Die Projektarbeit beginnt, wenn das Team ein gemeinsames Endziel hat und der Weg dorthin aus mehreren miteinander verbundenen Prozessen besteht. Diese Prozesse können nacheinander oder parallel ablaufen, längere Zeit in Anspruch nehmen und die Beteiligung von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen erfordern.

Ein Unternehmen erstellt zum Beispiel eine Website für ein Modegeschäft. Dafür müssen die Mitarbeiter mit dem Kunden die Struktur der Website abstimmen, das Design vorbereiten, die Seiten erstellen, den Katalog mit Produkten befüllen, Zahlungssysteme und Versandmethoden anbinden und die Website vor dem Launch testen. Alle diese Prozesse führen zu einem gemeinsamen Ergebnis und lassen sich deshalb sinnvoll in einem Projekt vereinigen.

Ein Projekt in Bitrix24 ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich für das Team. Darin erstellen die Teilnehmer Aufgaben, besprechen die Arbeit in Projekt- und Einzelchats, führen Meetings durch, arbeiten mit Dateien und verfolgen den Gesamtfortschritt. So sind die Informationen nicht auf verschiedene Tools verteilt, und die Teilnehmer können den Kontext leichter im Blick behalten und ihre Arbeit koordinieren.

Worin unterscheidet sich ein Projekt von einer Aufgabe?

Eine Aufgabe hilft, einen einzelnen Arbeitsschritt zu organisieren. Sie hat eine verantwortliche Person, eine Frist und ein klar definiertes Ergebnis.

Ein Projekt vereint mehrere zusammenhängende Aufgaben, die zu einem gemeinsamen Endziel führen. Die Arbeit an einem Projekt dauert in der Regel länger, umfasst mehrere Etappen und erfordert die Beteiligung eines Teams. Manche Aufgaben können parallel erledigt werden, andere hängen voneinander ab.

Beispiel: Die Vorbereitung des Programms für eine Konferenz ist eine Aufgabe. Das Ergebnis ist ein fertiges Veranstaltungsprogramm.

Die Organisation einer jährlichen Partnerkonferenz ist dagegen ein Projekt. Dafür müssen Sie einen Veranstaltungsort auswählen, Referenten einladen, die Anmeldung starten, Werbematerialien vorbereiten, die Übertragung organisieren und die Veranstaltung durchführen. Diese Schritte werden von verschiedenen Mitarbeitern erledigt, aber alle arbeiten auf ein gemeinsames Ergebnis hin.

Im Projekt sieht das Team nicht nur einzelne Aufgaben, sondern behält die gesamte Arbeit im Blick:

• welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind,
• woran die Mitarbeiter gerade arbeiten,
• welche Etappen noch nicht begonnen haben,
• wo die aktuellen Dateien gespeichert sind,
• welche Entscheidungen das Team getroffen hat,
• welche Meetings geplant sind und welche Vereinbarungen dabei getroffen wurden.

Wann brauchen Sie ein Projekt?

Erstellen Sie ein Projekt, wenn die Arbeit ein gemeinsames Ziel verfolgt und aus mehreren zusammenhängenden Etappen besteht.

Ein Projekt ist sinnvoll, wenn:

• mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen an einem gemeinsamen Ergebnis arbeiten,
• Sie viele zusammenhängende Aufgaben haben und diese zwischen anderen Aufgaben leicht verloren gehen können,
• mehrere Etappen parallel ablaufen,
• das Team gemeinsame Dateien, Diskussionen und Meetings benötigt,
• es wichtig ist, den Gesamtfortschritt zu verfolgen,
• ein Kunde oder Auftragnehmer in die Arbeit eingebunden werden muss.

Bei der Erstellung einer Website bereitet der Designer die Layouts vor, der Entwickler setzt die Seiten um, der Content-Manager befüllt den Katalog und der Zahlungsspezialist bindet das Zahlungssystem an. Das Projekt vereint alle diese Aufgaben, sodass das Team den Gesamtfortschritt sieht und nicht nur den eigenen Arbeitsbereich.

Wenn Mitarbeiter einzelne Aufgaben erledigen, die nicht durch ein gemeinsames Ziel miteinander verbunden sind, reicht es aus, diese als separate Aufgaben zu erstellen.

Wie beginnen Sie die Arbeit mit einem Projekt?

Ein Projekt kann jeder Mitarbeiter erstellen. Öffnen Sie den Bereich Projekte und klicken Sie auf Erstellen.

Geben Sie den Namen an, fügen Sie Teilnehmer hinzu und wählen Sie den Projekttyp:

• ein offenes Projekt sehen alle Mitarbeiter des Unternehmens und jeder kann selbstständig beitreten,
• zu einem geschlossenen Projekt gelangen Teilnehmer nur per Einladung.

Der Projektname sollte das Ergebnis der Arbeit widerspiegeln. Der Name „Neue Website" bezeichnet nur das Thema, zeigt aber nicht, was das Team erreichen soll. Der Name „Website des Onlineshops erstellen" gibt mehr Kontext: Ergebnis und ungefährer Zeitrahmen sind klar.

Projekt in Aufgaben aufteilen

Teilen Sie das Projekt in einzelne Arbeitsschritte mit konkreten Ergebnissen auf, die Sie den zuständigen Mitarbeitern zuweisen können. Für die Erstellung einer Website sollten Sie nicht eine einzige Aufgabe „Website erstellen“ anlegen, sondern die Arbeit in mehrere Schritte aufteilen:

• Struktur der Website abstimmen,
• Design vorbereiten,
• Seiten erstellen,
• Katalog mit Produkten befüllen,
• Zahlungs- und Versandmethoden anbinden,
• Website vor dem Launch testen.

