Jedes Unternehmen muss den Überblick über die Arbeit seines Teams behalten. Die Abteilungsleitung prüft den Fortschritt, die Personalabteilung verfolgt den Verlauf der Probezeit neuer Mitarbeitender und die Geschäftsführung bereitet die Quartalsauswertung für den Vorstand vor.

Wenn die Informationen auf viele Aufgaben verteilt sind, fehlt der Gesamtüberblick. Zum Beispiel:

• Der Vorgesetzte sieht, dass das Team nicht hinterherkommt, erkennt aber nicht sofort, wer überlastet ist und wer noch freie Kapazitäten hat.
• Die Geschäftsführung benötigt die Ergebnisse der Abteilung für das vergangene Quartal, doch die Informationen sind auf zahlreiche Aufgaben verteilt. Das manuelle Zusammenstellen nimmt viel Zeit in Anspruch.
• Vor dem Start eines neuen Projekts muss eingeschätzt werden, ob das Team noch Kapazitäten hat. Alle Aufgaben einzelner Mitarbeitender zu prüfen, ist jedoch sehr zeitaufwendig.

Berichte zu Aufgaben bündeln diese Informationen an einem Ort. Sie zeigen, wer wie viele Aufgaben erledigt hat, wo sich überfällige Aufgaben angesammelt haben und wie das Team in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat – ganz ohne manuelles Zusammenstellen der Daten.

Reichen die integrierten Berichte nicht aus, können Sie die Daten im XLSX-Format exportieren, weiterverarbeiten oder mit Personen teilen, die keinen Zugriff auf Bitrix24 haben.

Wann sind Berichte zu Aufgaben sinnvoll?

Berichte dienen nicht nur der regelmäßigen Kontrolle. Sie helfen auch dabei, Zusammenhänge zu erkennen, die sich aus einzelnen Aufgaben nicht ableiten lassen.

Die Arbeitsbelastung ist ungleichmäßig verteilt. Ein Projektmanager stellt fest, dass ein Entwickler regelmäßig Fristen überschreitet. Die Person öffnet den Bericht zur Arbeitsauslastung nach Verantwortlichen und erkennt, dass dieser Entwickler dreimal so viele laufende Aufgaben hat wie seine Kollegen. Das Problem liegt also nicht bei der Person, sondern bei der Verteilung der Aufgaben.

Ein bestimmter Aufgabentyp verzögert sich regelmäßig. Treten bei einem Aufgabentyp immer wieder Verzögerungen auf, lohnt es sich, die Ursache zu analysieren. Der Vergleich mehrerer Berichte zeigt beispielsweise, dass Aufgaben zu niedrig eingeschätzt wurden oder Freigaben länger dauern als geplant.

Vor einem neuen Projekt muss die Auslastung des Teams geprüft werden. Bevor ein größeres Projekt startet, prüft die Führungskraft die Auslastung nach Projekten und stellt fest, dass das Team bereits vollständig ausgelastet ist. So lassen sich realistische Termine vereinbaren und unrealistische Zusagen vermeiden.

Das Arbeitsvolumen verändert sich im Laufe der Zeit. Der Vergleich von Berichten aus verschiedenen Zeiträumen zeigt, wie sich die Arbeitsbelastung entwickelt hat. So lässt sich frühzeitig erkennen, dass das Aufgabenvolumen steigt und das Team möglicherweise verstärkt werden muss.

Welche Berichte unterstützen die Analyse der Teamarbeit?

Die integrierten Berichte eignen sich, um aktuelle Daten schnell auszuwerten oder mit Kollegen zu teilen.

Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Mehr > Berichte. Dort finden Sie zwei Kategorien: Persönliche Berichte und Standardberichte.

Standardberichte – vordefinierte Berichte für typische Analyseaufgaben. Sie müssen nicht eingerichtet werden und enthalten beim Öffnen stets aktuelle Daten. In jedem Standardbericht können Sie Filter anwenden, zum Beispiel nach Mitarbeitenden, Aufgabenstatus oder anderen Kriterien.

Standardberichte können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch jeden Bericht kopieren und an Ihre Anforderungen anpassen.
Standardberichte in Aufgaben

In Bitrix24 stehen sechs Standardberichte zur Verfügung.

Teilnahme an Projekten – zeigt, wie viel Zeit Mitarbeitende für Aufgaben in den einzelnen Projekten aufwenden und wie viele laufende Aufgaben sie haben. Beispiel: Der Vorgesetzte erkennt, dass zwei von drei Entwicklern vollständig ausgelastet sind, während der dritte kaum aktive Aufgaben hat. So lässt sich die Arbeitsbelastung rechtzeitig ausgleichen, bevor es zu Verzögerungen kommt.

Aufgaben für den Monat – zeigt den aktuellen Stand: wie viele Aufgaben erstellt, erledigt oder noch in Bearbeitung sind. Beispiel: Der Vorgesetzte öffnet den Bericht Mitte des Monats und stellt fest, dass von 40 Aufgaben erst 8 erledigt sind und 12 bereits überfällig sind. Das ist ein klares Signal, das Thema in der nächsten Besprechung anzusprechen, statt bis zum Monatsende zu warten.

Leistungsbericht – zeigt, wie Mitarbeitende ihre Aufgaben erledigen: wie viele Aufgaben termingerecht erledigt wurden, wie viele überfällig sind und wie die Aufgaben bewertet wurden. Beispiel: Bei einem Mitarbeiter ist der Anteil überfälliger Aufgaben innerhalb von zwei Monaten von 10 % auf 35 % gestiegen. Der Abteilungsleiter prüft seine Aufgabenliste und stellt fest, dass die Person 30 aktive Aufgaben hat, während seine Kollegen nur 10 bis 12 bearbeiten. Das Problem liegt nicht beim Mitarbeiter, sondern in der ungleichmäßigen Verteilung der Arbeitsbelastung.

