Die Bestandsverwaltung in Bitrix24 ermöglicht eine lückenlose Kontrolle über Lagerbestände und Warenbewegungen. Wareneingänge, Verkäufe, Umlagerungen und Abschreibungen werden automatisch erfasst, während die Bestandsdaten in Echtzeit aktualisiert werden.

Mit der Bestandsverwaltung können Sie:

• Aktuelle Lagerbestände überwachen – Bestandsdaten werden bei jeder Warenbewegung automatisch aktualisiert.
• Produkte reservieren – Artikel können für bestimmte Kunden reserviert werden, solange der Auftrag noch in Bearbeitung ist.
• Bestandsabweichungen erkennen – Differenzen lassen sich schnell identifizieren und analysieren.
• Die Rentabilität kontrollieren – Bruttogewinn und Selbstkosten können für jedes Produkt nachvollzogen werden.

Produkte zum Katalog hinzufügen

Der Produktkatalog ist ein zentrales Verzeichnis für Produkte und Dienstleistungen, das sowohl im CRM als auch im Onlineshop verwendet werden kann. Produkte aus dem Katalog können im Onlineshop oder auf Websites veröffentlicht werden.
Katalogeinstellungen im Onlineshop

1–3. Öffnen Sie den Bereich CRM > Bestand > Produktkatalog.
4. Klicken Sie auf Erstellen, um ein neues Produkt anzulegen. Für jedes Produkt können Preis, Artikelnummer, Barcode, Abmessungen, Bilder und Varianten angegeben werden, beispielsweise unterschiedliche Größen oder Farben.
Produkt im Produktkatalog erstellen

Bei einem umfangreichen Sortiment empfiehlt es sich, Produkte in Bereiche und Unterbereiche zu strukturieren. Dadurch finden Mitarbeiter die benötigten Positionen in Aufträgen schneller. Wenn viele Produkte hinzugefügt werden müssen, können diese per Import hochgeladen werden, anstatt sie einzeln anzulegen.
Produktkatalog verwalten
Produkte importieren

Bestandsverwaltung aktivieren

Nachdem Produkte zum Katalog hinzugefügt wurden, können Sie die Bestandsverwaltung aktivieren. Beim ersten Öffnen dieses Bereichs fordert Bitrix24 Sie auf, eine Methode zur Bestandsabschreibung auszuwählen.

1–3. Öffnen Sie den Bereich CRM oder Websites und Onlineshops und wechseln Sie zur Registerkarte Bestand > Bestandsverwaltung.
4-5. Wählen Sie die Methode der Bestandsabschreibung aus. Diese bestimmt, wie die Selbstkosten beim Verkauf von Produkten berechnet werden:

• Durchschnittlich – Die Selbstkosten werden auf Grundlage des durchschnittlichen Werts aller Warenchargen im Lager berechnet. Diese Methode eignet sich für Produkte mit schwankenden Einkaufspreisen, beispielsweise bei Einkäufen in Fremdwährungen.
• FIFO (Nach Reihenfolge des Eingangs) – Zuerst werden die Produkte abgeschrieben, die zuerst im Lager eingegangen sind. Diese Methode eignet sich für Branchen, in denen Produktpreise im Laufe der Zeit sinken, beispielsweise bei Elektronik oder saisonalen Kollektionen.

Die gewählte Abschreibungsmethode kann nach der Aktivierung nur geändert werden, indem die Bestandsverwaltung deaktiviert und anschließend erneut aktiviert wird.
Selbstkostenkalkulationsmethoden und Bruttogewinnbericht

6. Klicken Sie auf Bestandsverwaltung aktivieren.
7. Bestätigen Sie die Zurücksetzung der Lagerbestände. Vor der Aktivierung setzt Bitrix24 alle aktuellen Bestände auf null zurück. Bereits erstellte Dokumententwürfe bleiben dabei erhalten.

Anfangsbestände erfassen

Damit die Bestandsverwaltung die tatsächlichen Lagerbestände korrekt abbildet, erfassen Sie die vorhandenen Warenbestände. Erstellen Sie dazu eine Bestandskorrektur.

Nach der Aktivierung der Bestandsverwaltung wird automatisch der Bereich Bestand geöffnet, in dem Sie die erste Bestandskorrektur erfassen können.

1. Klicken Sie auf Erstellen.
2. Geben Sie die Produkte, Mengen, Einkaufspreise und das Lager an.
3. Klicken Sie auf Speichern und verarbeiten.

Nach der Verarbeitung des Dokuments werden die Produkte dem Lagerbestand hinzugefügt und können in CRM-Aufträgen verwendet werden.
Bestandsverwaltung: Bestandskorrektur erstellen

Wenn die Bestandsdaten bereits in einem anderen System gespeichert sind, können Sie diese ins Bitrix24 importieren.
Bestandsverwaltung: Daten aus anderen Systemen importieren

Zugriffsrechte konfigurieren

Mit den Zugriffsrechten legen Sie fest, welche Aktionen Mitarbeiter in der Bestandsverwaltung ausführen dürfen. Konfigurieren Sie die Berechtigungen im Voraus, damit jeder Mitarbeiter nur auf die für seine Aufgaben erforderlichen Daten und Funktionen zugreifen kann.

