Aufgaben in Bitrix24 helfen dabei, die Zusammenarbeit im Team zu planen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt nachzuverfolgen. Sie ermöglichen es, Arbeitsergebnisse zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und den aktuellen Stand aller Aufgaben an einem Ort zu verfolgen.

Aufgaben zu erstellen ist deutlich einfacher, als Absprachen in Chats oder E-Mails zu suchen oder alles im Kopf zu behalten. Keine Aufgabe geht verloren – jede hat eine verantwortliche Person und eine Frist. Das Team behält den Überblick über alle Aufgaben – von kleinen Einzelaufgaben bis hin zu großen Projekten. Gleichzeitig werden Vorgesetzte von Routineaufgaben entlastet und können sich auf strategische Themen statt auf die tägliche Koordination konzentrieren.

Warum Aufgaben in Bitrix24 wichtig sind

Wenn Aufgaben nur mündlich, im Chat oder per Telefon vergeben werden, gehen sie leicht verloren. Zwei typische Beispiele:

• Ein Mitarbeiter vergisst, einen Vertrag rechtzeitig mit der Rechtsabteilung abzustimmen. Der Kunde erhält ihn verspätet, und das Projekt verzögert sich.
• Ein Teamleiter weist eine Aufgabe mündlich zu, ohne eine Frist zu setzen. Die Aufgabe gerät in Vergessenheit, und das Projekt kommt ins Stocken.

Solche Situationen lassen sich vermeiden, wenn Aufgaben zentral organisiert werden. In Bitrix24 hat jede Aufgabe eine verantwortliche Person, eine Frist und einen Status. Führungskräfte sehen jederzeit, wer wofür zuständig ist, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist und bis wann sie abgeschlossen sein muss.

Aufgaben helfen dabei,

• Vereinbarungen zu dokumentieren. So gehen keine Informationen verloren. Wird einem Mitarbeiter zum Beispiel die Erstellung eines Berichts übertragen, bleiben Ziel, Vorgehen und Frist eindeutig in der Aufgabe festgehalten.
• Prioritäten zu setzen. Fristen helfen dabei, die Arbeit nach Wichtigkeit zu ordnen, damit sich das Team auf die relevantesten Aufgaben konzentriert.
• die Zusammenarbeit zu organisieren. Zuständigkeiten, Fristen, Kommentare und Dateien befinden sich an einem einzigen Ort.
• die Kommunikation zu vereinfachen. Chat und Dateien sind direkt mit der Aufgabe verknüpft – der Kontext bleibt erhalten, und benötigte Informationen sind schnell auffindbar.
• Aufgaben gezielt zu delegieren. Verantwortlichkeiten lassen sich klar zuweisen und nachverfolgen. So bleibt mehr Zeit für strategische Entscheidungen und die Weiterentwicklung des Teams.
• den Fortschritt im Blick zu behalten. Führungskräfte erkennen sofort, was bereits erledigt ist und wo es noch ansteht – und können bei Bedarf frühzeitig eingreifen.
• die Auslastung zu planen. Die Anzahl der Aufgaben pro Mitarbeiter ist jederzeit sichtbar. So verteilen Sie die Arbeit fair und vermeiden Überlastung einzelner Teammitglieder.
• die Effektivität zu bewerten. Aufgabenerledigung und KPIs lassen sich auswerten, sodass Engpässe im Arbeitsablauf sichtbar werden.
• Projekte zu steuern. Große Aufgaben können Sie in Teilaufgaben oder Checklisten aufteilen. So bleiben auch umfangreiche Projekte – von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis zum Produktlaunch – übersichtlich planbar und kontrollierbar.

Erstellen Sie jetzt Ihre erste Aufgabe in Bitrix24 und behalten Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende im Griff.

Wann sollten Sie eine Aufgabe erstellen?

Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn:

• eine Frist fixiert werden muss — um Verzögerungen und Fristüberschreitungen zu vermeiden. Beispiel: „Finales Banner-Layout mit dem Designer bis 24. September abstimmen“.
• Sie Arbeit an Kollegen übertragen — um zu delegieren und sich selbst zu entlasten. Beispiel: „Kontakte des Kunden bis morgen prüfen und aktualisieren“.
• Arbeit zwischen mehreren Personen aufgeteilt werden muss — damit klar ist, wer wofür verantwortlich ist. Beispiel: Der Marketing-Mitarbeiter bereitet eine Präsentation vor, der Administrator bucht den Besprechungsraum — beide sind an derselben Aufgabe beteiligt.
• die Arbeit aus mehreren Etappen besteht — um den Fortschritt auf jeder Stufe zu verfolgen. Beispiel: „Werbekampagne starten: Budget abstimmen, Kreative erstellen, Targeting einrichten, Anzeigen testen, Kampagne starten“.
• die Arbeit nicht sofort erledigt werden muss — damit Sie diese nicht im Kopf behalten müssen und nichts vergessen. Beispiel: „Drucksachen für die Konferenz bis Ende des Monats bestellen“.

