Eine Aufgabe in Bitrix24 enthält eine Reihe von Standardfeldern, zum Beispiel Aufgabenname, Beschreibung, verantwortliche Person und Frist. Jedes Unternehmen benötigt jedoch zusätzliche Informationen, die separat erfasst werden müssen. Die Rechtsabteilung benötigt beispielsweise die Vertragsnummer, der Monteur die Objektadresse und der Vertriebsmitarbeiter das Kundenbudget. Werden diese Informationen nur in der Aufgabenbeschreibung erfasst, gehen sie schnell verloren: Ein Mitarbeiter schreibt sie an den Anfang, ein anderer ans Ende und ein dritter lässt sie ganz weg.

Benutzerdefinierte Felder lösen dieses Problem: Sie ergänzen das Aufgabenformular um genau die Felder, die Ihr Unternehmen benötigt. So kann dieselbe Aufgabe für ein Bauunternehmen, eine Rechtsabteilung oder einen Servicebetrieb unterschiedlich aufgebaut sein und gleichzeitig die jeweiligen Arbeitsprozesse optimal unterstützen.

Wann sind benutzerdefinierte Felder sinnvoll?

Benutzerdefinierte Felder sind sinnvoll, wenn die Standardfelder einer Aufgabe für Ihre Arbeitsprozesse nicht ausreichen.

Daten in Aufgaben müssen strukturiert erfasst werden. Ein Bauunternehmen benötigt beispielsweise die Objektadresse, die Rechtsabteilung die Vertragsnummer. Wenn Mitarbeiter jedes Mal selbst entscheiden, wo sie diese Informationen eintragen, geht die Übersicht schnell verloren. Benutzerdefinierte Felder sorgen für eine einheitliche Struktur aller Aufgaben.

Verschiedene Beteiligte einer Aufgabe benötigen unterschiedliche Informationen. Der Mitarbeiter benötigt das Projektbudget, die verantwortliche Person die Objektadresse und die Führungskraft den Freigabestatus. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es, all diese Informationen in einer Aufgabe zu speichern. So findet jeder schnell die benötigten Daten, ohne unnötige Rückfragen.

Daten werden nicht nur für die tägliche Arbeit, sondern auch für Auswertungen benötigt. Sind Informationen wie Abteilung, Budget oder Anfragetyp in benutzerdefinierten Feldern gespeichert, kann die Führungskraft Aufgaben jederzeit nach diesen Kriterien filtern und auswerten. Ohne benutzerdefinierte Felder gehen diese Informationen entweder in der Beschreibung verloren oder werden gar nicht erst erfasst.

Welche Felder können Aufgaben enthalten?

Benutzerdefinierte Felder können nur Bitrix24-Administratoren hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Aufgabenformular und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder > Feld hinzufügen.
Benutzerdefinierte Felder in Aufgaben

Bitrix24 bietet vier Feldtypen:

• Zeile,
• Nummer,
• Datum/Zeit,
• Ja/Nein.

Die Feldtypen Zeile, Nummer und Datum/Zeit können zusätzlich als Pflichtfelder oder Mehrfachfelder eingerichtet werden.

Zeile – der vielseitigste Feldtyp. Er eignet sich für alle Textinformationen, die getrennt von der Aufgabenbeschreibung erfasst werden sollen, zum Beispiel Vertragsnummern, Artikelnummern, Objektadressen oder andere Angaben im Textformat.

Beispiel: Ein Immobilienmakler betreut häufig 20 bis 30 Objekte gleichzeitig. Ruft ein Kunde an und möchte in einer Stunde eine Besichtigung durchführen, öffnet der Makler die entsprechende Aufgabe und sieht die Objektadresse sofort im dafür vorgesehenen Feld. Er muss sie weder im Chat suchen noch den Kollegen fragen, der das Objekt zuvor übergeben hat.

Nummer – eignet sich für Daten, die als Zahlen verarbeitet werden sollen, zum Beispiel zum Vergleichen, Filtern oder Berechnen. Projektbudget, Anzahl der Geräte, Objektfläche oder andere numerische Werte sollten in einem Zahlenfeld und nicht in der Beschreibung gespeichert werden. So können Sie Aufgaben nach diesen Werten filtern und Berichte erstellen.

Beispiel: Im Vertrieb enthält jede Aufgabe zur Angebotserstellung das Feld Kundenbudget. Der Mitarbeiter trägt dort nach dem ersten Gespräch mit dem Kunden das Budget ein. Der Vorgesetzte filtert die Aufgaben nach dem Kundenbudget und erkennt sofort die Aufträge mit dem höchsten Umsatzpotenzial. So können Sie Prioritäten besser setzen und die Ressourcen des Teams gezielt einsetzen.

Datum/Zeit – eignet sich für Datums- und Zeitangaben, die sich auf den Arbeitsprozess selbst beziehen und nicht auf die Aufgabenfrist. Die Aufgabenfrist und ein benutzerdefiniertes Datum erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Frist gibt an, bis wann eine Aufgabe abgeschlossen werden muss. Das benutzerdefinierte Datumsfeld speichert dagegen ein Datum, das für den Arbeitsprozess wichtig ist, zum Beispiel das Vertragsende, den geplanten Beginn von Arbeiten an einem Objekt oder den Termin der nächsten Wartung.