Öffnen Sie den Bereich CRM > Mehr > Einstellungen > Zugriffsrechte für Bestandsverwaltung.

In Bitrix24 sind standardmäßig drei Rollen verfügbar:

• Vorgesetzte – verwalten die Bestandsverwaltung und deren Einstellungen, bearbeiten Lager, analysieren Berichte und können mit allen Dokumenttypen arbeiten.
• Mitarbeiter – sind für den Verkauf verantwortlich, können Lagerbestände einsehen, Verkaufsdokumente erstellen, Abschreibungen erfassen sowie Dokumente erstellen und buchen.
• Lagerkraft – ist für Warenbewegungen zuständig, erfasst Wareneingänge, führt Umlagerungen und Abschreibungen durch, kann jedoch keine Buchungen stornieren oder Dokumente löschen.

Wenn die Standardrollen nicht ausreichen, können Sie eigene Rollen erstellen.
Zugriffsrechte für Bestandsverwaltung
Zugriffsrechte für die Bestandsverwaltung: Anwendungsbeispiel

Arbeit mit Dokumenten

Nachdem Produkte hinzugefügt, Anfangsbestände erfasst und Zugriffsrechte konfiguriert wurden, können Sie mit der täglichen Arbeit in der Bestandsverwaltung beginnen. Alle Warenbewegungen werden mithilfe von Dokumenten erfasst. In der Bestandsverwaltung stehen fünf Dokumenttypen zur Verfügung, die jeweils einen bestimmten Vorgang abbilden:

• Bestandskorrektur – erfasst Waren, die nicht über einen Lieferanten eingegangen sind, beispielsweise Anfangsbestände oder Überschüsse nach einer Inventur.
• Wareneingang – erfasst den Eingang von Waren vom Lieferanten. Die Lagerbestände werden entsprechend erhöht.
• Vertrieb – erfasst den Verkauf von Waren an Kunden. Beim Abschluss eines CRM-Auftrags wird das Vertriebsdokument automatisch erstellt und die Bestände werden reduziert.
• Verschiebung – erfasst die Umlagerung von Waren zwischen verschiedenen Lagern.
• Abschreibung – erfasst Warenverluste, die nicht durch einen Verkauf entstanden sind, beispielsweise aufgrund von Defekten, Beschädigungen oder Fehlbeständen.

Für jedes Dokument können eigene Vorlagen verwendet werden. Dokumente lassen sich drucken, per E-Mail versenden oder über einen Link teilen.
Bestandsverwaltung: Wareneingang erstellen
Bestandsverwaltung: Vertriebsdokumente
Bestandsverwaltung: Verschiebungsdokument
Bestandsverwaltung: Abschreibung
Bestandsdokumente drucken

Arbeit mit Produkten im CRM

Produkte aus dem Katalog stehen direkt in Aufträgen zur Verfügung. Mitarbeiter können aktuelle Lagerbestände einsehen und Produkte reservieren, ohne die Auftragskarte verlassen zu müssen.

Produkt reservieren. Wenn ein Produkt zu einem Auftrag hinzugefügt wird, kann es für einen bestimmten Kunden reserviert werden. Reservierte Produkte werden vom verfügbaren Bestand abgezogen, sodass sie nicht versehentlich für andere Aufträge verwendet werden können.

1–3. Öffnen Sie den Bereich CRM > Aufträge und wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.
4. Wechseln Sie zur Registerkarte Produkte.
5. Fügen Sie ein Produkt hinzu, wählen Sie das Lager aus und geben Sie die zu reservierende Menge im Feld Reservieren an.

Standardmäßig bleibt eine Reservierung drei Tage aktiv. Die Dauer kann bei Bedarf angepasst werden. Die Reservierung wird automatisch aufgehoben, wenn der Auftrag abgeschlossen oder das Produkt aus dem Auftrag entfernt wird.
Produkte reservieren
Informationen zu reservierten Produkten in Aufträgen

Produkt beim Abschluss eines Auftrags verkaufen. Sobald ein Auftrag die finale Phase erreicht, erstellt Bitrix24 automatisch ein Vertriebsdokument und schreibt die entsprechenden Produkte aus dem Lagerbestand ab. Reicht der verfügbare Bestand nicht aus, kann der Auftrag erst abgeschlossen werden, nachdem die Bestandsdifferenz behoben wurde.

Verschieben Sie den Auftrag in die finale Phase, um den Verkauf abzuschließen. Bitrix24 prüft automatisch die Verfügbarkeit der Produkte im Lager, erstellt ein Vertriebsdokument und schreibt die verkauften Produkte ab.
Bestandsverwaltung: Wie funktionieren Vertriebsdokumente in Aufträgen?