Wenn ein Unternehmen wächst, werden Aufgaben umfangreicher und komplexer. Ein Ziel lässt sich oft nicht mehr in einem einzigen Schritt erreichen und vollständig überblicken. Wenn es schwierig wird, Aufgaben zu planen, Fristen einzuhalten, sie an andere Mitarbeiter zu übergeben oder Ergebnisse nachzuverfolgen, empfiehlt es sich, sie in kleinere, überschaubare Teilaufgaben zu zerlegen. Das hilft:

• große Aufgaben besser zu planen,
• Engpässe frühzeitig zu erkennen,
• Verantwortlichkeiten klar zu verteilen,
• den Aufbau des Arbeitsergebnisses besser nachzuvollziehen.

In Bitrix24 können Sie Aufgaben auf zwei Arten strukturieren: mit Teilaufgaben oder Checklisten.

Wann wird eine Dekomposition benötigt?

Eine Dekomposition ist sinnvoll, wenn eine Aufgabe zu umfangreich wird. Dann wird es schwieriger:

• realistische Fristen festzulegen,
• den Fortschritt der Arbeit nachzuvollziehen,
• Aufgaben auf mehrere Personen zu verteilen,
• Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen.

Durch die Dekomposition wird ein großes Ziel in einzelne, klar definierte Aufgaben aufgeteilt. Jede davon kann eigenständig bearbeitet, überprüft und abgeschlossen werden.

Die Aufgabe ist umfangreich und erstreckt sich über einen längeren Zeitraum. Ein Website-Relaunch besteht beispielsweise aus mehreren Schritten: dem Erstellen eines Prototyps, dem Design, der technischen Umsetzung, dem Einpflegen der Inhalte und der Veröffentlichung. Mit einer Dekomposition behalten Sie den Überblick über alle Etappen und sehen jederzeit, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist, anstatt nur den allgemeinen Status In Arbeit zu sehen.

Ein Ziel besteht aus mehreren Arbeitsschritten. Bei der Vorbereitung eines Kundenberichts müssen beispielsweise Daten gesammelt, Kennzahlen geprüft, eine Präsentation erstellt und die finale Version abgestimmt werden. Ohne eine klare Struktur können einzelne Schritte leicht übersehen werden.

Mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen arbeiten an derselben Aufgabe. Soll beispielsweise eine neue Niederlassung eröffnet werden, fallen viele verschiedene Aufgaben an: Mitarbeiter auswählen, einstellen und schulen, Dokumente vorbereiten sowie die ersten Verkaufspläne abstimmen. All diese Arbeiten lassen sich nur schwer in einer einzigen Aufgabe verwalten.

Ohne Dekomposition wird eine Aufgabe schnell unübersichtlich: Es gibt viele Arbeitsschritte, Prioritäten sind unklar und Fristen verschieben sich. Durch die Aufteilung in Teilaufgaben erhält jede Aufgabe eine verantwortliche Person und eine eigene Frist. Mehrere Aufgaben können parallel bearbeitet werden, während Vorgesetzte den Gesamtfortschritt jederzeit im Blick behalten.

Wann sind Teilaufgaben sinnvoll?

Teilaufgaben sind sinnvoll, wenn sich ein Ziel in mehrere eigenständige Arbeitsschritte aufteilen lässt und für jeden Schritt ein eigenes Ergebnis erforderlich ist. Jeder Arbeitsschritt wird als separate Aufgabe mit einer verantwortlichen Person und einer eigenen Frist angelegt. So sehen Sie jederzeit, wer wofür verantwortlich ist, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist und an welcher Stelle Verzögerungen auftreten.

Teilaufgaben eignen sich besonders, wenn:

• mehrere Mitarbeiter oder Teams an der Aufgabe arbeiten,
• jeder Arbeitsschritt ein eigenes Ergebnis liefert und nicht nur der Abschluss der gesamten Aufgabe zählt,
• die einzelnen Arbeitsschritte unterschiedlich viel Zeit benötigen und eigene Fristen haben,
• Arbeitsschritte unabhängig von der Gesamtaufgabe geprüft und abgeschlossen werden müssen.

Beispiel. Für die Organisation einer Firmenveranstaltung müssen ein Veranstaltungsort ausgewählt, das Menü abgestimmt, die Dekoration bestellt und das Programm vorbereitet werden. Jeder dieser Arbeitsschritte wird als Teilaufgabe mit einer verantwortlichen Person, einer Frist und einem eigenen Ergebnis angelegt.

So erstellen Sie eine Teilaufgabe:

1–3. Öffnen Sie in den Bereich Aufgaben und öffnen Sie das Aufgabenformular.
4–5. Klicken Sie auf Teilaufgaben und erstellen Sie eine neue Aufgabe. Existiert die gewünschte Aufgabe bereits, können Sie sie aus der Liste auswählen.
6. Füllen Sie die wichtigsten Felder aus: Titel, Beschreibung, verantwortliche Person und Fristen.
7. Klicken Sie auf Erstellen.
Aufgaben erstellen

In der übergeordneten Aufgabe werden alle Teilaufgaben angezeigt. Um den Bereich mit den Teilaufgaben schnell zu öffnen, klicken Sie auf Teilaufgaben. In einer Teilaufgabe wird nur die übergeordnete Aufgabe angezeigt.

Übergeordnete Aufgabe mit Teilaufgaben

Teilaufgabe, aus der man zur übergeordneten Aufgabe wechseln kann

Wann sind Checklisten sinnvoll?

Eine Checkliste ist sinnvoll, wenn eine Aufgabe von einer Person oder einem kleinen Team bearbeitet wird und aus mehreren einzelnen Arbeitsschritten besteht. Das Ziel der Aufgabe bleibt dabei jedoch dasselbe.

In diesem Fall ist es nicht sinnvoll, für jeden Arbeitsschritt eine eigene Teilaufgabe zu erstellen. Eine Checkliste hilft dabei, alle Schritte festzuhalten und jederzeit zu sehen, was bereits erledigt ist und was noch aussteht.

Beispiel. Die Aufgabe Beitrag für soziale Netzwerke vorbereiten umfasst folgende Arbeitsschritte:

• Text schreiben,
• Bild auswählen,
• Veröffentlichung planen,
• Darstellung prüfen.

Alle Arbeitsschritte dienen demselben Ziel – den Beitrag zu veröffentlichen. Deshalb reicht hier eine Checkliste aus.

So fügen Sie eine Checkliste zum Aufgabenformular hinzu:

1. Klicken Sie auf Checklisten.
2. Fügen Sie die einzelnen Punkte hinzu und beschreiben Sie, was erledigt werden soll.
3–4. Benötigen Sie Unterstützung bei einzelnen Punkten, weisen Sie Mitwirkende zu. Klicken Sie auf und wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Zum Beispiel erstellt der Designer das Bild, der Marketingmitarbeiter prüft den Text und die verantwortliche Person koordiniert die Veröffentlichung.