Beispiel: Ein Ingenieur erhält die Aufgabe, die technische Wartung einer Anlage zu organisieren. Die Aufgabenfrist ist der 10. März. Bis zu diesem Tag müssen die Anfahrt abgestimmt und die erforderlichen Unterlagen vorbereitet werden. Im Feld Wartungsdatum steht der 15. März – an diesem Tag findet die Wartung vor Ort statt. Die Führungskraft filtert Aufgaben nach dem Feld Wartungsdatum und erhält so einen Überblick über die Einsätze aller Spezialisten im kommenden Monat.

Ja/Nein – eignet sich für Statusangaben nach dem Prinzip Ja oder Nein, zum Beispiel Vertrag unterschrieben, Briefing genehmigt oder Protokoll erhalten. Solche Markierungen erleichtern die Zusammenarbeit im Team: Die verantwortliche Person erkennt sofort, ob sie mit der Aufgabe beginnen kann, und die Führungskraft filtert Aufgaben nach dem gewünschten Status, um schnell zu sehen, wo Genehmigungen oder Unterschriften noch ausstehen.

Beispiel: Das Team erstellt Banner für eine Werbekampagne. Bevor die Arbeit beginnt, muss das Briefing genehmigt sein. Im Feld Briefing genehmigt ist Ja ausgewählt. Beim Öffnen der Aufgabe sieht der Designer sofort, dass die Arbeit beginnen kann – ohne im Chat nach Antworten suchen oder andere Beteiligte nach dem aktuellen Status fragen zu müssen. Die Führungskraft kann Aufgaben nach dem Feld Briefing genehmigt filtern und sieht sofort, welche Kampagnen noch auf die Freigabe durch den Kunden warten.

Erforderlich – verhindert, dass eine Aufgabe ohne die erforderlichen Angaben erstellt wird.
Sind bestimmte Informationen für die Bearbeitung einer Aufgabe unverzichtbar, sollte ihre Eingabe nicht dem Zufall überlassen werden. Ist ein Feld als erforderlich markiert, kann Bitrix24 die Aufgabe erst speichern, wenn dieses Feld ausgefüllt ist. So werden unvollständige Aufgaben bereits bei der Erstellung vermieden.

Beispiele, wann ein erforderliches Feld sinnvoll ist:

• Angebot vorbereiten. Ein Mitarbeiter erstellt für den Vertrieb eine Aufgabe. Ohne Vertragsnummer und Kundenname kann die verantwortliche Person die Unterlagen nicht vorbereiten. Die Felder Vertragsnummer und Kunde sind als erforderlich markiert, sodass die Aufgabe immer alle benötigten Informationen enthält.
• Dokumente für das Gericht vorbereiten. Ein Jurist erhält Aufgaben von verschiedenen Mitarbeitern. Das Feld Aktenzeichen ist als erforderlich markiert, sodass jede Aufgabe die notwendigen Angaben enthält. Der Jurist kann die Bearbeitung sofort beginnen, ohne zusätzliche Rückfragen stellen zu müssen.

Um ein Feld als erforderlich zu markieren, aktivieren Sie beim Erstellen des Feldes die Option Erforderlich. Solange das Feld nicht ausgefüllt ist, zeigt Bitrix24 eine entsprechende Warnung an.

Mehrfachfeld – ermöglicht es, mehrere Werte desselben Typs zu speichern.
Standardmäßig kann ein Feld nur einen Wert enthalten. Wenn mehrere Werte desselben Typs erfasst werden müssen, markieren Sie das Feld als Mehrfachfeld. So können Mitarbeiter beliebig viele Werte hinzufügen.

Beispiele, wann ein Mehrfachfeld sinnvoll ist:

• Ausrüstung an einem Objekt warten. Ein Ingenieur führt die planmäßige Wartung eines Serverraums durch. In der Aufgabe müssen die Seriennummern aller überprüften Geräte erfasst werden. Im Mehrfachfeld Seriennummer trägt der Ingenieur alle Gerätenummern ein. So müssen sie weder in der Beschreibung aufgelistet noch separate Felder für jedes Gerät erstellt werden.
• Dokumentenpaket für einen Auftrag vorbereiten. Ein Jurist erstellt ein Dokumentenpaket für einen großen Kunden. Die Aufgabe bezieht sich auf mehrere Verträge gleichzeitig. Im Mehrfachfeld Vertragsnummer können alle zugehörigen Vertragsnummern gespeichert werden. Müssen später Dokumente zu einem bestimmten Vertrag gefunden werden, lässt sich die Aufgabe einfach über den entsprechenden Filter finden.

Um ein Feld als Mehrfachfeld einzurichten, aktivieren Sie beim Erstellen des Feldes die Option Mehrfach.

Beispiele:

• Ein Bauunternehmen speichert in der Aufgabe die Objektadresse, die Kosten der Arbeiten und den Status der Protokollunterzeichnung.
• Die Rechtsabteilung erfasst die Vertragsnummer, die Steuernummer des Kunden und das Ablaufdatum des Vertrags.
• Ein Servicebetrieb speichert die Seriennummern der Geräte sowie das Datum der nächsten Wartung.

Dabei bleibt die Aufgabenstruktur für das gesamte Team einheitlich: Alle Mitarbeiter erfassen dieselben Informationen in denselben Feldern. Niemand muss entscheiden, wo beispielsweise die Vertragsnummer oder die Objektadresse eingetragen werden soll – dafür gibt es bereits die entsprechenden Felder.

Der Vorgesetzte erhält alle Informationen in übersichtlicher Form und kann Aufgaben nach jedem beliebigen Feld filtern. So lässt sich beispielsweise schnell feststellen, welche Aufgaben zu einem bestimmten Vertrag gehören oder bei welchen Objekten das Protokoll noch nicht unterschrieben wurde.