Eine Dienstleistung ist eine Leistung, die ein Unternehmen für seine Kunden erbringt, zum Beispiel die Installation von Geräten, Reparaturen, Beratungen oder Montagearbeiten. Im Gegensatz zu einem Produkt steht dabei nicht ein Gegenstand im Mittelpunkt, sondern das Ergebnis der erbrachten Arbeit. Dienstleistungen sind besonders für Unternehmen relevant, deren Angebot auf der Arbeit von Fachkräften basiert, zum Beispiel Anwaltskanzleien, Handwerksbetriebe oder Servicedienstleister. Häufig ergänzen Dienstleistungen den Verkauf von Produkten. Beispiel: Der Kunde kauft eine Klimaanlage und bucht zusätzlich die Installation, die Inbetriebnahme und den Garantieservice.

In Bitrix24 werden Dienstleistungen wie Produkte im Produktkatalog verwaltet. Mitarbeiter fügen einem Auftrag die benötigten Dienstleistungen hinzu. Nach Abschluss der Arbeiten können sie einen Leistungsnachweis als Bestätigung der erbrachten Leistungen erstellen.

Anwendungsfälle für die Arbeit mit Dienstleistungen im CRM

Je nach Geschäftsmodell und Unternehmensprozessen können Dienstleistungen unterschiedlich eingesetzt werden. Manche Unternehmen verkaufen ausschließlich Dienstleistungen, zum Beispiel Anwaltskanzleien. Andere kombinieren Produkte und Dienstleistungen, etwa indem ein Onlineshop zusätzlich Lieferung und Installation anbietet. In manchen Unternehmen wird die Dienstleistung erst nach ihrer Ausführung durch einen Leistungsnachweis dokumentiert.

Im Folgenden zeigen wir drei typische Anwendungsfälle für Dienstleistungen im CRM:

Direkter Verkauf von Dienstleistungen. Das Unternehmen verkauft Dienstleistungen als eigenständige Leistung, ohne sie mit einem Produkt zu verknüpfen. Dazu gehören beispielsweise Beratungen, Schulungen oder Reparaturen. Die Dienstleistung wird als eigene Position mit Name, Preis und Maßeinheit im Produktkatalog angelegt. Der Mitarbeiter fügt sie dem Auftrag hinzu, gibt die Menge an und stimmt die Bedingungen mit dem Kunden ab. Nach Abschluss der Arbeiten kann direkt aus dem Auftrag ein Leistungsnachweis erstellt werden. Arbeitet das Unternehmen mit Mehrwertsteuer, kann zusätzlich eine Rechnung erstellt werden.

Zusatzdienstleistungen beim Produktverkauf. Das Unternehmen verkauft ein Produkt und bietet ergänzende Dienstleistungen an, zum Beispiel Lieferung, Installation oder Wartung. Diese Dienstleistungen werden als separate Positionen im Produktkatalog angelegt und gemeinsam mit dem Produkt berechnet. Bei der Dokumentenerstellung trennt Bitrix24 beide Positionen: Für das Produkt kann ein Lieferschein und für die Dienstleistung ein Leistungsnachweis erstellt werden. Arbeitet das Unternehmen mit Mehrwertsteuer, kann zusätzlich eine Rechnung erstellt werden.

Interne Dienstleistungen. Dabei handelt es sich um Leistungen, die dem Kunden nicht separat berechnet werden, aber Teil des Auftrags sind, zum Beispiel die Erstinstallation oder die Verpackung eines Produkts. Solche Dienstleistungen werden häufig kostenlos erbracht oder sind bereits im Produktpreis enthalten. Legen Sie sie mit einem Preis von null im Produktkatalog an. So lassen sich Aufträge besser auswerten und Kunden sehen, welche Leistungen erbracht wurden. Beispiel: Der Mitarbeiter erstellt einen Auftrag für den Verkauf eines Laptops und fügt die kostenlose Dienstleistung Erstinstallation hinzu. Der Auftragswert ändert sich dadurch nicht, der Kunde sieht jedoch, welche Leistungen erbracht wurden, und das Unternehmen kann diese Dienstleistungen auswerten.

Dienstleistungen im Produktkatalog erstellen

Um eine neue Dienstleistung im Produktkatalog anzulegen, führen Sie die folgenden sieben Schritte aus:

• 1–2. Öffnen Sie den Bereich CRM > Bestand > Produktkatalog.
• 3–4. Klicken Sie auf Erstellen > Dienstleistung.
• 5–7. Geben Sie den Namen, den Preis und die wichtigsten Eigenschaften der Dienstleistung an. Prüfen Sie anschließend alle Angaben und klicken Sie auf Speichern. Die Dienstleistung wird im Produktkatalog gespeichert und kann anschließend in Aufträgen, Rechnungen und Angeboten wie ein Produkt verwendet werden.

Die Dienstleistung kann jederzeit bearbeitet und um weitere Informationen ergänzt werden. Bereits die grundlegenden Angaben – Name, Preis und Beschreibung – reichen aus, um die Dienstleistung im CRM zu verwenden. Beispiel: Eine Anwaltskanzlei legt die Dienstleistung Vorbereitung einer Klage mit einem Preis von 1.000 Euro an. Mitarbeiter können sie anschließend zu Aufträgen hinzufügen, Leistungsnachweise erstellen und Dokumente an Kunden senden.
Produktkatalog verwalten

Dokumentvorlagen verwenden

Bitrix24 verfügt über fertige Dokumentvorlagen, die Ihre Arbeit erleichtern. Das Unternehmen zum Beispiel installiert und richtet Klimaanlagen ein. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, öffnet der Mitarbeiter den Auftrag und wählt die Vorlage des Leistungsnachweises. Bitrix24 setzt automatisch die Angaben der Parteien, den Namen der Dienstleistung und ihren Preis in das Dokument ein. Den fertigen Leistungsnachweis kann man als PDF speichern oder dem Kunden per E-Mail senden.

Standardmäßig stehen Vorlagen für Leistungsnachweise, Lieferscheine und Rechnungen zur Verfügung. Das ist praktisch, weil die Dokumente automatisch aus den Daten Ihres Unternehmens und des Kunden erstellt werden – man muss sie nicht manuell ausfüllen. Für Dienstleistungen wird am häufigsten der Leistungsnachweis genutzt. Wenn das Unternehmen mit MwSt. arbeitet, kann zusätzlich eine Rechnung erstellt werden.

Der Mitarbeiter kann ein Dokument erstellen und an den Kunden senden, indem drei Schritte ausgeführt werden:

1. Auftrag erstellen und die gewünschten Dienstleistungen hinzufügen.

2. Wählen Sie eine Dokumentvorlage aus oder richten Sie die automatische Erstellung des Leistungsnachweises mit einer Automatisierungsregel in der gewünschten Auftragsphase ein. Wenn für die nächste Auftragsphase eine entsprechende Automatisierungsregel eingerichtet ist, erstellt Bitrix24 den Leistungsnachweis automatisch und sendet ihn an den Kunden. Der Mitarbeiter muss den Auftrag lediglich in die entsprechende Phase verschieben – alle weiteren Schritte übernimmt das CRM.
Automatisierungsregeln im CRM
Automatisierungsregeln im CRM: Papierarbeit

3. Bitrix24 füllt das Dokument automatisch aus: Es setzt Namen der Dienstleistungen, Preise, Angaben des Unternehmens und des Kunden ein. Die fertige Datei kann man als PDF herunterladen, per E-Mail oder im Messenger senden – direkt aus dem CRM.
Dokumente im CRM
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