Der Verkauf von Waren ist ein komplexer Prozess: Einkauf, Lagerung, Lieferung sowie die Arbeit mit Kunden und Dokumenten. Bei einer geringen Anzahl von Bestellungen lassen sich diese Abläufe manuell verwalten. Mit dem Wachstum des Unternehmens können jedoch Probleme in den Prozessen auftreten:
- Mitarbeiter vergessen, Kunden zurückzurufen,
- Käufer bestellen Waren, die nicht auf Lager sind,
- Dokumente gehen zwischen den Abteilungen verloren.
Das CRM hilft, Abläufe zu strukturieren und alle Prozesse in einem einheitlichen System zu verknüpfen: Sie sehen, wo sich die Ware befindet, welcher Kunde darauf wartet und welcher Schritt als Nächstes erforderlich ist.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- welche Produktarten es gibt und was bei ihrem Verkauf zu beachten ist,
- wie Sie die Bestandsverwaltung aktivieren und den Produktkatalog einrichten,
- womit Sie beginnen sollten: grundlegende CRM-Einstellungen für das Verkaufsmanagement,
- welche Verkaufsmodelle es gibt – von einfachen bis hin zu komplexen.
Verschiedene Produktarten verkaufen
Alltagsprodukte. Produkte, die regelmäßig gekauft werden: Lebensmittel, Haushaltschemie, Schreibwaren usw. Für Kunden sind dabei drei Kriterien besonders wichtig: ein stabiler Preis, ein bequemer Einkauf und die Verfügbarkeit der Produkte.
Brot oder Zahnpasta werden meist ohne lange Überlegung gekauft – es handelt sich um alltägliche Einkäufe. Deshalb sind Rabatte und Treueprogramme besonders wirksam: Sie wecken Aufmerksamkeit und motivieren Kunden, wieder im selben Geschäft einzukaufen.
Produkte für Unternehmen. Produkte, die Unternehmen für ihre Geschäftstätigkeit erwerben: Baumaterialien für Auftragnehmer, Ersatzteile für Autowerkstätten. Entscheidend sind dabei die richtige Produktauswahl und zuverlässige Lieferungen.
Für eine Autowerkstatt ist es beispielsweise wichtig, das benötigte Ersatzteil rechtzeitig zu erhalten, damit sich die Reparatur eines Kundenfahrzeugs nicht verzögert. Der Mitarbeiter muss das passende Ersatzteil fehlerfrei auswählen und eine termingerechte Lieferung sicherstellen.
Saisonale Produkte. Produkte, deren Nachfrage zu einer bestimmten Jahreszeit besonders hoch ist: Weihnachtsschmuck im Winter, Gartengeräte im Frühling. Während der Saison werden solche Produkte schnell verkauft, danach geht die Nachfrage zurück.
Deshalb ist es wichtig, den Einkauf möglichst genau zu planen: So vermeiden Sie sowohl Lieferengpässe während der Saison als auch unverkaufte Restbestände danach.
Produkte mit Dienstleistungen. Dazu gehören Möbel, Technik und andere Produkte, die zusätzliche Leistungen wie Lieferung, Montage oder Einrichtung erfordern. Der Kunde kauft nicht nur einen Schrank, sondern eine Komplettlösung. Daher ist die Qualität der begleitenden Dienstleistungen ebenso wichtig wie die Qualität des Produkts selbst.
Häufig entscheidet sich der Käufer aufgrund der Liefergeschwindigkeit und Servicequalität für einen Anbieter, selbst wenn ein Wettbewerber das gleiche Produkt günstiger anbietet.
Produktkatalog einrichten und Bestandsverwaltung aktivieren
Beim Verkauf ist es wichtig, die Besonderheiten jedes Produkts zu berücksichtigen. Doch selbst ein umfangreiches Sortiment lässt sich ohne ein einheitliches System nur schwer verwalten. Statt sich auf das Gedächtnis oder Notizen zu verlassen, benötigen Sie Tools, die miteinander verknüpft sind.
Bitrix24 bietet zwei zentrale Tools für die Verwaltung des Warenhandels, mit denen Sie beginnen sollten.
