Ein Ressourcenpaket ist ein Dienstleistungsszenario, bei dem für die Ausführung einer Leistung gleichzeitig zwei oder mehr Ressourcen benötigt werden. Beispielsweise kann ein Autoservice eine Reparatur erst dann durchführen, wenn sowohl ein Mechaniker als auch eine Hebebühne verfügbar sind. Mit der Buchung in Bitrix24 lassen sich solche Dienstleistungen planen und mehrere Ressourcen für denselben Zeitslot gemeinsam reservieren.

Ein Ressourcenpaket hilft, drei typische Herausforderungen zu lösen:

• Terminkonflikte vermeiden. Bitrix24 verhindert, dass dieselbe Ressource versehentlich für mehrere Kunden gleichzeitig gebucht wird. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter einen Kunden jedoch manuell einer bereits belegten Ressource zuweisen, zum Beispiel bei einer Überbuchung.
• Ressourcen optimal auslasten. Mitarbeiter, Geräte und Räume werden effizient genutzt und Leerlaufzeiten reduziert.
• Routineaufgaben reduzieren. Mitarbeiter müssen Terminpläne nicht manuell vergleichen. Bitrix24 zeigt automatisch alle verfügbaren Zeitslots an.

Einsatzmöglichkeiten für Ressourcenpakete

Ressourcenpakete kommen in vielen Branchen zum Einsatz. Werden für eine Dienstleistung mehrere Ressourcen gleichzeitig benötigt – zum Beispiel Mitarbeiter, Geräte oder Räume –, müssen alle zur gleichen Zeit verfügbar sein. Ist eine Ressource belegt, kann die Dienstleistung nicht erbracht werden.

Im Folgenden zeigen wir drei typische Anwendungsfälle:

• Montage- und Bauarbeiten. Für die Installation einer Werbeanlage werden sowohl ein Montageteam als auch Spezialtechnik benötigt. Ist eine der Ressourcen nicht verfügbar, kann der Auftrag nicht ausgeführt werden. Beispiel: Die Hebebühne ist vor Ort, das Montageteam fehlt – die Technik bleibt ungenutzt. Oder das Team wartet auf die Technik und verliert wertvolle Arbeitszeit. Mit Ressourcenpaketen können beide Ressourcen gemeinsam gebucht werden. Bitrix24 zeigt nur Zeitslots an, in denen alle benötigten Ressourcen verfügbar sind.
• Vermietung von Technik mit Bedienpersonal. Wird Technik zusammen mit einem Spezialisten vermietet – zum Beispiel ein Kran mit Kranführer oder ein Bus mit Fahrer –, müssen beide Ressourcen gleichzeitig verfügbar sein. Bitrix24 berücksichtigt die Verfügbarkeit aller Ressourcen und verhindert Buchungen, wenn eine davon bereits belegt ist.
• Autowerkstatt und Wartung. Für eine Fahrzeugreparatur werden gleichzeitig ein Mechaniker und eine Hebebühne benötigt. Ressourcenpakete stellen sicher, dass beide Ressourcen gleichzeitig verfügbar sind. Der Mitarbeiter kann einen Termin nur dann buchen, wenn sowohl der Mechaniker als auch die Hebebühne frei sind. So werden Terminüberschneidungen vermieden und Werkstattkapazitäten optimal genutzt.

Ressourcenpakete nutzen

Mit der Buchung verwalten Sie Termine und planen Dienstleistungen für Kunden. Werden für eine Dienstleistung mehrere Ressourcen benötigt, können Sie Ressourcenpakete verwenden. In Bitrix24 lassen sich einer Buchung gleichzeitig mehrere Ressourcen zuweisen, zum Beispiel Mitarbeiter, Räume oder Geräte. Dieses Szenario heißt Gemeinsame Slots. Ressourcenpakete werden automatisch verwendet, sobald einer Buchung zwei oder mehr Ressourcen zugewiesen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ressourcen als Spalten oder in einer Liste angezeigt werden. Mögliche Kombinationen sind:

• zwei Hauptressourcen, zum Beispiel Mitarbeiter und Raum,
• zwei Zusatzressourcen, zum Beispiel Geräte und Fahrzeug,
• eine Haupt- und eine Zusatzressource, zum Beispiel Mitarbeiter und Geräte.

Um mit gemeinsamen Slots zu arbeiten, führen Sie die folgenden vier Schritte aus:

1. Ressourcen erstellen. Öffnen Sie den Bereich Buchung – entweder aus dem Auftrag oder über das Hauptmenü. Klicken Sie auf Ressource hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Tätigkeitsbereich. Geben Sie anschließend einen eindeutigen Namen für die Ressource an. Dieser Name wird sowohl Kunden bei der Terminbuchung als auch Mitarbeitern im CRM angezeigt, zum Beispiel Dr. Neumann oder Raum 3.

Wählen Sie anschließend den Anzeigemodus:

• Als Grid-Spaltenüberschrift anzeigen – für Hauptressourcen, die dauerhaft im Terminplan sichtbar sein sollen, zum Beispiel Mitarbeiter oder Räume.
• Als zusätzliche Ressource anzeigen – für Ressourcen, die nur bei Bedarf verwendet werden, zum Beispiel Geräte oder zusätzliche Räume. Diese Ressourcen werden standardmäßig nicht im Terminplan angezeigt, können aber jederzeit manuell als eigene Spalte eingeblendet werden.

Legen Sie anschließend die Arbeitszeiten und die Buchungsdauer fest und richten Sie Benachrichtigungen für Kunden sowie Erinnerungen für Mitarbeiter ein.

2. Ressourcenpakete einrichten. Nachdem Sie die Ressourcen erstellt haben, legen Sie fest, wie sie verwendet werden sollen – für alle Mitarbeiter oder nur für bestimmte. Soll eine Ressource mit jedem Mitarbeiter genutzt werden können, aktivieren Sie die Option Komplexitätseinschränkungen auf alle anwenden. Das ist beispielsweise für gemeinsam genutzte Räume oder Geräte sinnvoll. Bei der Buchung zeigt Bitrix24 alle verfügbaren Zeitslots an, in denen die Ressource verfügbar ist und mindestens ein Mitarbeiter frei ist.

Soll eine Ressource nur mit einem bestimmten Mitarbeiter verwendet werden, aktivieren Sie die Option Komplexitätseinschränkungen auf alle anwenden nicht. Wählen Sie stattdessen die gewünschten Ressourcen manuell bei der Erstellung der Buchung aus. Im Terminplan werden dann nur die Zeitslots angezeigt, in denen sowohl der ausgewählte Mitarbeiter als auch die zugehörige Ressource verfügbar sind. So sehen Mitarbeiter nur passende Termine und vermeiden Fehler bei der Buchung.

3. Buchung mit einem Ressourcenpaket erstellen. Der Mitarbeiter kann eine Buchung manuell im Terminplan erstellen. Wählen Sie die zusätzliche Ressource aus, legen Sie einen freien Zeitslot für die Hauptressource fest und geben Sie die Kundendaten ein. Wird die Buchung aus einem Auftrag erstellt, übernimmt Bitrix24 die Kundendaten automatisch.
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