Was sollten Sie unbedingt in einer Aufgabe angeben?

Je klarer eine Aufgabe formuliert ist, desto einfacher lässt sich das gewünschte Ergebnis erreichen. Damit Aufgaben effektiv bearbeitet werden können, sollten sie verständlich, konkret und nachvollziehbar sein. Vier Angaben sind dabei unverzichtbar.

Der Aufgabenname ist das Erste, was die verantwortliche Person sieht. Er sollte auf einen Blick erkennen lassen, worum es in der Aufgabe geht, und sie eindeutig von anderen Aufgaben unterscheiden.

Ein guter Aufgabenname sollte:

• eine konkrete Handlung enthalten, z. B. „vorbereiten“, „prüfen“ oder „erstellen“,
• die eigentliche Aufgabe eindeutig beschreiben und nicht nur ein allgemeines Thema nennen,
• kurz und prägnant sein – Details gehören in die Aufgabenbeschreibung.

Beispiel: Statt „Bericht“ besser „Quartalsbericht für die Geschäftsleitung bis 30. September erstellen“.

Beispiele aus verschiedenen Bereichen:

Vertrieb:

• Schlechtes Beispiel: „Kunden anrufen“
• Gutes Beispiel: „15 Kunden aus der Gruppe ‚Warme Leads‘ anrufen und Termine vereinbaren“

HR:

• Schlechtes Beispiel: „Stelle“
• Gutes Beispiel: „Stelle ‚Einkaufsmanager‘ besetzen“

Einkauf/Operations:

• Schlechtes Beispiel: „Bestellung“
• Gutes Beispiel: „Bestellung von 50 Uniform-Sets für die Logistikabteilung aufgeben“

Die Aufgabenbeschreibung liefert den Kontext, den die verantwortliche Person zur Erledigung braucht. Für einfache Aufgaben reichen kurze Stichpunkte. Komplexe Aufgaben sollten dagegen einen ausführlichen Kontext enthalten:

• Einfache Aufgabe: „Rechnung Nr. 123 der Muster GmbH über 5.000 Euro bis zum 15. September, 17:00 Uhr bezahlen.“
• Komplexe Aufgabe: „Präsentation für den Kunden ‚Alfa‘ vorbereiten.
  Ziel: Vertragsverlängerung.
  Zielgruppe: Geschäftsführung.
  Schwerpunkte: Fallstudien, 20 % Kosteneinsparung, 24/7-Support.
  Ansprechpartner: Herr Mustermann aus dem Marketing.“

Verantwortliche Person – wählen Sie den Mitarbeiter aus, der für die Bearbeitung der Aufgabe verantwortlich ist. Jede Aufgabe kann nur einer verantwortlichen Person zugewiesen werden.

• Mitarbeiter der eigenen Abteilung. Weisen Sie die Aufgabe direkt der verantwortlichen Person zu, damit die Zuständigkeit eindeutig ist. Berücksichtigen Sie dabei die Auslastung der Mitarbeiter, damit Aufgaben fristgerecht erledigt werden können. Nutzen Sie dazu die Filter in den Aufgaben. Beispiel: Hat ein Mitarbeiter bereits 15 aktive Aufgaben, weisen Sie die neue Aufgabe besser einem Kollegen mit geringerer Auslastung zu.
• Kollegen aus anderen Abteilungen. Häufig sind auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen beteiligt, z. B. Designer, Juristen oder Buchhalter. Weisen Sie die Aufgabe direkt der zuständigen Person zu. Ist nicht klar, wer die Aufgabe übernehmen soll, können Sie diese dem Abteilungsleiter zuweisen – dieser verteilt die Arbeit innerhalb seines Teams.
• Gemeinsame Bearbeitung. Sind mehrere Personen an der Aufgabe beteiligt, fügen Sie diese als Mitwirkende hinzu. Beispiel: Der Marketing-Mitarbeiter erstellt den Text, der Designer gestaltet das Layout.

