Die Warteliste hilft dabei, keinen Kunden zu verlieren, auch wenn alle Termine bereits vergeben sind. Sagt ein Kunde einen Termin ab, kann der Mitarbeiter die frei gewordene Zeit sofort den Kunden anbieten, die bereits auf der Warteliste stehen.

Mit der Warteliste kann das Unternehmen:

Kunden binden. Sind für den gewünschten Termin keine freien Zeitfenster mehr verfügbar, entscheidet sich der Kunde möglicherweise für einen anderen Anbieter. Mit der Warteliste vermeiden Sie das: Sie erfassen die Kontaktdaten und Wünsche des Kunden und informieren ihn, sobald ein passender Termin frei wird. Beispiel: Ein Kunde möchte am Freitag einen Termin beim Stylisten vereinbaren, doch alle Termine sind bereits vergeben. Der Mitarbeiter trägt ihn in die Warteliste ein. Am Donnerstag sagt ein anderer Kunde ab, und der Mitarbeiter bietet den frei gewordenen Termin an. Der Kunde nimmt das Angebot an – und der Auftrag geht nicht verloren. Außerdem bleibt der Kunde im CRM und kann später erneut kontaktiert werden.

Ressourcen optimal auslasten. Sagt ein Kunde kurzfristig ab, bleibt der Termin ohne Warteliste häufig unbesetzt. Mit der Warteliste kann der Mitarbeiter sofort einen anderen Kunden kontaktieren. So bleiben weder Spezialisten noch Geräte ungenutzt. Beispiel: Ein Reparaturservice arbeitet mit einer begrenzten Anzahl von Technikern. Ein Kunde sagt seinen Termin kurzfristig ab. Der Mitarbeiter öffnet die Warteliste, findet einen Kunden mit einer passenden Anfrage und bietet ihm den freien Termin an. Dadurch entstehen keine Leerlaufzeiten, und der Servicebetrieb verliert keinen Umsatz.

Szenarien für die Arbeit mit der Warteliste

Die Warteliste eignet sich besonders, wenn die Nachfrage höher ist als die verfügbaren Kapazitäten oder Kunden häufig Termine absagen. Statt einen Termin abzulehnen, können Sie dem Kunden einen Platz auf der Warteliste anbieten. Sobald ein Termin frei wird, kontaktieren Sie den nächsten passenden Kunden. Das ist besonders bei hoher Auslastung und kurzfristigen Absagen hilfreich.

• Saisonale Nachfrage. Sind alle Termine ausgebucht, bietet der Administrator dem Kunden an, seine Kontaktdaten zu hinterlassen. Wird ein Termin frei, kontaktiert der Mitarbeiter den nächsten Kunden auf der Warteliste und vergibt den Termin sofort neu.
• Häufige Absagen. In Beauty-Salons werden Termine häufig erst wenige Stunden vorher abgesagt. Um Leerlauf zu vermeiden, kann der Administrator sofort einen Kunden von der Warteliste kontaktieren und ihm den frei gewordenen Termin anbieten.

Beispiel: Ein Reifenservice bietet Termine für den Reifenwechsel an. Alle Morgen- und Abendtermine sind bereits zwei Wochen im Voraus ausgebucht. Kunden, die keinen passenden Termin erhalten, werden auf die Warteliste gesetzt. Sagt ein Kunde seinen Termin ab, bietet der Mitarbeiter den frei gewordenen Termin sofort einem wartenden Kunden an. So werden Ausfallzeiten vermieden und die Werkstatt nutzt ihre Kapazitäten optimal.

Warteliste in der Buchung nutzen

Die Arbeit mit der Warteliste umfasst vier Schritte: Kunden hinzufügen, freie Termine überwachen, Kunden in den Terminplan übernehmen und nicht mehr benötigte Einträge löschen. Im Folgenden erfahren Sie, wie diese Schritte funktionieren.

1. Kunden in die Warteliste aufnehmen. Klicken Sie im Block Warteliste auf + Hinzufügen. Wählen Sie einen Kunden aus dem CRM aus oder erstellen Sie einen neuen Eintrag. Geben Sie anschließend die gewünschte Dienstleistung sowie das bevorzugte Datum und die Uhrzeit an. Bei Bedarf können Sie einen Kommentar hinzufügen, zum Beispiel mit Wünschen zum Spezialisten. Der Kunde wird anschließend in die Warteliste aufgenommen und wartet auf einen freien Termin.

2. Warteliste prüfen. Prüfen Sie die Warteliste regelmäßig. Der Mitarbeiter kontrolliert sie morgens und mehrmals im Laufe des Tages, um zu sehen, welche Kunden auf einen Termin warten. Standardmäßig werden die zuletzt hinzugefügten Einträge zuerst angezeigt. Achten Sie deshalb auf die gesamte Warteliste – insbesondere auf Kunden, die bereits am längsten warten.

3. Kunden in den Terminplan übertragen. Wenn im Terminplan ein freier Slot erscheint, zieht der Mitarbeiter den Eintrag aus der Warteliste in den Kalender. Bitrix24 trägt den Kunden zur gewünschten Zeit ein und sendet ihm eine Benachrichtigung.

4. Nicht mehr aktuelle Einträge löschen. Wenn der Kunde die Dienstleistung nicht mehr benötigt, löschen Sie ihn aus der Liste – das hilft, die Warteliste aktuell zu halten.
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