Produktkatalog. Er bildet die Grundlage für den Warenhandel in Bitrix24 und enthält alle wichtigen Produktdaten: Name, Artikelnummer, Foto, Beschreibung, Preis und Produktvarianten. Mit dem Katalog können Mitarbeiter während eines Kundengesprächs schnell die gewünschten Produkte finden. Führungskräfte erhalten einen Überblick über die Sortimentsstruktur und können das Sortiment zentral verwalten.
Sie können Produkte nach Kategorien gruppieren, Varianten erstellen und Preise festlegen.
Produktkatalog erstellen und konfigurieren
Bestandsverwaltung. Mit diesem Tool können Sie Bestände in Echtzeit verfolgen. Es hilft:
- zu prüfen, welche Waren in Lagern und Verkaufsstellen verfügbar sind, ohne die Bestände manuell nachzuzählen,
- Bestandsdokumente zu erstellen: Wareneingänge, Abschreibungen und Lieferscheine,
- Wareneingänge, Umlagerungen und Rückgaben zu erfassen,
- Einkäufe zu planen und Bestände rechtzeitig aufzufüllen,
- Waren nach dem Verkauf automatisch aus dem Bestand auszubuchen.
Für saisonale Produkte ist dies besonders wichtig: Sie können frühzeitig planen, welche Waren nachbestellt werden müssen, und so sowohl Engpässe als auch Restbestände vermeiden. Beim Verkauf an Geschäftskunden hilft die Bestandsverwaltung dabei, verlässliche Liefertermine zu nennen und Lieferverzögerungen zu vermeiden.
Bestandsverwaltung in Bitrix24: Womit fangen Sie an?
Gesamtplan: Verkäufe organisieren
Der Warenhandel kann unterschiedlich organisiert sein: im Einzelhandel, Großhandel oder Onlineshop. Jedes Geschäftsmodell hat seine eigenen Besonderheiten, der Verkaufsprozess folgt jedoch häufig demselben Ablauf: Bestellung, Bearbeitung, Lieferung und Zahlung. Bevor Sie das CRM für ein bestimmtes Verkaufsmodell einrichten, sollten Sie zunächst die grundlegenden Tools konfigurieren.
Wir betrachten sechs Schritte, mit denen Sie den Verkaufsprozess in Bitrix24 organisieren können:
1. Verkaufspipeline und benutzerdefinierte Felder erstellen. Richten Sie die Phasen für die Bearbeitung einer Bestellung ein: Neu → In Arbeit → Lieferung → Versand → Verkauft. Jede Bestellung wird der entsprechenden Phase zugeordnet, sodass Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Stand der Verkäufe sehen können.
Kanban im CRM
Verkaufspipelines erstellen
Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zum Auftrag hinzu, zum Beispiel „Lieferart“, „gewünschtes Versanddatum“ oder „zusätzliche Bedingungen“. So können Sie alle Informationen erfassen, die für die Bearbeitung einer bestimmten Bestellung erforderlich sind.
Benutzerdefinierte Felder für CRM-Elemente
2. Aktivitäten im Auftrag mit dem proaktiven CRM planen. Bei der Arbeit mit Kunden ist es wichtig, die nächsten Schritte festzulegen: wann Sie anrufen, welche Informationen Sie senden und woran Sie erinnern müssen. So behalten Sie den Kunden im Blick und führen den Auftrag rechtzeitig zum Abschluss.
Proaktives CRM
Benutzerdefinierte Aktivitätserinnerungen konfigurieren
3. Anfragekanäle zusammenführen. Verbinden Sie E-Mail, Telefonie und Website mit dem CRM. Eingehende Kundenanfragen werden automatisch im CRM erfasst – so geht keine Anfrage verloren und Daten müssen nicht manuell eingetragen werden. Das proaktive CRM verfügt über einen Zähler für eingehende Anfragen. Er zeigt, in welchen Aufträgen E-Mails, Anrufe oder Nachrichten noch nicht beantwortet wurden. Mitarbeiter erkennen sofort, mit welchen Kunden sie zuerst Kontakt aufnehmen sollten.
Webmail im CRM: E-Mail-Nachrichten versenden und erhalten
Online-Formular erstellen
Möglichkeiten der Telefonie
4. Katalog mit Produkten füllen. Fügen Sie Ihr Sortiment zum Produktkatalog hinzu. Während eines Kundengesprächs können Mitarbeiter schnell das gewünschte Produkt finden sowie Preise und Lagerbestände prüfen.
