Wenn an einer Aufgabe mehrere Personen beteiligt sind, können sie an einem zentralen Ort zusammenarbeiten. So lassen sich Aufgaben mit mehreren Arbeitsschritten oder Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen effizient koordinieren. Einige Teilnehmer übernehmen die operative Arbeit, andere verfolgen den Fortschritt und das Ergebnis.

Beispiel: Ein Unternehmen bereitet den Launch einer Website vor. Der Marketing-Manager erstellt eine Aufgabe zur Vorbereitung der Inhalte. Der Texter verfasst die Texte, der Redakteur prüft sie und der Vorgesetzte verfolgt den Fortschritt und greift bei Bedarf ein.

Für die Zusammenarbeit bietet Bitrix24 die Rollen Mitwirkende und Beobachter. Damit legen Sie fest, wer aktiv an der Aufgabe arbeitet und wer den Fortschritt sowie das Ergebnis verfolgt und bei Bedarf eingreift. Mitwirkende bearbeiten die Aufgabe aktiv, Beobachter verfolgen den Arbeitsfortschritt und greifen nur bei Bedarf ein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Zusammenarbeit in einer Aufgabe organisieren und welche Aufgaben Mitwirkende und Beobachter übernehmen.

Zusammenarbeit in einer Aufgabe

Für eine effektive Zusammenarbeit an einer Aufgabe ist Folgendes wichtig:

• Fügen Sie Teilnehmer hinzu und legen Sie ihre Rollen fest. Bestimmen Sie, wer die Aufgabe bearbeitet, wer unterstützt und wer den Fortschritt sowie das Ergebnis verfolgt.
• Beschreiben Sie die Aufgabe und halten Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort fest, damit alle Beteiligten mit demselben Kontext arbeiten.
• Verteilen Sie die Arbeit mithilfe der Checkliste auf die Teilnehmer und weisen Sie die verantwortlichen Personen zu.
• Verfolgen Sie den Fortschritt, um jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand der Aufgabe zu kennen.

Mitwirkende und Beobachter können bei der Erstellung der Aufgabe oder in einer bereits bestehenden Aufgabe hinzugefügt werden

Mitwirkende helfen bei der Aufgabenausführung

Mitwirkende sind Mitarbeiter, die die verantwortliche Person bei der Erledigung der Aufgabe unterstützen. Es ist möglich, mehrere Mitwirkende hinzuzufügen, wobei jede mitwirkende Person für ihren Teil der Arbeit verantwortlich ist. Die Gesamtverantwortung für das Ergebnis bleibt jedoch bei der verantwortlichen Person. So können Sie die Arbeit innerhalb des Teams verteilen.

Beispiele, wann Sie Mitwirkende hinzufügen sollten:

Präsentation für einen Kunden vorbereiten. Die Vertriebsleitung erstellt eine Aufgabe. Verantwortlich ist die Projektleitung. Zur Gestaltung der Folien wird eine Person aus dem Design-Team als Mitwirkende hinzugefügt. Die Projektleitung bereitet den Inhalt vor, das Design-Team gestaltet die Präsentation.

Artikel für die Website schreiben. Die vorgesetzte Person gibt der Textperson die Aufgabe, einen Artikel über neue Dienstleistungen zu schreiben. Mitwirkend ist die Redaktion, die den Text prüft. Danach wird der Artikel veröffentlicht.

Werbekampagne starten. De Marketingleitung erhält die Aufgabe. Sie fügt eine Person aus dem Team für zielgerichtete Werbung als Mitwirkende hinzu. Die Marketingleitung erstellt die Strategie und Texte, die mitwirkende Person richtet die Anzeigen ein.

In all diesen Fällen arbeiten die Mitarbeitenden gemeinsam an einer Aufgabe: Jede Person übernimmt ihren Teil, und die verantwortliche Person trägt die Verantwortung für das Gesamtergebnis.

Beobachter verfolgen den Aufgabenfortschritt

Beobachter sind Mitarbeitende, die nicht aktiv an der Aufgabe mitarbeiten, aber den Fortschritt und das Ergebnis verfolgen. Bei Bedarf können sie sich in die Bearbeitung einbringen. So bleiben sie jederzeit über den aktuellen Stand informiert und können ohne zusätzliche Rückfragen eingreifen.

Fügen Sie Beobachter hinzu, wenn:

• Kolleginnen und Kollegen über den Verlauf der Aufgabe und alle wichtigen Details informiert sein müssen,
• das Ergebnis der Aufgabe für den nächsten Arbeitsschritt einem anderen Mitarbeiter benötigt wird,
• die vorgesetzte Person den Fortschritt und die Einhaltung der Fristen im Blick behalten soll.

Beispiele:

Banner für eine Werbekampagne erstellen. Das Design-Team bearbeitet die Aufgabe. Die Marketingleitung wird als Beobachter hinzugefügt, um den Fortschritt, die Fristen und den aktuellen Status zu verfolgen. So ist sichergestellt, dass die Kampagne nach Fertigstellung der Banner rechtzeitig gestartet werden kann.

Aktion mit Promocode starten. Eine Person aus dem Support-Team wird als Beobachter hinzugefügt. Sie ist nicht an der Vorbereitung beteiligt, muss jedoch die Bedingungen der Aktion kennen. Während die Marketingleitung die Aktion vorbereitet, erhält der Support-Spezialist den erforderlichen Kontext und kann Kundenfragen später kompetent beantworten.

Angebot erstellen. Der Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot mit einem hohen Rabatt und fügt die Finanzleitung sowie die Leitung der Buchhaltung als Beobachter hinzu. So können alle Beteiligten die Konditionen frühzeitig prüfen und sich bei Bedarf schnell an der finanziellen Freigabe beteiligen.

Was unterscheidet Mitwirkende von Beobachtern?

Der Unterschied liegt in ihrer Rolle innerhalb der Aufgabe:

• Mitwirkende arbeiten aktiv an der Aufgabe mit und übernehmen einen Teil der Arbeit.
• Beobachter verfolgen den Fortschritt und das Ergebnis der Aufgabe, ohne aktiv an der Bearbeitung mitzuwirken.

Mitwirkende arbeiten gemeinsam mit der verantwortlichen Person an der Aufgabe und können beispielsweise:

• Details im Chat besprechen,
• Benachrichtigungen zu allen Änderungen an der Aufgabe erhalten,
• Dateien austauschen,
• Beobachter hinzufügen,
• den Aufgabenstatus ändern,
• Zwischenergebnisse und Endergebnisse hinzufügen,
• Erinnerungen erstellen,
• Teilaufgaben erstellen und verknüpfen,
• die Zeiterfassung aktivieren.

Beobachter in einer Aufgabe — führen die Aufgabe nicht aus, verfolgen aber Verlauf, Diskussion und Ergebnis. Sie können z. B.:

• andere Beobachter hinzufügen,
• Details im Chat diskutieren,
• Dateien anhängen,
• Erinnerungen einstellen,
• Benachrichtigungen zu Statusänderungen erhalten.

Einige Aktionen können von den Zugriffsrechten abhängen, z. B. das Bearbeiten der Checkliste.
Zugriffsrechte in Aufgaben