Das Online-Formular ist eines der populärsten Instrumente zur Kundengewinnung. Damit kann man sich zur Veranstaltung anmelden, Feedback erhalten, Bestellungen im Onlineshop annehmen. Nachdem Ihr Kunde das Online-Formular ausgefüllt hat, wird die Information im CRM gespeichert. In Ihrer Kundenpflegung kann es wichtig sein, diese Information per E-Mail weiterzuleiten, beispielsweise an einen externen Nutzer, der keinen Zugang zum CRM hat.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen eine Variante, wie die Daten aus Online-Formularen per E-Mail abgesendet werden können. Man führt zu diesem Zweck 3 folgende Schritte aus:
- Online-Formular einstellen
- Webmail einstellen
- Automatisierungsregel einstellen
Online-Formular einstellen
Erstellen Sie ein neues Online-Formular und stellen Sie Felder auf folgende Weise ein:
- Vorname - Feld aus dem Kontakt
- Telefon - Feld aus dem Kontakt
- E-Mail - Feld aus dem Kontakt
- Kommentar - Feld aus dem Auftrag.
Bereich Mehr
- CRM-Elemente erstellen - Auftrag
- Keinen neuen Auftrag erstellen, stattdessen existierenden nutzen - entfernen Sie das Häkchen
- Was zu tun mit gefundenen Dubletten - vereinigen
Bei diesen Einstellungen wird ein neuer Auftrag erstellt, sobald man das Online-Formular ausgefüllt hat. Aber Kontakte werden vereinigt, deswegen keine Dubletten werden erstellt.
So kann man angeben, auf welcher Website das Online-Formular ausgefüllt wurde
Diese Option ist hilfreich, wenn Ihr Formular auf mehreren Websites genutzt wird. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Typ Zeile im Auftrag. In diesem Feld wird die Domain angegeben, auf welcher das Formular ausgefüllt wurde.
Gehen Sie auf die Einstellungen des Online-Formulars, Bereich Mehr, Standardwerte. Wählen Sie das erstellte Feld und den Domainnamen aus den Benutzerdefinierten Tags aus. Jetzt wird angezeigt, auf welcher Website das Online-Formular ausgefüllt wurde.
Aktivieren Sie das erstellte Online-Formular.
Verbinden Sie das Online-Formular mit dem Widget auf Ihrer Website.
Webmail einstellen
Verbinden Sie Ihre Mailbox und stellen Sie den SMTP-Server ein.
Automatisierungsregel einstellen
Nach dem Ausfüllen des Online-Formulars werden ein neuer Auftrag und Kontakt erstellt. Name, Telefon und E-Mail werden im Formular des Kontaktes gespeichert und der Kommentar wird im Auftrag gespeichert. Diese Daten kann man im Inhalt der E-Mail nutzen.
Werte der Felder zur E-Mail hinzufügen
Beispielsweise möchten Sie den Kontaktnamen in den Text der Nachricht einfügen. Klicken Sie dann auf das Menü im rechten Teil der Automatisierungsregel, wählen Sie das Element aus, woraus Sie die Daten hinkriegen möchten und dann auf den Namen des Feldes.
Beim Ausfüllen des Formulars werden die Aufträge im ersten Status der ersten Pipeline erstellt. Genau da fügen wir die neue Regel hinzu. Erstellen Sie die Regel und konfigurieren Sie folgende Einstellungen:
- Ausführen: sofort
- Vom: wählen Sie die benötigte E-Mail-Adresse aus
- An: Verantwortlich (bei Bedarf können Sie sich selbst angeben)
Schreiben Sie den Text der Nachricht.
So funktioniert das
Der Kunde füllt das Online-Formular auf Ihrer Website aus.
Im CRM werden ein Auftrag und Kontakt erstellt.
Die Automatisierungsregel sendet dem Mitarbeiter eine E-Mail.
Der Mitarbeiter bekommt per E-Mail die Daten aus dem CRM.