Produkt im Produktkatalog erstellen
5. Zahlung und Lieferung einrichten. Verbinden Sie Zahlungssysteme und senden Sie Zahlungslinks direkt aus dem Auftrag an den Kunden.
Zahlung im Auftragsformular erhalten
6. Automatisierungsregeln einrichten. Konfigurieren Sie automatische Aktionen, zum Beispiel SMS-Benachrichtigungen zum Bestellstatus oder Erinnerungen an Mitarbeiter, Kunden anzurufen. So bleiben Kunden über den aktuellen Status ihrer Bestellung informiert und Mitarbeiter vergessen auch bei hoher Auslastung nicht, zurückzurufen.
Automatisierungsregeln im CRM
Sobald Sie die grundlegenden Tools eingerichtet haben, unterstützt das CRM den gesamten Verkaufsprozess: Anfragen werden automatisch erfasst, Produkte über den Katalog verwaltet und Zahlungen über Zahlungslinks abgewickelt. Automatisierungsregeln übernehmen wiederkehrende Aufgaben. Im nächsten Schritt können Sie das CRM an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen und für das passende Verkaufsmodell konfigurieren.
Verkaufsmodelle für Waren: von einfachen bis zu komplexen
Das Verkaufsmanagement hängt vom Geschäftsmodell und den Besonderheiten der Produkte ab. In manchen Fällen steht die schnelle Bestellbearbeitung im Vordergrund, in anderen sind präzise Berechnungen und die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter entscheidend. Wir betrachten fünf grundlegende Verkaufsmodelle:
Schnelle Verkäufe: für Produkte des täglichen Bedarfs
Kurzer Verkaufszyklus: auswählen – bezahlen – erhalten, zum Beispiel in einem Schreibwarengeschäft, Autoteilehandel oder Souvenirshop. Der Verkauf findet häufig direkt im Geschäft oder telefonisch statt. Ein Mitarbeiter kann an einem Tag Dutzende Bestellungen bearbeiten.
Was kann schiefgehen? Ein Kunde ruft an und interessiert sich für ein Produkt. Der Mitarbeiter verspricht, zurückzurufen, vergisst es aber. Eine Bestellung geht über die Website ein, doch die Benachrichtigung landet im Spam. Jeder Mitarbeiter organisiert seine Arbeit anders: Manche machen sich Notizen, andere verlassen sich auf ihr Gedächtnis. Dadurch wird es schwierig, Berichte zu erstellen und beispielsweise zu ermitteln, welche Produkte am häufigsten gekauft werden.
Wie hilft das CRM? Jede Bestellung wird als Auftrag mit entsprechenden Phasen erfasst: neue Bestellung, in Arbeit, Versand, abgeschlossen. Bestellungen von der Website gelangen automatisch ins CRM, sodass keine Anfrage verloren geht. Mitarbeiter sehen jederzeit, in welcher Phase sich jeder Auftrag befindet. Sie können vordefinierte Antworten einrichten, Rechnungen automatisch erstellen und den Umsatz nach Tagen auswerten. Ist ein Produkt nicht vorrätig, weist das CRM darauf hin. Kehrt ein Kunde zurück, können Mitarbeiter sehen, welche Produkte er zuvor gekauft hat.
Wie können Sie die grundlegenden Einstellungen ergänzen? Bei schnellen Verkäufen sind zwei Faktoren besonders wichtig: Geschwindigkeit und Kontrolle. Mitarbeiter müssen viele Bestellungen schnell und fehlerfrei bearbeiten können. Führungskräfte benötigen einen Überblick darüber, welche Produkte sich gut verkaufen und an welchen Stellen Probleme auftreten. Für den Einstieg reichen die grundlegenden CRM-Einstellungen aus. Um den Verkaufsprozess weiter zu optimieren, empfehlen wir zusätzlich:
- Kommunikation über Messenger. Bei schnellen Verkäufen ist es besonders wichtig, den Kontakt zum Kunden nicht zu verlieren. Ein Kunde kann beispielsweise anrufen, sich für ein Produkt interessieren und anschließend Preise vergleichen. Wenn Sie ihm direkt eine Nachricht über einen Messenger senden, können Sie seine Aufmerksamkeit erneut gewinnen und den Auftrag zum Abschluss bringen. Im CRM können Sie direkt aus dem Auftrag einen Zahlungslink senden. Der Kunde erhält die Nachricht, öffnet den Link und bezahlt die Bestellung. Dafür eignet sich die Integration mit Edna.io, über die Sie Kunden direkt aus dem CRM per WhatsApp kontaktieren können. Telefonnummern oder Nachrichtentexte müssen nicht manuell kopiert werden: Der Mitarbeiter öffnet den Auftrag, wählt eine Vorlage aus und sendet die Nachricht.