Aufgaben vom letzten Monat – zeigt die Ergebnisse des vergangenen Monats nach Aufgabenstatus und verantwortlichen Personen. Beispiel: Der Vorgesetzte stellt fest, dass Fristen im Team immer häufiger verschoben werden. Die Person öffnet den Bericht für den vergangenen Monat und vergleicht die Kennzahlen mit dem vorherigen Zeitraum. Der Bericht zeigt, dass sich die Anzahl überfälliger Aufgaben fast verdoppelt hat. Das ist ein Anlass, die Ursachen zu analysieren, bevor daraus ein dauerhaftes Problem wird.

Ressourcenerfassung für Aufgaben – zeigt den geplanten und den tatsächlichen Arbeitsaufwand für jede Aufgabe. Beispiel: Für die Aufgabe Angebot vorbereiten sind 2 Stunden eingeplant, tatsächlich werden jedoch 6 bis 8 Stunden benötigt. Bei der nächsten Planung sollte der tatsächliche Ressourcenbedarf berücksichtigt werden.

Ressourcenerfassung für Mitarbeiter – zeigt, wie viel Zeit einzelne Mitarbeitende für ihre Aufgaben aufwenden. Beispiel: Der Designer ist ständig ausgelastet. Der Bericht zeigt jedoch, dass 70 % seiner Arbeitszeit auf Korrekturen und Abstimmungen entfallen und nur 30 % auf die Erstellung neuer Materialien. Das zeigt, dass der Abstimmungsprozess optimiert werden sollte, statt einen weiteren Designer einzustellen.

Ressourcenberichte enthalten nur Daten zu Aufgaben, bei denen die Option Zeitaufwand erfassen aktiviert ist.

Persönliche Berichte – werden mit dem Berichtsdesigner erstellt. Sie können den Zeitraum sowie die gewünschten Daten, Mitarbeitenden oder Projekte für Ihre Auswertung auswählen.

Beispiel: Die Leitung der Marketingabteilung möchte nur Aufgaben ihrer Abteilung anzeigen, die in den letzten sechs Monaten negativ bewertet wurden. Für solche Anforderungen eignet sich ein persönlicher Bericht, der im Berichtsdesigner mit den entsprechenden Filtern erstellt wird.

Um einen neuen Bericht zu erstellen, klicken Sie auf der Berichtsseite oben rechts auf Bericht hinzufügen.
Berichtsdesigner in Aufgaben

Teamarbeit in Echtzeit kontrollieren

Der Bereich Beaufsichtige hilft Ihnen, die Teamarbeit im Arbeitsalltag im Blick zu behalten. Dort finden Sie die wichtigsten Kennzahlen zu allen unterstellten Mitarbeitenden: Performance, Anzahl der Aufgaben sowie ihre Rollen in Aufgaben – verantwortliche Person, Aufgabenbesitzer, Mitwirkende und Beobachter.

Im Gegensatz zu Berichten, die Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum analysieren, zeigt der Bereich Beaufsichtige die aktuelle Situation. So erkennt die Führungskraft sofort, wer ausgelastet ist und wem neue Aufgaben zugewiesen werden können.

Im Bereich werden nur unterstellte Mitarbeitende angezeigt – also Mitarbeitende, bei denen Sie in der Unternehmensstruktur als Führungskraft eingetragen sind.
Unternehmensstruktur: Interface und Möglichkeiten

Beispiel: Die Führungskraft beginnt den Arbeitstag mit einem Blick in den Bereich Beaufsichtige und erkennt sofort, dass sich bei zwei Mitarbeitenden überfällige Aufgaben angesammelt haben, während der neue Kollege erst eine aktive Aufgabe bearbeitet. So lässt sich die Arbeit schnell neu verteilen und weitere Verzögerungen vermeiden – ganz ohne zusätzliche Berichte.

Um den Bereich zu öffnen, öffnen Sie den Bereich Aufgaben und klicken Sie im oberen Menü auf Beaufsichtige. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitenden können Sie Filter verwenden, um schnell eine bestimmte Person zu finden oder nach Abteilung bzw. Performance zu filtern.
Das Tool Beaufsichtige: Aufgaben von Mitarbeitern nachverfolgen

Der Export ist sinnvoll, wenn Daten aus Bitrix24 mit Informationen aus anderen Systemen zusammengeführt, an Personen ohne Zugriff auf Bitrix24 weitergegeben oder als separate Kopie archiviert werden sollen.

Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen. Die Unternehmensleitung erstellt den Quartalsbericht. Dafür werden Daten zu Aufgaben, Verkäufen und Ausgaben aus verschiedenen Systemen benötigt. Die Abteilungsleitung exportiert den Aufgabenbericht und führt ihn im XLSX-Format mit den übrigen Daten zusammen.

Daten an Personen ohne Zugriff auf Bitrix24 weitergeben. Ein Kunde bittet um die Projektstatistik für den vergangenen Monat. Die Führungskraft exportiert den Bericht und sendet die Tabelle. So erhält der Kunde die benötigten Informationen, auch ohne Zugriff auf Ihr Bitrix24.

Daten zu einem abgeschlossenen Projekt archivieren. Nach Abschluss eines großen Projekts exportiert der Vorgesetzte den Bericht und speichert ihn zusammen mit der Projektdokumentation. So stehen Informationen zu Fristen, Arbeitsauslastung und dem Umfang der geleisteten Arbeit auch später noch zur Verfügung.

Um einen Bericht zu exportieren, öffnen Sie ihn und klicken Sie oben rechts auf Einstellungen (⚙️) > Excel-Export.