Viele Unternehmen arbeiten mit Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren, z. B. Berichte erstellen, Verträge abstimmen oder Werbetexte prüfen. Werden solche Aufgaben jedes Mal manuell erstellt, können leicht wichtige Details vergessen werden: eine Datei fehlt, eine Frist wird nicht gesetzt oder ein Punkt der Checkliste wird übersehen.

Vorlagen lösen dieses Problem. Sie richten eine Aufgabe einmal ein und speichern sie als Vorlage. Anschließend kann das Team neue Aufgaben auf Basis dieser Vorlage erstellen und nach einem einheitlichen Standard arbeiten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Vorteile von Vorlagen:

• Für Vorgesetzte. Vorlagen sorgen dafür, dass Aufgaben immer vollständig und einheitlich erstellt werden. Alle Arbeitsschritte, Fristen und benötigten Dokumente sind bereits hinterlegt. So müssen Vorgesetzte nicht jedes Mal erklären, worauf es ankommt, oder den Ablauf ständig kontrollieren.
• Für Mitarbeiter. Aufgaben sind von Anfang an vollständig vorbereitet. Es ist klar, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge gearbeitet werden soll und bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Alle Dateien, Links und Anleitungen stehen direkt in der Aufgabe zur Verfügung.
• Für neue Mitarbeiter. Vorlagen erleichtern die Einarbeitung. Einzelne Arbeitsschritte, benötigte Dokumente und verantwortliche Personen sind bereits festgelegt. So gelingt der Einstieg ohne lange Rückfragen.

Beispiel: In der Personalabteilung müssen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter Dokumente gesammelt, Zugänge eingerichtet und Arbeitsmittel vorbereitet werden. Die Vorlage Onboarding neuer Mitarbeiter enthält dafür bereits eine Checkliste, Anleitungen, Links zu Dokumenten und die zuständigen Mitarbeiter. Der HR-Spezialist arbeitet die Aufgabe Schritt für Schritt ab, ohne jedes Mal einen neuen Ablauf erstellen zu müssen.

Um Vorlagen zu erstellen oder die vorhandenen Vorlagen anzuzeigen, öffnen Sie den Bereich Aufgaben > Vorlagen.

Arbeit mit Vorlagen

Erstellen Sie eine Vorlage: Das ist eine Vorlage, in der Sie im Voraus die Struktur der Aufgabe, Rollen, Fristen und benötigte Materialien hinterlegen. Dadurch werden neue Aufgaben schnell erstellt, und die Mitarbeiter verstehen sofort, was zu tun ist.
Was Sie in der Vorlage angeben sollten

Erstellen Sie eine Aufgabe aus einer Vorlage. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

• Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe. Klicken Sie im Formular auf den Block Vorlagen und wählen Sie die gewünschte aus.
• In einer bestehenden Aufgabe. Öffnen Sie eine beliebige Aufgabe, klicken Sie auf neben dem Aufgabennamen und wählen Sie Aufgabe nach Vorlage. Neben der gewünschten Vorlage klicken Sie auf Menü (≡) > Aufgabe aus Vorlage erstellen. In Bitrix24 erscheint eine neue Aufgabe.
• Im Bereich Vorlagen. Öffnen Sie den Bereich Aufgaben > Vorlagen. Neben der gewünschten Vorlage klicken Sie auf Menü (≡) > Aufgabe aus Vorlage erstellen.

Vorlage beim Erstellen einer neuen Aufgabe auswählen

Vorlage in einer bestehenden Aufgabe auswählen

Vorlage in der allgemeinen Liste auswählen

Beim Erstellen einer Aufgabe übernimmt Bitrix24 automatisch alle Informationen aus der Vorlage: Aufgabenname, Beschreibung, Checklisten, Dateien und weitere Elemente. Vor dem Erstellen können Sie alle Angaben anpassen – z. B. eine andere verantwortliche Person auswählen, die Beschreibung bearbeiten, die Frist ändern oder den gewünschten Kunden aus dem CRM hinzufügen. Sollen die Änderungen dauerhaft für alle zukünftigen Aufgaben gelten, bearbeiten Sie stattdessen die Vorlage selbst – auch diese lässt sich jederzeit anpassen.

Beispiele für die Verwendung von Vorlagen:

• Der Vertriebsleiter nutzt die Vorlage Angebot für Kunden erstellen und weist die Aufgabe einem Mitarbeiter zu. Die Aufgabenstruktur und alle benötigten Dateien sind bereits vorhanden. Es muss nur noch der Kunde aus dem CRM ausgewählt werden.
• Der HR-Spezialist verwendet die Vorlage Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Alle Arbeitsschritte sind bereits in einer Checkliste erfasst und den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen: Dokumente unterschreiben, Arbeitsmittel bereitstellen, E-Mail einrichten, zum Abteilungschat hinzufügen und das Einführungsbriefing durchführen. Für einen neuen Mitarbeiter ergänzt der HR-Spezialist lediglich den Namen in der Aufgabenbeschreibung und weist die Aufgabe dem Vorgesetzten zu.
• Der Vertriebsmitarbeiter erstellt eine Aufgabe aus der Vorlage Vertrag prüfen. Die verantwortliche Person (Jurist), die Frist, eine Checkliste mit Prüfpunkten sowie der Beobachter (Abteilungsleiter) sind bereits hinterlegt. Es müssen nur noch der Vertrag als Datei angehängt und der Kunde ausgewählt werden. Anschließend kann der Jurist sofort mit der Prüfung beginnen.