Frist – Datum und Uhrzeit, bis zu denen die Aufgabe abgeschlossen sein soll. Ohne Frist verliert eine Aufgabe oft an Priorität und kann leicht übersehen werden. Eine Frist hilft der verantwortlichen Person, die Arbeit zu planen, und Vorgesetzten, Fortschritt und Auslastung im Blick zu behalten.

Bitrix24 erinnert die verantwortliche Person einen Tag vor Ablauf der Frist und kennzeichnet überfällige Aufgaben. So lassen sich Verzögerungen frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, z. B. die verantwortliche Person erinnern, weitere Mitarbeiter einbinden oder die Frist anpassen.

Szenarien für die Arbeit mit Aufgaben

Die Grundparameter – Aufgabenname, Beschreibung, verantwortliche Person und Frist – sorgen dafür, dass eine Aufgabe klar und verständlich ist. In der Praxis gibt es jedoch ganz unterschiedliche Anforderungen: von einfachen Aufgaben wie „Kunden anrufen“ bis hin zu komplexen Projekten mit mehreren Beteiligten und Arbeitsschritten.

Bitrix24 unterstützt Sie in all diesen Situationen. Sie können dringende Aufgaben hervorheben, umfangreiche Aufgaben in Teilaufgaben oder Checklisten aufteilen, Kollegen aus anderen Abteilungen einbinden, Aufgaben an externe Dienstleister delegieren oder wiederkehrende Aufgaben erstellen. So lässt sich jede Aufgabe flexibel an den jeweiligen Arbeitsablauf anpassen, ohne den Überblick über Zuständigkeiten und Fortschritt zu verlieren.

Dringende und wichtige Aufgaben

In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die innerhalb einer bestimmten Frist erledigt werden müssen. Manche erfordern sofortiges Handeln, andere sind zwar nicht eilig, aber besonders wichtig für das Unternehmen. Beispiele:

• Angebot für einen Schlüsselkunden bis zum Ende des Arbeitstags vorbereiten,
• Preise im Onlineshop bis morgen früh aktualisieren,
• Dokumente für das Finanzamt bis zum 25. Juli erstellen,
• Pressemitteilung zum bevorstehenden Produktlaunch vorbereiten,
• Ausrüstung bis zum Eintritt des neuen Mitarbeiters beschaffen.

Werden solche Aufgaben nicht als wichtig oder dringend markiert, können sie zwischen anderen Aufgaben untergehen. Das erhöht das Risiko von Verzögerungen, finanziellen Verlusten oder unzufriedenen Kunden. Markieren Sie solche Aufgaben in Bitrix24 entsprechend, damit sie in der Aufgabenliste sofort ins Auge fallen.

So erstellen Sie solche Aufgaben:

Legen Sie eine Frist fest. Auch wenn zunächst nur ein grober Termin feststeht, z. B. „bis Ende der Woche“, sollten Sie eine Frist angeben.

Markieren Sie die Aufgabe als wichtig, um sie hervorzuheben.

Richten Sie Erinnerungen ein. So wird die verantwortliche Person rechtzeitig an die Aufgabe erinnert.

Dringende Aufgabe in der Liste markiert

Aufgaben mit mehreren Arbeitsschritten

Besteht eine Aufgabe aus mehreren Arbeitsschritten, lässt sie sich einfacher organisieren, wenn sie in eine Checkliste mit einzelnen Punkten gegliedert wird. Beispiele:

• Neuen Mitarbeiter einarbeiten: Arbeitsplatz vorbereiten → Büroführung → Einführung in die Richtlinien → Dokumente unterschreiben → Einführungsveranstaltung durchführen.
• Produkt für den Verkauf vorbereiten: Fotos erstellen → Produktbeschreibung verfassen → auf der Website veröffentlichen → Darstellung prüfen.
• Werbekampagne starten: Briefing abstimmen → Werbemittel erstellen → Targeting einrichten → testen → starten.

Aufgaben mit mehreren Arbeitsschritten

Besteht eine Aufgabe aus mehreren Arbeitsschritten, lässt sie sich einfacher organisieren, wenn sie in eine Checkliste mit einzelnen Punkten gegliedert wird. Beispiele:

• Neuen Mitarbeiter einarbeiten: Arbeitsplatz vorbereiten → Büroführung → Einführung in die Richtlinien → Dokumente unterschreiben → Einführungsveranstaltung durchführen.
• Produkt für den Verkauf vorbereiten: Fotos erstellen → Produktbeschreibung verfassen → auf der Website veröffentlichen → Darstellung prüfen.
• Werbekampagne starten: Briefing abstimmen → Werbemittel erstellen → Targeting einrichten → testen → starten.