Jede Aufgabe sollte ein klares Ergebnis, eine verantwortliche Person und eine Frist haben. So weiß jeder Mitarbeiter, was zu tun ist, und das Team sieht, wer für welchen Teil des Projekts zuständig ist.

Wenn eine Etappe zu umfangreich ist, teilen Sie sie in Teilaufgaben auf. In der Aufgabe „Katalog befüllen“ können Sie zum Beispiel Teilaufgaben für die Vorbereitung von Fotos, Beschreibungen und Preisen erstellen.

Damit eine neue Aufgabe automatisch dem Projekt zugeordnet wird, erstellen Sie sie direkt im Projekt. Klicken Sie dazu auf Aufgabe hinzufügen.

Eine bereits vorhandene Aufgabe können Sie ebenfalls mit einem Projekt verknüpfen. Das ist hilfreich, wenn die Arbeit bereits vor der Erstellung des Projekts begonnen wurde und vorhandene Aufgaben nun an einem Ort zusammengeführt werden sollen.

Verfügbare Projekt-Tools

Ein Projekt ist der gemeinsame Arbeitsbereich des Teams. Hier sind Aufgaben, Chats, Meetings, Dateien und ein KI-Assistent gebündelt. So müssen die Teilnehmer nicht in verschiedenen Tools nach Informationen suchen und behalten den Arbeitskontext im Blick.

Im Projekt stehen folgende Tools zur Verfügung:

• Aufgaben und Teilaufgaben,
• der Hauptchat des Projekts,
• Gruppenchats,
• Aufgabenchats,
• Kalender und Meetings,
• Dateien und Dokumente,
• der KI-Assistent CoPilot.

Aufgaben und Teilaufgaben helfen, das übergeordnete Projektziel in konkrete Arbeitsschritte zu unterteilen. Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, eine Frist und ein erwartetes Ergebnis. Ist eine Etappe zu umfangreich, lässt sie sich in Teilaufgaben aufteilen und auf mehrere Mitarbeiter verteilen. So weiß das Team, wer wofür zuständig ist, und die verantwortliche Person kann den Fortschritt des gesamten Projekts verfolgen.

Der Hauptchat des Projekts eignet sich für allgemeine Fragen: Das Team kann dort über geänderte Fristen informieren, neue Kundenanforderungen besprechen oder Entscheidungen treffen, die alle Projektbeteiligten betreffen.

Gruppenchats helfen, einzelne Arbeitsbereiche zu besprechen. Designer können zum Beispiel Layouts abstimmen und Entwickler technische Details klären, ohne die übrigen Projektbeteiligten abzulenken.

Aufgabenchats eignen sich für Fragen zu einer konkreten Aufgabe. Darin lassen sich Rückfragen, Zwischenergebnisse, Dateien und Entscheidungen zur jeweiligen Aufgabe festhalten. Entsteht im Haupt- oder Gruppenchat eine neue Aufgabe, erstellen Sie diese direkt aus der Nachricht. So geht keine Vereinbarung verloren.

Kalender und Meetings helfen, gemeinsame Termine des Teams zu planen. Ein im Projekt erstelltes Meeting wird automatisch in die Kalender aller Teilnehmer eingetragen, sodass Sie nicht jeden Teilnehmer separat einladen müssen. Jedes Meeting hat einen eigenen Chat. Dort können Sie vor dem Call die Agenda besprechen und Materialien austauschen sowie die Diskussion nach dem Meeting fortsetzen. Der Meeting-Chat bleibt im Projekt erhalten, sodass die Teilnehmer später auf den Verlauf und die getroffenen Vereinbarungen zurückgreifen können.

Dateien und Dokumente speichern Sie im Projekt, damit das Team stets mit den aktuellen Materialien arbeitet und benötigte Informationen schnell findet.

Der KI-Assistent CoPilot hilft, Informationen zum Projekt schnell zu finden. Sie können ihn in einem Gruppenchat mit @ erwähnen oder einen separaten Dialog starten.

Mit Kunden und Auftragnehmern arbeiten

Zu einem Projekt können Sie einen Gast einladen, zum Beispiel einen Kunden, Auftragnehmer, Lieferanten oder Partner, der nicht in Ihrem Bitrix24 registriert ist. Der Gast kann in Chats kommunizieren, mit Aufgaben arbeiten und an Meetings des Projekts teilnehmen, erhält aber keinen Zugriff auf die übrigen Unternehmensinformationen. So arbeiten das Team und der externe Teilnehmer in einem gemeinsamen Arbeitsbereich und müssen Informationen und Vereinbarungen nicht über E-Mail, Messenger und Aufgaben hinweg austauschen.

Ein Unternehmen erstellt eine Website für ein Modegeschäft und lädt einen Vertreter des Kunden zum Projekt ein. Der Kunde sieht den Arbeitsfortschritt, beteiligt sich an der Besprechung der Layouts und nimmt an Meetings teil. Der Designer hängt eine neue Version des Layouts an die Aufgabe an, und der Kunde hinterlässt direkt dort einen Kommentar. Das Team sieht das Feedback sofort und muss nicht in der gesamten Kommunikationshistorie nach der aktuellen Dateiversion suchen.

Der Zugriff des Gastes kann an seine Rolle im Projekt angepasst werden. Zum Beispiel können Sie:

• nur die Aufgaben freigeben, an denen der Gast teilnimmt,
• alle Aufgaben des Projekts freigeben, wenn der Kunde einen Gesamtüberblick benötigt,
• das Löschen von Aufgaben verbieten,
• den Chatverlauf freigeben, damit sich ein neuer Teilnehmer schneller einarbeiten kann.