Wenn Sie parallel an mehreren Aufgaben arbeiten, geht schnell der Überblick verloren: Wo befindet sich die benötigte Datei? Wer ist für den nächsten Schritt zuständig? Was wurde bereits erledigt? Aufgaben in Bitrix24 sind mehr als eine einfache Aufgabenliste – sie bieten zahlreiche Funktionen, mit denen Sie den Arbeitsablauf strukturieren, teamübergreifend zusammenarbeiten und Aufgaben fristgerecht abschließen.

Diese Funktionen sorgen für Transparenz in der Zusammenarbeit: Vorgesetzte behalten den Fortschritt im Blick, Teilnehmende kennen ihre Rollen, und sämtliche Informationen sind zentral verfügbar, statt sich auf Chats und E-Mails zu verteilen.

Beispiel: Sie planen den Start einer neuen Werbekampagne. Dazu müssen Sie ein Konzept entwickeln, Texte verfassen, Layouts erstellen und die Kampagne anschließend starten.

• Ohne Bitrix24-Aufgaben entsteht schnell Chaos: Das Briefing geht in Chats oder E-Mails verloren, der Designer wartet auf Materialien, der Texter kennt die Fristen nicht und der Vorgesetzte verbringt viel Zeit mit Rückfragen.
• Mit Bitrix24-Aufgaben wird der gesamte Prozess transparent. Der Vorgesetzte erstellt eine Aufgabe und verknüpft sie mit dem Projekt Kampagne Frühjahr 2026. In der Aufgabenbeschreibung sind Ziel und Frist festgehalten, in der Checkliste sind die einzelnen Arbeitsschritte: Idee, Texte, Layouts und Launch angegeben. Jeder Schritt ist einer verantwortlichen Person zugewiesen, Materialien und Mediaplan sind angehängt. Das Team sieht jederzeit den aktuellen Fortschritt, und der Vorgesetzte behält den Überblick, ohne ständig nachfragen zu müssen.

So werden Aufgaben in Bitrix24 zu einem klar strukturierten Arbeitsprozess mit definierten Verantwortlichkeiten und nachvollziehbaren Ergebnissen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aufgabenfunktionen die Zusammenarbeit im Team erleichtern und dabei helfen, Aufgaben effizient und strukturiert umzusetzen.

Frist angeben, damit Aufgaben rechtzeitig erledigt werden

Die Frist gibt an, bis wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss.. Sie hilft der verantwortlichen Person, Prioritäten richtig zu setzen und zu verstehen, was zuerst angegangen werden muss. Für Vorgesetzte ist sie ein Tool, um zu sehen, ob das Team alle Aufgaben termingerecht bewältigt: welche Aufgaben „brennen“, wo Verzögerungsrisiken bestehen und wer Unterstützung braucht. Fristen in Kombination mit der Anzahl der Aufgaben pro Mitarbeiter ermöglichen es, die Gesamtbelastung zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren.

Damit Fristen realistisch und für alle nachvollziehbar bleiben, bietet Bitrix24 folgende Einstellungen zum Verschieben von Fristen:

• dem Mitarbeiter erlauben, die Frist selbst zu ändern — vollständig oder mit Einschränkungen: festlegen, bis zu welchem Datum sie verschoben werden darf oder wie oft dies möglich ist,
• die Option „Grund für Friständerung angeben“ aktivieren, um zu verstehen, warum eine Frist verschoben wird.

Diese Einstellung sorgt für Transparenz und Verantwortung ohne ständige Erinnerungen. Der Vorgesetzte sieht Friständerungen und kann den Plan bei Bedarf anpassen, die Mitarbeiter können ihre Aufgaben selbst verwalten und verbindliche Fristen einhalten.

Beispiel: Im Marketing erstellt der Vorgesetzte die Aufgabe „Banner für die Werbekampagne vorbereiten“ mit der Frist 15. Oktober und erlaubt eine einmalige Verschiebung mit Angabe des Grundes. Der Designer verschiebt die Frist um einen Tag aufgrund einer Verzögerung bei der Freigabe des Layouts und fügt einen Kommentar hinzu. Der Vorgesetzte muss nicht nachfragen — der Grund ist direkt in der Aufgabe ersichtlich.

Dateien und Dokumente anhängen, damit immer die aktuelle Version verfügbar ist

Die Aufgabenbeschreibung enthält nicht immer alle Informationen. Dateien wie Layouts, Anleitungen oder Verträge helfen der verantwortlichen Person, genau zu verstehen, was zu erledigen ist und wie das Ergebnis aussehen soll.

Im Aufgabenformular gibt es einen separaten Bereich Dateien, auf den alle Teilnehmer Zugriff haben. Jeder kann dort Dateien hochladen, die sofort in der Liste angezeigt werden. So sind alle Materialien zentral an einem Ort verfügbar und müssen nicht mehr in E-Mails oder Chats gesucht werden.

