Viele Arbeitsabläufe im Unternehmen wiederholen sich regelmäßig: Der Buchhalter erstellt jeden Monat Berichte, HR überwacht Probezeiten, das Marketing-Team erstellt Kampagnenberichte und Teamleiter organisieren wöchentliche Planungsmeetings. Werden solche Aufgaben jedes Mal manuell erstellt, können leicht Fehler vorkommen: Eine Erinnerung fehlt, eine falsche Frist wird angegeben oder wichtige Dokumente werden nicht angehängt. Das führt zu Verzögerungen, Fehlern und zusätzlichem Aufwand.

Aufgaben mit Wiederholung automatisieren diese Abläufe. Sie richten die Aufgabe einmal ein und Bitrix24 erstellt sie anschließend automatisch nach dem festgelegten Zeitplan – mit der angegebenen verantwortlichen Person, Fristen und Einstellungen. Auch wenn Mitarbeiter mit anderen Projekten beschäftigt sind, werden neue Aufgaben rechtzeitig erstellt, ohne dass jemand daran denken oder sie manuell anlegen muss.

Beispiel: Für einen Marketing-Mitarbeiter wird jeden Monat automatisch die Aufgabe Werbebericht erstellen angelegt. Der Vorgesetzte sieht, dass die Aufgabe angelegt wurde und die Fristen korrekt sind. Bei Bedarf kann er den Verantwortlichen ändern oder den Fälligkeitstermin anpassen. So laufen die Arbeitsabläufe planmäßig – ganz ohne manuelle Erinnerungen.

Aufgaben mit Wiederholung sind mehr als nur eine Automatisierungsfunktion. Sie helfen dabei, wiederkehrende Prozesse zuverlässig zu organisieren und planbar zu gestalten.

• Keine Aufgabe wird vergessen. Bitrix24 erstellt Aufgaben automatisch zum richtigen Zeitpunkt und erinnert die Verantwortlichen daran.
• Wiederkehrende Prozesse laufen zuverlässig nach Zeitplan. Vorgesetzte müssen dieselben Aufgaben nicht immer wieder manuell erstellen.
• Weniger Routine, mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Das Team wird von wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten entlastet.
• Mehr Transparenz und Verlässlichkeit. Aufgaben werden planmäßig erstellt und fristgerecht bearbeitet.

Wann ist die automatische Erstellung von Aufgaben sinnvoll?

Aufgaben mit Wiederholung helfen dabei, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und nichts zu vergessen. Aufgaben werden automatisch nach einer Vorlage erstellt – mit festgelegten Teilnehmern, Fristen und Wiederholungsintervallen. Vorgesetzte müssen nicht mehr an regelmäßig anfallende Aufgaben erinnern, und Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben rechtzeitig.

Aufgaben mit Wiederholung eignen sich für Tätigkeiten, die in regelmäßigen Abständen anfallen. Die automatische Erstellung von Aufgaben ist besonders sinnvoll, wenn einer der folgenden Fälle auf Ihre Arbeit zutrifft:

Die Aufgabe wiederholt sich nach einem festen Zeitplan – täglich, wöchentlich oder monatlich. Beispiele:

• Vertrieb: Offene Aufträge im CRM prüfen jeden Freitag.
• Marketing: Werbebericht erstellen am ersten Arbeitstag des Monats.
• Office-Management: Büromaterial und Verbrauchsmaterial bestellen einmal im Monat.

Regelmäßige Qualitäts- und Systemprüfungen durchführen. Wiederkehrende Inspektionen, Wartungen und Audits lassen sich einfach automatisieren. Beispiele:

• Produktion: Anlagen prüfen und Wartungsprotokoll führen alle zwei Wochen.
• IT: Backups des Systems prüfen jeden Samstag.

Wichtige Anfragen und Kommunikationsprozesse im Blick behalten. Bei einem hohen Anfragevolumen können Vorgänge leicht übersehen werden. Beispiele:

• Kundenservice: Offene Anfragen prüfen und Wochenergebnisse erfassen jeden Freitag.
• HR: Ergebnisse der Einarbeitung neuer Mitarbeiter prüfen jeden Montag.

Dokumente und Vorlagen aktuell halten. Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien ändern sich regelmäßig. Beispiel: Aufgabe für die Rechtsabteilung: Vertragsvorlagen prüfen und aktualisieren alle drei Monate.

Daten zwischen verschiedenen Systemen abgleichen. So bleiben Berichte konsistent, und die Unternehmensleitung erhält eine verlässliche Datengrundlage. Beispiel: Aufgabe für die Finanzabteilung – Kontostände und Zahlungen abgleichen jede Woche.

Wie funktionieren Aufgaben mit Wiederholung?

Eine Aufgabe mit Wiederholung wird einmal eingerichtet: Sie legen die Beschreibung, die Frist, die verantwortliche Person, die Wiederholungsbedingungen und weitere Details fest. Anschließend erstellt Bitrix24 die Aufgaben automatisch nach dem festgelegten Zeitplan – täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Dabei werden die Einstellungen der ursprünglichen Aufgabe übernommen, einschließlich Checklisten, Dateien, Teilaufgaben und Teilnehmer. So arbeitet das Team in einem stabilen Rhythmus, Vorgesetzte müssen nicht mehr regelmäßig Aufgaben manuell erstellen oder daran erinnern, und Prozesse laufen zuverlässig.

