aktion erforderlich, löschen Sie die Aufgabe, damit sie keine unnötige Aufmerksamkeit bindet. Beispiel: Eine Aufgabe wurde versehentlich erstellt oder eine Idee aus dem Chat ist für die aktuellen Ziele nicht relevant.

4D in Bitrix24-Aufgaben anwenden

Do – erledigen. Dieses Prinzip eignet sich für Aufgaben, die Sie sofort bearbeiten können, anstatt sie unnötig aufzuschieben oder lange zu diskutieren.

• Ist eine Aufgabe klein und klar formuliert, erledigen und schließen Sie sie am besten sofort ab.
• Ist eine Aufgabe wichtig, aber umfangreich, lassen Sie sie nicht als unklare Aufgabe im Eingang liegen. Legen Sie stattdessen direkt den nächsten Arbeitsschritt fest und beginnen Sie mit der Bearbeitung. Bei der Vorbereitung eines Webinars können Sie beispielsweise zunächst einen Ablaufplan erstellen und mit den Beteiligten abstimmen. Mit einer Checkliste teilen Sie die Aufgabe in einzelne Schritte auf und behalten den Überblick.
  Checklisten in Aufgaben
• Wird eine Aufgabe bereits bearbeitet und muss nachverfolgt werden, legen Sie eine Frist fest. So ist klar, bis wann das Ergebnis erwartet wird, und die Aufgabe gerät nicht in Vergessenheit. Die verantwortliche Person kann zusätzlich eine Erinnerung einrichten.

Delegate – delegieren. Dieses Prinzip eignet sich, wenn eine andere Person die Aufgabe übernehmen soll. Eine Führungskraft muss beispielsweise nicht selbst eine Präsentation erstellen, Unterlagen zusammenstellen oder Materialien prüfen. Stattdessen überträgt sie die Aufgabe direkt an den zuständigen Mitarbeiter. Im Aufgabenformular können Sie dafür die verantwortliche Person ändern oder die Aufgabe delegieren.

Um die verantwortliche Person zu ändern, klicken Sie im Aufgabenformular auf ihren Namen und wählen Sie anschließend eine andere Person aus der Liste aus.

Um eine Aufgabe zu delegieren, klicken Sie auf Drei Punkte (...) > Delegieren.

Bleibt die verantwortliche Person unverändert und soll lediglich ein Kollege bei der Bearbeitung unterstützen, müssen Sie die Aufgabe nicht delegieren. Fügen Sie stattdessen einen Mitwirkenden hinzu.

Defer – verschieben. Kann oder soll eine Aufgabe im Moment nicht bearbeitet werden, verschieben Sie sie. Das gilt auch für Aufgaben, die sich noch in der Planungsphase befinden und noch keine konkrete Aktion, Frist, verantwortliche Person oder ein klares Ziel haben. Gleiches gilt für Aufgaben, die aktuell nicht relevant sind, später aber wieder wichtig werden könnten.

Verschieben Sie solche Aufgaben im Ansichtsmodus Frist in die Spalte Keine Frist oder setzen Sie den Aufgabenstatus auf Verschoben. Klicken Sie dazu im Aufgabenformular auf Drei Punkte (...) > Verschieben. So konzentrieren Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit nur auf Aufgaben, die aktuell bearbeitet werden müssen.

Damit Sie eine verschobene Aufgabe nicht aus den Augen verlieren, richten Sie am besten sofort eine Erinnerung ein. Bei Bedarf können Sie die Aufgabe zusätzlich mit einem Tag kennzeichnen, zum Beispiel Warten auf.

Aufgaben in der Spalte Keine Frist

Statusänderung einer Aufgabe

Delete – löschen. Dieses Prinzip hilft Ihnen dabei, unnötige Aufgaben konsequent zu entfernen. Dazu gehören beispielsweise Testaufgaben, versehentlich erstellte Aufgaben oder Dubletten. Solche Aufgaben können Sie im Ansichtsmodus Liste in einem Schritt löschen.
Mehrere Aufgaben und CRM-Elemente gleichzeitig löschen