Wenn etwas kurzfristig geklärt werden muss, können Sie die Datei direkt im Aufgabenchat teilen.

Beispiele:

• Ein Mitarbeiter hängt einen Vertragsentwurf an. Der Jurist prüft ihn direkt in der Aufgabe. Alle Korrekturen und Versionen bleiben an einem Ort – ein Versand per E-Mail ist nicht mehr erforderlich.
• Der Designer lädt ein Banner in die Aufgabe Werbe-Layout vorbereiten hoch. Die verantwortliche Person kann es sofort prüfen und an den Kunden weiterleiten.

Wird eine in Bitrix24 erstellte Datei an die Aufgabe angehängt, steht sie auch in anderen Bereichen wie Drive oder Projekten zur Verfügung. Änderungen im Drive werden automatisch in der Aufgabe übernommen und umgekehrt. Für Dateien lassen sich Zugriffsrechte einrichten, sodass sie mit Kollegen oder externen Partnern geteilt werden können.

So arbeitet das Team jederzeit mit der aktuellen Version und verliert keine Zeit mit der Suche nach Dateien.

Checklisten hinzufügen, damit keine Details verloren gehen

Eine Checkliste hilft, die Aufgabe zu strukturieren und ihre Ausführung zu kontrollieren. Sie verwandelt eine große Aufgabe in eine übersichtliche Liste von Schritten, zeigt den Fortschritt und hilft, wichtige Details nicht zu vergessen.

Einsatzmöglichkeiten von Checklisten:

• Für schrittweise Arbeit, wenn eine Aufgabe aus mehreren Schritten besteht. Beispiel: Der Marketing-Mitarbeiter fügt in die Aufgabe „Newsletter vorbereiten“ eine Checkliste ein: Materialien sammeln, Text abstimmen, Layout freigeben, Newsletter versenden.
• Zur Verteilung kleiner Aufgaben innerhalb einer großen Aufgabe, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder Aufgaben klar aufgeteilt werden müssen. In der Checkliste können Unterpunkte, Verantwortliche und Dateien hinzugefügt werden.

So kann die verantwortliche Person ihre Arbeit besser planen, und der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, was bereits erledigt ist und was noch ansteht.

Erinnerungen senden, damit nichts vergessen wird

Erinnerungen helfen dabei, Aufgaben termingerecht zu erledigen und Fristen einzuhalten. Sie können für alle Teilnehmer einer Aufgabe eingerichtet werden – für die verantwortliche Person, Mitwirkende oder Beobachter. Verantwortliche erhalten rechtzeitig Hinweise zum Start oder Abschluss ihrer Arbeit. Auftraggeber werden zum passenden Zeitpunkt informiert und können das Ergebnis prüfen, ohne ständig nachfragen zu müssen.

Beispiel: Die verantwortliche Person richtet für sich selbst eine Erinnerung drei Tage vor der Frist ein, um das Angebot für den Kunden vorzubereiten. Der Vorgesetzte erhält einen Tag vor der Frist eine Erinnerung, um den Fortschritt zu prüfen und bei Bedarf einzugreifen.

Zusammenfassung des Aufgabenstatus anfordern, um Arbeitsergebnisse festzuhalten

Zusammenfassungen helfen, die Ergebnisse einer Aufgabe festzuhalten und an einem Ort zu speichern. Die verantwortliche Person kann eine Datei, einen Bericht oder eine Präsentation anhängen oder kurz beschreiben, was erledigt wurde.

Um zu vermeiden, dass eine Aufgabe rein formal abgeschlossen wird, können Sie die Option „Zusammenfassung des Aufgabenstatus“ aktivieren. Bitrix24 erinnert dann automatisch daran, ein Ergebnis zu hinterlegen, und lässt den Abschluss der Aufgabe erst zu, wenn dies erfolgt ist. So sieht der Vorgesetzte auf einen Blick, welches Ergebnis die Arbeit hatte, und das Ergebnis geht nicht im Chat unter.

Projekte erstellen, um das Gesamtbild zu sehen

Ein Projekt fasst Aufgaben zusammen, die einem gemeinsamen Ziel dienen. Alle Informationen und Materialien befinden sich an einem Ort, sodass die Teilnehmer den Gesamtkontext verstehen und sich schneller orientieren können. In jedem Projekt können Sie ein eigenes Kanban-Board mit Etappen einrichten, um den Arbeitsfortschritt übersichtlich zu verfolgen. Das Team verschiebt Aufgaben zwischen den Spalten, sodass sofort sichtbar ist, was erledigt ist, was sich in Bearbeitung befindet und wo Aufmerksamkeit benötigt wird.

Beispiel: Beim Launch eines neuen Produkts sind Aufgaben aus Design, Marketing, Testing und Vertrieb in einem Projekt zusammengefasst. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, auf welchem Stand jeder Teilbereich ist, und kann bei Verzögerungen schnell eingreifen.
Gruppe oder Projekt erstellen