Ohne klare Struktur gehen einzelne Arbeitsschritte leicht verloren. Vorgesetzte müssen den Fortschritt dann ständig nachverfolgen oder an offene Aufgaben erinnern.

So organisieren Sie solche Aufgaben:

Fügen Sie eine Checkliste hinzu. Sie strukturiert die Aufgabe und sorgt dafür, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird. Die Checkliste kann unterschiedlich eingesetzt werden:

• Als persönliche Checkliste, um wichtige Schritte nicht zu übersehen – z. B. Dokumente vor dem Versand an den Kunden prüfen.
• Als Abfolge einzelner Arbeitsschritte, wenn eine Aufgabe Schritt für Schritt erledigt werden muss – z. B. Materialien sammeln, abstimmen und freigeben.

So lässt sich die Arbeit besser planen, und Vorgesetzte erkennen auf einen Blick, welche Schritte bereits erledigt wurden und welche noch offen sind.

Weisen Sie Mitwirkenden einzelne Checklistenpunkte zu. So legen Sie fest, wer für welchen Arbeitsschritt verantwortlich ist. Beispiel: Der Designer erstellt die Grafiken, der Marketing-Mitarbeiter verfasst die Texte, der Entwickler erstellt die Seite, und die verantwortliche Person behält den Gesamtfortschritt im Blick. Das beschleunigt die Zusammenarbeit und verteilt die Arbeit gleichmäßig im Team.

Hängen Sie Dateien und Dokumente an. So arbeitet das gesamte Team mit den aktuellen Materialien.

Richten Sie Erinnerungen ein. Das ist besonders hilfreich, wenn sich die Arbeit über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Zusammenarbeit an einer Aufgabe

An vielen Aufgaben sind mehrere Personen beteiligt. Ein Mitarbeiter schreibt den Text, ein anderer erstellt das Design, ein dritter prüft das Ergebnis. Ohne klare Rollenverteilung entsteht schnell Unordnung: Arbeitsschritte gehen verloren, Fristen werden überschritten und Vorgesetzte müssen den Überblick behalten.

In Bitrix24 können Sie Rollen so verteilen, dass die Zusammenarbeit transparent und strukturiert bleibt:

Weisen Sie eine verantwortliche Person zu — die Hauptverantwortung für das Ergebnis.

Fügen Sie Mitwirkende hinzu — sie übernehmen jeweils einen Teil der Aufgabe.

Geben Sie Beobachter an — sie verfolgen den Fortschritt und das Ergebnis der Aufgabe.

Außerdem können Sie hinzufügen:

Checklisten — um Aufgaben in konkrete Schritte zu unterteilen und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Dateien und Dokumente — damit alle Beteiligten mit den aktuellen Materialien arbeiten.

Erinnerungen — für alle Teilnehmer der Aufgabe.

Wiederkehrende Aufgaben

Viele Prozesse enthalten regelmäßige Aufgaben, z. B. Berichte erstellen, Rechnungen bezahlen, Geräte prüfen oder Inhalte veröffentlichen. Werden solche Aufgaben manuell erstellt, können sie leicht übersehen oder vergessen werden.

In Bitrix24 können Sie solche Aufgaben als wiederkehrend einrichten – sie werden automatisch nach einem festgelegten Zeitplan erstellt. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass wichtige Prozesse zuverlässig und pünktlich ausgeführt werden.

Beispiele für wiederkehrende Aufgaben:

• Wöchentlicher Vertriebsbericht – jeden Montag bereitet der Mitarbeiter die Daten vor.
• Regelmäßige Zahlungen – der Buchhalter bearbeitet Rechnungen oder Gehaltszahlungen.
• Gerätewartung – der Techniker prüft monatlich Klimaanlagen oder führt Server-Backups durch.
• Content-Publikationen – der Marketing-Mitarbeiter erstellt nach Plan Beiträge oder Newsletter.

So richten Sie wiederkehrende Aufgaben ein:

Erstellen Sie eine Aufgabenvorlage, nach der die Aufgaben automatisch generiert werden. Legen Sie Teilnehmer fest, fügen Sie benötigte Dateien hinzu und konfigurieren Sie zusätzliche Einstellungen. Klicken Sie auf Aufgabe mit Wiederholung und definieren Sie den Wiederholungszeitplan. So laufen wiederkehrende Prozesse automatisch und einheitlich ab, und Sie sparen Zeit bei der Koordination.
Aufgaben effizient verwalten und keine Details verlieren

Legen Sie den Wiederholungsplan fest: täglich, wöchentlich, monatlich oder nach eigenem Zeitplan.