Contact Center: Edna.io WhatsApp
WhatsApp-Nachrichten aus dem CRM senden - Filter und gespeicherte Ansichten. Damit Mitarbeiter schnell die benötigten Aufträge finden, können Sie Filter und Ansichten verwenden. Speichern Sie häufig verwendete Filter im CRM, zum Beispiel „Neue Bestellungen“, „Warten auf Zahlung“ oder „Versand heute“. So sehen Mitarbeiter direkt die relevanten Aufträge, ohne jedes Mal manuell danach suchen zu müssen. Mit Ansichten können Sie außerdem das Formular-Layout anpassen und festlegen, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. Dadurch konzentrieren sich Mitarbeiter auf die relevanten Informationen und können Aufträge schneller bearbeiten.
Suche im CRM
Formularansicht im CRM - Berichte und CRM-Analytik. Mithilfe der Analytik können Sie nachvollziehen, welche Produkte besonders häufig gekauft werden, an welchen Tagen die meisten Bestellungen eingehen und welche Mitarbeiter die meisten Aufträge abschließen. Wenn die Standardberichte nicht ausreichen, können Sie den BI-Builder verwenden. Damit lassen sich komplexe Berichte erstellen, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und Verkaufsdaten detaillierter analysieren.
CRM-Analytik
BI-Builder für analytische Berichte
Saisonale Aktionen: zeitlich begrenzte Ausverkäufe
Während saisonaler Aktionen steigt die Zahl der Verkäufe stark an, zum Beispiel zu Weihnachten, im Sommer oder am Black Friday. Für Unternehmen ist es wichtig, eine Aktion schnell zu starten, möglichst viele Bestellungen zu bearbeiten und dabei den Überblick über Bestände und Lieferfristen zu behalten. Beispielsweise kann ein Spielwarengeschäft einen Weihnachtsverkauf für Weihnachtsbäume veranstalten oder ein Baumarkt im Frühjahr Rabatte auf Geräte anbieten.
Was kann schiefgehen? Mitarbeiter vergessen, Kunden über die Aktion zu informieren. Aktionsprodukte sind bereits ausverkauft, können aber weiterhin bestellt werden. Rabatte werden manuell berechnet, wodurch leicht Fehler bei den Preisen entstehen. Führungskräfte können nur schwer nachvollziehen, welche Aktionen erfolgreich sind und welche nicht.
Wie hilft das CRM? Aktionsprodukte werden mit begrenztem Bestand und festgelegten Rabatten im Katalog erfasst. Mitarbeiter sehen, welche Produkte an der Aktion teilnehmen und welche Bestände zur Neige gehen. Für einen saisonalen Ausverkauf können Sie eine separate Pipeline erstellen und die entsprechenden Aufträge getrennt verfolgen. Über Kampagnen im CRM-Marketing können Sie Kunden gezielt über die Aktion informieren.
Wie können Sie die grundlegenden Einstellungen ergänzen? Bei saisonalen Verkäufen ist es wichtig, eine Aktion nicht nur durchzuführen, sondern anschließend auch ihre Ergebnisse auszuwerten. Für den Einstieg reichen die grundlegenden CRM-Tools aus. Um saisonale Aktionen effizienter zu steuern, empfehlen wir zusätzlich:
- Gruppenversand von WhatsApp-Nachrichten. Um eine saisonale Aktion zu starten und Kunden darauf aufmerksam zu machen, müssen Sie nicht auf den Versand einer E-Mail-Kampagne warten. Sie können Kunden direkt per WhatsApp kontaktieren. Wählen Sie im CRM das gewünschte Kundensegment aus, zum Beispiel anhand früherer Käufe oder des Interesses an bestimmten Produkten, und senden Sie über die Integration mit Edna eine Nachricht an alle ausgewählten Kunden. Wenn ein Kunde antwortet, erstellt Bitrix24 automatisch einen neuen Auftrag oder fügt die Nachricht einem bestehenden Auftrag hinzu. Der Mitarbeiter kann die Kommunikation anschließend fortsetzen und den Verkauf abschließen.