Welche Angaben sollte eine Vorlage enthalten?

Hinterlegen Sie in der Vorlage alle Informationen, die in jeder daraus erstellten Aufgabe verfügbar sein sollen. Je vollständiger die Vorlage ist, desto weniger Rückfragen entstehen und desto einfacher lässt sich die Aufgabe bearbeiten. Die verantwortliche Person erhält alle wichtigen Informationen auf einen Blick, und Vorgesetzte müssen die Aufgabe nicht jedes Mal manuell ergänzen.

Die folgenden Einstellungen werden besonders häufig in Vorlagen verwendet, damit neue Aufgaben von Anfang an vollständig und verständlich sind.

Vorlagenname. Beschreiben Sie den Inhalt der Aufgabe möglichst präzise. Die verantwortliche Person sollte bereits am Titel erkennen, worum es geht, ohne die Aufgabe öffnen zu müssen. Beispiel: Einführungsunterlagen studieren statt einfach Unterlagen.

Beschreibung. Hier können Sie einen allgemeinen Ablauf oder eine Liste der Informationen hinterlegen, die bei jeder Aufgabe ergänzt werden sollen. Die Vorlage gibt die Struktur der Aufgabe vor und legt fest, welche Informationen enthalten sein müssen. Beim Erstellen einer konkreten Aufgabe ergänzt der Mitarbeiter die Beschreibung um die Angaben für den jeweiligen Fall.

Beispiel: In der Vorlage Einführungsunterlagen studieren können Sie festlegen, welche Bereiche der Wissensbasis gelesen und welche Tests abgeschlossen werden sollen. Beim Erstellen einer konkreten Aufgabe ergänzt der Vorgesetzte die aktuellen Links zu Dokumenten und weiteren Aufgaben.

Verantwortliche Person. Wählen Sie in der Vorlage aus, wer für die Aufgabe zuständig ist. Neue Aufgaben werden dann automatisch dieser Person zugeteilt. Sie können die verantwortliche Person auch später ändern, ohne dafür die Vorlage anzupassen.

Die Option Diese Aufgabe allen neuen Nutzern zuweisen ist praktisch für Einarbeitungs- oder Onboarding-Vorlagen. So bekommt jeder neue Bitrix24-Mitarbeiter die Aufgabe automatisch – ganz ohne dass Sie sie manuell erstellen müssen.

Frist. Legen Sie fest, bis wann eine Aufgabe nach ihrer Erstellung erledigt werden soll. So lassen sich Arbeitsbelastung und Fristen besser planen. Beispiel: Für die Vorlage Einführungsunterlagen studieren beträgt die Frist zwei Tage. Für die Vorlage Vertrag für den Kunden vorbereiten sind drei Tage vorgesehen, damit der Vertrag mit dem Juristen und dem Vorgesetzten abgestimmt werden kann.

Mitwirkende und Beobachter. Fügen Sie Mitarbeiter hinzu, die an der Aufgabe beteiligt sind. Mitwirkende übernehmen einzelne Arbeitsschritte, Beobachter verfolgen den Fortschritt und können bei Bedarf eingreifen. Beispiel: In der Aufgabe Präsentation für den Kunden vorbereiten kann der Designer als Mitwirkender für die Gestaltung der Folien und der Abteilungsleiter als Beobachter hinzugefügt werden.

Aufgabe mit Wiederholung. Wenn Aufgaben auf Basis einer Vorlage regelmäßig erstellt werden sollen, können Sie die Vorlage als wiederkehrende Aufgabe einrichten. Legen Sie dazu einen Wiederholungsplan fest – Bitrix24 erstellt die Aufgaben dann automatisch nach dem festgelegten Zeitplan. Beispiel: Auf Basis der Vorlage Büromaterial bestellen wird alle zwei Wochen automatisch eine Aufgabe erstellt, um den Bestand zu prüfen und fehlendes Material nachzubestellen.
Aufgaben mit Wiederholung: Prozesse automatisieren

Checkliste. Mit einer Checkliste strukturieren Sie Aufgaben und verteilen die Arbeit auf die Beteiligten. Sie eignet sich, wenn eine Aufgabe aus mehreren Arbeitsschritten besteht oder Verantwortlichkeiten klar festgelegt werden sollen. Beispiel: In der Vorlage Werbe-Newsletter vorbereiten kann die Checkliste die einzelnen Abstimmungsschritte enthalten. In der Vorlage Veranstaltung organisieren können die Arbeitsschritte und die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter festgelegt werden.
Checklisten in Aufgaben