Mit der Zeiterfassung in Aufgaben können Sie nachvollziehen, wie viele Stunden tatsächlich für die Bearbeitung einer Aufgabe aufgewendet wurden. Das ist wichtig, um Vergütungen zu berechnen, die Auslastung des Teams zu bewerten oder Aufgaben künftig genauer zu planen.

Ohne Zeiterfassung bleiben nur Vermutungen: Eine Aufgabe „hat lange gedauert“, ein Mitarbeiter „scheint ausgelastet zu sein“ oder ein Projekt „war teurer als erwartet“. Es fehlen konkrete Zahlen – dadurch wird die Planung und Steuerung erschwert.

Wofür wird die Zeiterfassung benötigt?

Mit der Zeiterfassung in Aufgaben können Sie Arbeitsaufwände nachvollziehen, die geplante mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen und erkennen, wo das Team besonders ausgelastet ist.

Vergütung auf Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit berechnen. Ein Unternehmen beauftragt Freiberufler mit der Überarbeitung einer Website. Laut Vertrag erfolgt die Vergütung auf Stundenbasis. Die Auftragnehmer geben im Bericht lediglich an: „10 Stunden pro Woche“. Wofür diese Zeit aufgewendet wurde und an welchen Aufgaben sie gearbeitet haben, bleibt jedoch unklar.

Erfassen die Auftragnehmer ihre Arbeitszeit direkt in den Aufgaben, sehen Sie:

• wie viele Stunden für jede Aufgabe aufgewendet wurden,
• wer an welcher Aufgabe gearbeitet hat,
• wofür das Unternehmen tatsächlich bezahlt.

So erfolgt die Vergütung transparent auf Grundlage tatsächlicher Arbeitszeiten statt allgemeiner Berichte.

Nachvollziehen, wie viel eine Aufgabe oder ein Projekt kostet. Arbeiten mehrere Personen an einer Aufgabe, lässt sich ohne Zeiterfassung nur schwer beurteilen, wie hoch der tatsächliche Arbeitsaufwand ist.

Die Zeiterfassung zeigt:

• wie viele Stunden das gesamte Team aufgewendet hat,
• welche Projektphasen den größten Zeitaufwand verursacht haben,
• welche Aufgaben besonders zeitaufwendig sind.

Das ist besonders hilfreich bei Projekten und anderen Arbeiten, deren Aufwand genau erfasst werden muss.

Geplante Zeit mit tatsächlicher vergleichen. In einer Agentur bekommt ein Designer regelmäßig den Auftrag, Banner zu erstellen. Normalerweise nimmt eine solche Aufgabe etwa eine Stunde in Anspruch, aber wegen Korrekturen und Abstimmungen dauert jedes Banner zwei bis drei Stunden. Der Designer arbeitet mehr, das Team ist überlastet, aber das ist nicht sichtbar: Die tatsächliche Zeit wird nirgends erfasst.

Wenn der Designer beginnt, die Zeit in den Aufgaben zu erfassen, sieht der Vorgesetzte das reale Bild und kann:

• für ähnliche Aufgaben mehr Zeit einplanen,
• Prioritäten ändern,
• die Belastung im Team umverteilen.

Überlastung des Teams frühzeitig erkennen. Ein Mitarbeiter nimmt Aufgaben an und schätzt die Frist grob ein. Es scheint, als ob alles passt, aber gegen Ende der Woche stellt sich heraus, dass mehrere Aufgaben auf die nächste Woche verschoben werden müssen.

Die geplante Zeit in Aufgaben zeigt die Belastung im Voraus. Wenn für den Tag bereits 8 Stunden geplant sind, ist klar, dass neue Aufgaben:

• verschoben,
• an eine andere verantwortliche Person delegieren
• oder die Prioritäten angepasst werden müssen.

Zeiterfassung in Aufgaben aktivieren

Die Zeiterfassung wird direkt in einer Aufgabe aktiviert. Dies kann der Aufgabenersteller tun. Anschließend können Sie die geplante Zeit festlegen und die tatsächlich aufgewendete Zeit erfassen.

Die Zeiterfassung lässt sich jederzeit aktivieren – sowohl beim Erstellen einer Aufgabe als auch während ihrer Bearbeitung.
Zeiterfassung in Aufgaben

1–3. Öffnen Sie den Bereich Aufgaben > Aufgaben und wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus.
4. Klicken Sie auf Zeitaufwand erfassen.

Geplante Zeit angeben

Die geplante Zeit gibt an, wie lange die Bearbeitung einer Aufgabe voraussichtlich dauern wird. Sie kann vom Aufgabenersteller festgelegt werden.

Die geplante Zeit hilft:

• der verantwortlichen Person, ihre Arbeit zu planen,
• Vorgesetzten, die tatsächliche Auslastung des Teams einzuschätzen,
• allen Projektbeteiligten, den Arbeitsaufwand einer Aufgabe besser einzuschätzen.

So legen Sie die geplante Zeit fest:

1–3. Öffnen Sie den Bereich Aufgaben > Aufgaben und wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus.
4–5. Klicken Sie auf Zeitaufwand erfassen und geben Sie die voraussichtliche Zeit ein, die für die Bearbeitung der Aufgabe benötigt wird.

Tatsächliche Zeit angeben

Wenn mehrere Teilnehmer an einer Aufgabe arbeiten, können sie gleichzeitig die Zeit erfassen. Die tatsächlich aufgewendete Zeit wird summiert, daher kann man sehen, wie viel Zeit das gesamte Team für die Aufgabe aufgewendet hat.

Beispiel: An einer Aufgabe arbeiten mehrere Mitarbeiter: Designer, Webentwickler und Projekt-Manager. Jeder von ihnen verbringt eine Stunde, aber ohne Zeiterfassung ist nicht klar, wie viel Zeit insgesamt aufgewendet wurde.

Wenn alle Teilnehmer die Zeit in der Aufgabe erfassen, kann man sehen:

• die Gesamtzahl der Stunden, die das Team aufgewendet hat – im Feld Zeitaufwand erfassen,
• die Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter aufgewendet hat – klicken Sie auf das Feld Zeitaufwand erfassen.

Die Zeiterfassung können Sie direkt in der Aufgabe oder über die Aufgabenliste starten.

In einer Aufgabe. Die Zeiterfassung wird über folgende Schaltflächen gesteuert:

• Anfangen – startet die Zeiterfassung.
• Pause – pausiert die Zeiterfassung.
• Abschließen – schließt die Aufgabe ab und beendet die Zeiterfassung für alle beteiligten Mitarbeiter.

Über die Aufgabenliste. Sie können die Zeiterfassung in den Ansichtsmodi Frist, Liste und Planer starten oder pausieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Aufgabe und klicken Sie auf , um die Zeiterfassung zu starten, oder auf , um sie zu pausieren.
Zeiterfassung in Aufgaben

Wenn Sie vergessen haben, die Zeiterfassung zu starten, oder einen Teil der Arbeit offline erledigt haben, können Sie die aufgewendete Zeit manuell zur Aufgabe hinzufügen. Diese Einträge werden in der Zeiterfassungshistorie gespeichert und bei der gesamten erfassten Arbeitszeit der Aufgabe berücksichtigt.
Zeit manuell hinzufügen oder bearbeiten