WhatsApp-Nachrichten aus dem CRM senden - CRM-Marketing: E-Mail-Kampagnen für Aktionen. Informieren Sie Kunden über Rabatte und Sonderangebote. Im CRM-Marketing können Sie das gewünschte Kundensegment auswählen und eine personalisierte Kampagne versenden.
Personalisierte E-Mail-Kampagne einrichten - Bestandsbericht. Analysieren Sie den Bestandsbericht, um festzustellen, welche Produkte sich besonders gut verkauft haben und welche Aktionen erfolgreich waren. Mithilfe dieser Daten können Sie zukünftige Ausverkäufe genauer planen.
Bestandsverwaltung: Bestandsbericht
Verkauf mit Beratung: Möbel, Technik, Bau
Manche Produkte erfordern eine ausführliche Beratung und mehrere Abstimmungen. Kunden möchten sich beraten lassen, verschiedene Optionen vergleichen sowie Lieferfristen und weitere Details klären. Beispiel: Beim Kauf eines Sofas stimmt der Kunde Material, Farbe, Lieferfrist und Montage ab. Der Verkaufsprozess kann ein bis zwei Wochen dauern und mehrere Mitarbeiter einbeziehen.
Was kann schiefgehen? Der Mitarbeiter vergisst, was dem Kunden beim letzten Gespräch zugesagt wurde. Das Angebot wurde nicht an den Auftrag angehängt und muss erst gesucht werden. Verschiedene Mitarbeiter geben dem Kunden unterschiedliche Informationen. Dateien, Fotos und vereinbarte Bedingungen gehen in E-Mails verloren. Geht der zuständige Mitarbeiter in den Urlaub, kann ein Kollege den Auftrag nicht ohne Weiteres übernehmen.
Wie hilft das CRM? Alle Anfragen, Anrufe, E-Mails und Dateien werden im Auftrag erfasst. Mitarbeiter können Berechnungen, Fotos und Kommentare hinzufügen sowie Aufgaben an Kollegen stellen. Die gesamte Historie bleibt erhalten: Sie sehen, was besprochen und gesendet wurde und in welcher Phase sich der Auftrag aktuell befindet. Wechselt der zuständige Mitarbeiter, kann ein Kollege die Bearbeitung nahtlos fortsetzen.
Wie können Sie die grundlegenden Einstellungen ergänzen? Bei beratungsintensiven Verkäufen ist es besonders wichtig, keine Details zu übersehen: was mit dem Kunden besprochen wurde, welche Bedingungen vereinbart wurden und in welcher Phase sich der Auftrag befindet. Um den Prozess transparent zu gestalten und eine reibungslose Zusammenarbeit im Team sicherzustellen, empfehlen wir:
- Phasen innerhalb des Auftrags kontrollieren. Unterteilen Sie den Prozess in einzelne Schritte: Beratung, Aufmaß, Berechnung, Angebot und Abstimmung. Erfassen Sie jede Aktion direkt im Auftrag und fügen Sie Erinnerungen, Kommentare und Checklisten hinzu. Das proaktive CRM hilft dabei, keinen nächsten Schritt zu vergessen. Bleibt ein Auftrag ohne geplante Aktivität, erinnert Bitrix24 daran, eine weitere Aktion einzuplanen. So bleibt kein Kunde unbeachtet und Sie sehen jederzeit, in welcher Phase sich die Bearbeitung befindet.
CRM-Aufgaben
Proaktives CRM - Kommentare und Dateien in der Timeline. Erfassen Sie wichtige Details zu Kundengesprächen und hängen Sie Dokumente direkt an den Auftrag an. Ergänzen Sie Aktivitäten mit Notizen, um den Kontext festzuhalten: was besprochen und welche Vereinbarungen getroffen wurden. Die Timeline speichert die gesamte Interaktionshistorie und hilft dabei, den bisherigen Verlauf jederzeit schnell nachzuvollziehen.