Beispiel: In der Produktion wird alle zwei Wochen automatisch die Aufgabe Anlagen prüfen und Wartungsprotokoll aktualisieren erstellt. Der Mitarbeiter markiert die Aufgabe in Bitrix24 als erledigt, und der Vorgesetzte kann die Historie der Prüfungen einsehen – ohne zusätzliche Tabellen oder manuelle Kontrollen.

Aufgabe mit Wiederholung einrichten

Bei einer wiederkehrenden Aufgabe legen Sie den Zeitplan, die verantwortliche Person, die Frist und weitere Parameter fest – danach werden die Aufgaben automatisch nach diesen Einstellungen erstellt.

Grundlegende Parameter. Füllen Sie die wichtigsten Aufgabenfelder aus – Aufgabenname, Beschreibung, verantwortliche Person und weitere Informationen. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Details hinzufügen, z. B. Dateien, Checkliste und Erinnerungen. Alle diese Parameter werden in jeder neuen Aufgabe übernommen.
Aufgaben in Bitrix24 effektiv erstellen

Wiederholung festlegen. Legen Sie fest, wie oft die Aufgabe automatisch erstellt werden soll:

• Wiederholungshäufigkeit: Wählen Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich aus. Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter erhält jede Woche automatisch die Aufgabe Neue Anfragen im CRM prüfen.
• Intervall: Legen Sie den Abstand zwischen den Wiederholungen fest: jeden zweiten Tag, alle zwei Wochen, alle zwei Monate usw. Beispiel: Alle zwei Wochen erhält der Teamleiter die Aufgabe Aufgaben der Abteilung prüfen – ideal für regelmäßige Kontrollen und die Planung.
• Bestimmte Tage: Wählen Sie ein Datum oder einen Wochentag aus, z. B. jeden Mittwoch, den 20. eines Monats oder den 15. April.

Wiederholungsbeginn. Standardmäßig werden wiederkehrende Aufgaben direkt nach der Einrichtung erstellt. Sie können jedoch ein Startdatum festlegen. Beispiel: Ein Marketing-Mitarbeiter plant den Start einer neuen Werbekampagne für den 1. November und richtet die Aufgabe Kreative und Werbetexte prüfen ab diesem Datum ein. Bis zum 1. November werden keine Aufgaben erstellt – danach erfolgt die Erstellung automatisch nach dem festgelegten Zeitplan. Das ist praktisch, wenn Sie Arbeitsabläufe im Voraus planen möchten, ohne sich das Startdatum merken zu müssen.

Wiederholungsende. Wenn Aufgaben nur bis zu einem bestimmten Datum benötigt werden, können Sie ein Enddatum festlegen, nach dem keine weiteren Wiederholungen mehr erstellt werden. So bleiben Prozesse aktuell und es werden keine unnötigen Aufgaben erstellt. Eine Wiederholung kann unter folgenden Bedingungen enden:

• Nach Datum. Beispiel: Eine Berichterstattung ist nur bis zum Jahresende erforderlich – geben Sie den 31. Dezember als Enddatum an.
• Nach Anzahl der Wiederholungen. Beispiel: Eine Marketingaktion läuft drei Wochen – legen Sie drei Wiederholungen fest. Danach werden keine weiteren Aufgaben erstellt.
• Manuell. Bei dauerhaften Prozessen wird die Aufgabe automatisch erstellt, bis Sie die Wiederholung manuell beenden.

Frist der Aufgabe. Legen Sie fest, innerhalb welcher Zeit die Aufgabe nach ihrer Erstellung abgeschlossen werden soll. Die verantwortliche Person sieht sofort, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss. Beispiel: Für die Aufgabe Verkaufsbericht erstellen können Sie eine Frist von zwei Tagen nach der Erstellung festlegen. Die Frist wird automatisch berechnet und im Aufgabenformular angezeigt, sodass der Mitarbeiter seine Arbeit rechtzeitig planen kann.

Nach dem Erstellen einer Aufgabe mit Wiederholung speichert Bitrix24 automatisch eine Vorlage mit allen Einstellungen: Beschreibung, Teilnehmer, Dateien, Checklisten und Wiederholungsregeln. Auf Grundlage dieser Vorlage werden neue Aufgaben automatisch erstellt. Die Vorlage können Sie jederzeit bearbeiten:

• Zeitplan oder Wiederholungsregeln ändern oder die Wiederholung deaktivieren.
• Die Aufgabeneinstellungen ändern, z. B. Beschreibung, Fristen, Teilnehmer oder weitere Parameter.

Das ist hilfreich, wenn sich Arbeitsabläufe ändern, ein Prozess vorübergehend ausgesetzt wird oder zusätzliche Unterlagen benötigt werden.

Beispiel: In der Marketingabteilung wird die Vorlage für die Aufgabe Werbekampagnen prüfen außerhalb der Kampagnensaison deaktiviert. Beginnt eine neue Kampagne, wird die Wiederholung erneut aktiviert, und die Aufgaben werden wieder automatisch nach Zeitplan erstellt.

In der Buchhaltung wird die Vorlage Berichterstattung einreichen zu Jahresbeginn aktualisiert, wenn sich Abgabefristen ändern oder neue Formulare hinzukommen. Dadurch werden neue Aufgaben automatisch mit den aktuellen Fristen und Unterlagen erstellt, sodass keine Berichterstattung aufgrund veralteter Informationen versäumt wird.
Aufgaben mit Wiederholung einrichten

In der Vorlage können Sie Aufgaben- und Wiederholungsparameter ändern