Timeline im Formular des CRM-Elements - Änderungshistorie im CRM. Verfolgen Sie alle Änderungen im Auftrag, zum Beispiel Phasenwechsel, Änderungen an Feldern und hinzugefügte Kommentare. So können Sie den Bearbeitungsverlauf nachvollziehen und die Arbeit mit Aufträgen besser kontrollieren.
Historie im CRM
Wiederholte Verkäufe: Arbeit mit Stammkunden
Stammkunden sind die Grundlage für stabile Umsätze. Sie haben bereits bei Ihnen gekauft, kennen Ihr Unternehmen und sind eher bereit, erneut zu bestellen. Entscheidend ist, zum richtigen Zeitpunkt Kontakt aufzunehmen und den erneuten Kauf für den Kunden so einfach wie möglich zu gestalten.
Was kann schiefgehen? Der Mitarbeiter weiß nicht mehr, was der Kunde zuvor bestellt hat, und bietet ihm deshalb nicht die passenden Produkte an. Der Kunde muss seine Daten erneut angeben. Das Unternehmen nimmt nicht rechtzeitig Kontakt auf und der Kunde wechselt zu einem anderen Anbieter. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, weiß sein Nachfolger nicht, was mit dem Kunden vereinbart wurde. Dadurch kann ein potenzieller Verkauf verloren gehen, obwohl der Kunde zu einer erneuten Bestellung bereit gewesen wäre.
Wie hilft das CRM? Im Kundenformular wird die gesamte Historie gespeichert: welche Produkte der Kunde gekauft hat, wann er Kontakt aufgenommen hat und was besprochen wurde. Mitarbeiter sehen sofort, mit wem sie sprechen, und können passende Produkte anbieten, ohne bereits bekannte Informationen erneut abzufragen. Das CRM erinnert daran, wann Sie wieder Kontakt mit dem Kunden aufnehmen sollten, zum Beispiel einen Monat nach dem Kauf. Wenn ein Kunde regelmäßig dieselben Produkte bestellt, können Sie eine Vorlage erstellen und so wiederholte Verkäufe schneller bearbeiten.
Wie können Sie die grundlegenden Einstellungen ergänzen? Bei der Arbeit mit Stammkunden ist es wichtig, regelmäßig Kontakt zu halten und ihre bisherigen Käufe und Präferenzen zu berücksichtigen. Für den Einstieg reichen die grundlegenden CRM-Tools aus. Um wiederholte Verkäufe effizienter zu organisieren, empfehlen wir zusätzlich:
- Wiederholte Verkäufe mit AI. Das CRM ermittelt automatisch Kunden, denen Produkte oder Dienstleistungen erneut angeboten werden können, und erstellt einen neuen Auftrag. AI analysiert frühere Käufe, das Kundenverhalten und die Zeit seit dem letzten Kontakt. Ist die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Kaufs hoch, erstellt das CRM automatisch einen Auftrag. So können Sie Kunden mit hoher Kaufbereitschaft gezielt ansprechen und zusätzliche Umsätze erzielen.
Wiederholte Verkäufe mit AI - Wiederkehrende Aufträge. Richten Sie für Kunden, die regelmäßig bestellen, die automatische Erstellung von Aufträgen in festgelegten Intervallen ein. Dadurch lassen sich wiederholte Bestellungen einfacher bearbeiten und der manuelle Aufwand für Mitarbeiter reduzieren.
Wiederkehrende Aufträge
Komplexe Verkäufe: Ausschreibungen, Ausrüstung, Großhandel
Bei komplexen Verkäufen sind eine präzise Bearbeitung und die Einhaltung von Fristen besonders wichtig. Der Prozess umfasst viele Phasen: von der ersten Anfrage bis zur Lieferung. Dazu gehören beispielsweise die Lieferung von Ausrüstung, Großhandelsbestellungen für Unternehmen sowie die Teilnahme an Ausschreibungen oder öffentlichen Beschaffungen. Ein solcher Auftrag kann sich über Wochen oder Monate erstrecken und die Zusammenarbeit von Vertrieb, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Logistik erfordern.
Was kann schiefgehen? Eine Anfrage geht ein, doch die Angebotserstellung dauert zu lange und der Kunde entscheidet sich für einen Wettbewerber. Dokumente werden von verschiedenen Abteilungen vorbereitet, aber nicht zentral gespeichert. Ein Mitarbeiter sagt dem Kunden bestimmte Konditionen zu, hält diese jedoch nicht fest, wodurch es später zu Unstimmigkeiten kommt. Eine Ausschreibung wird gewonnen, aber die Vertragsabstimmung verzögert sich. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, können Kollegen nur schwer nachvollziehen, in welcher Phase sich der Auftrag befindet.
Wie hilft das CRM? Der Auftrag kann in einzelne Phasen unterteilt werden: Anfrage → Berechnung → Angebot → Vertragsabstimmung → Vorauszahlung → Versand. Für jede Phase können Verantwortliche, Fristen und Aufgaben festgelegt werden. Alle Dokumente, E-Mails und Dateien werden im Auftrag gespeichert und stehen dem Team zentral zur Verfügung. Sie können Kollegen Aufgaben stellen, zum Beispiel eine Berechnung vorzubereiten, einen Vertrag zu prüfen oder eine Rechnung auszustellen. Das CRM weist auf Verzögerungen hin und erinnert an wichtige Aktionen. Ist der zuständige Mitarbeiter im Urlaub, kann ein Kollege die Bearbeitung dort fortsetzen, wo sie unterbrochen wurde.
Wie können Sie die grundlegenden Einstellungen ergänzen? Bei komplexen Verkäufen wie Ausschreibungen, Ausrüstungslieferungen oder Großhandelsbestellungen ist es besonders wichtig, jede Phase genau zu steuern und Fristen einzuhalten. Für die Verwaltung solcher Aufträge empfehlen wir folgende Tools:
- Verkaufstunnel. Wenn mehrere Abteilungen am Verkaufsprozess beteiligt sind, zum Beispiel Vertrieb, Logistik und Buchhaltung, können Sie Verkaufstunnel einrichten. Damit werden Aufträge automatisch zwischen verschiedenen Pipelines übertragen. So lassen sich Übergaben zwischen Abteilungen automatisieren und alle Phasen transparent nachverfolgen.
Verkaufspipelines und Tunnel erstellen und konfigurieren - Smartprozesse im CRM. Erstellen Sie eigene Arbeitsabläufe, die auf Ihre Geschäftsprozesse zugeschnitten sind. Mit Smartprozessen können Sie individuelle Formulare, Phasen und Zugriffsrechte für unterschiedliche Arbeitsabläufe konfigurieren.
Smartprozess im CRM. Eigenen Arbeitsablauf erstellen - Bitrix24 Projekte. Erstellen Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Kollegen und externe Auftragnehmer. Dort stehen Chats, Aufgaben, Dokumente und Kalender zur Verfügung. So können alle Beteiligten zentral zusammenarbeiten, während der Zugriff auf Daten kontrolliert bleibt.
KI-Projekte
Zusammenfassung
- Das CRM hilft, den Warenhandel zentral zu steuern: Bestände zu überwachen, Verkaufsprozesse zu automatisieren, Anfragen aus verschiedenen Kanälen zu erfassen und Bestellungen zu bearbeiten.
- Aktivieren Sie zunächst die Bestandsverwaltung und richten Sie den Produktkatalog ein: Fügen Sie Produkte hinzu, legen Sie Preise fest und verfolgen Sie Bestände in Echtzeit. So können Mitarbeiter benötigte Produkte schnell finden und Führungskräfte das Sortiment und die Einkäufe kontrollieren.
- Organisieren Sie anschließend den Verkaufsprozess: Erstellen Sie eine Pipeline, legen Sie die Phasen der Bestellbearbeitung fest, richten Sie Zahlung und Lieferung ein, verbinden Sie die Eingangskanäle und konfigurieren Sie automatische Erinnerungen.
- Bitrix24 unterstützt verschiedene Verkaufsmodelle: von schnellen Verkäufen mit Produkten des täglichen Bedarfs bis hin zu komplexen Ausschreibungen. Für jedes Modell stehen passende Tools zur Verfügung, darunter Filter, Analytik, Automatisierungsregeln, Messenger, wiederkehrende Aufträge und Smartprozesse.
- Mit dem CRM können Sie Bestellungen schneller bearbeiten, Verluste reduzieren und die Arbeit mit Kunden und Produkten strukturiert organisieren.