Mithilfe von Smartprozessen können Sie ganze Abläufe innerhalb Ihres CRM-Systems weitgehend automatisieren, zum Beispiel bei der Produktbeschaffung oder der Bearbeitung von Reklamationen.
Smartprozess im CRM

Öffnen Sie den Bereich CRM > Smartprozesse und klicken Sie auf Erstellen.

Wählen Sie eine Vorlage für den Smartprozess aus: Nur Wichtiges, Alle Optionen ausgewählt oder Leerer Smartprozess. Jede Vorlage können Sie an Ihre Anforderungen anpassen.

Am Beispiel der Vorlage Leerer Smartprozess zeigen wir Ihnen die Einstellungen des Smartprozesses:

• Allgemeine Einstellungen
• Profilansicht
• CRM-Anbindungen
• Anbindung an andere Tools

Allgemeine Einstellungen

In diesem Bereich wählen Sie die Tools aus, die im Smartprozess genutzt werden.

Name. Der Name wird in der Liste der Smartprozesse und in Formularen der verbundenen CRM-Elemente angezeigt.

Benutzerdefinierte Pipelines und Sales Funnels in Smartprozessen nutzen. Erstellen Sie verschiedene Pipelines und übertragen Sie Elemente des Smartprozesses mithilfe von Sales Funnels in andere Pipelines.
Auftragspipelines
Verkaufspipelines und Tunnels erstellen und konfigurieren

Benutzerdefinierte Phasen und Kanban in Smartprozessen nutzen. Erstellen Sie Phasen im Kanban und bewegen Sie Elemente des Smartprozesses durch die Phasen.
Kanban im CRM

Automatisierungsregeln und Trigger in Smartprozessen nutzen. Automatisieren Sie die Arbeit mit den Elementen des Smartprozesses – erstellen Sie Aufgaben, senden Sie Benachrichtigungen oder ändern Sie die verantwortliche Person.
Automatisierungsregeln und Trigger erstellen

Workflow-Designer im Smartprozess nutzen. Stellen Sie den Autostart der Workflows beim Erstellen und Bearbeiten von Elementen des Smartprozesses ein.
Autostart der Workflows

Neue Pipelines für alle verfügbar machen. Aktivieren Sie diese Option, um neue Pipelines für alle Mitarbeiter sichtbar zu machen. Wenn die Option deaktiviert ist, muss der Zugriff in den Einstellungen der Pipeline oder in den CRM-Zugriffsrechten zuerst gewährt werden.
Zugriffsrechte im CRM

Profilansicht

Smartprozesse verfügen wie andere CRM-Elemente über ein Formular, in dem Sie relevante Informationen speichern können.

Geben Sie an, welche Systemfelder im Formular angezeigt werden sollen:

• Informationen zum Unternehmen — Unternehmensname, E-Mail, Telefon, Bankverbindung und weitere Informationen.
• Quelle — woher der Kunde von Ihrem Unternehmen erfahren hat.
• Kunde — Kontakte und Unternehmen aus dem CRM.
• Startdatum und Schlussdatum. Das Startdatum ist das Erstellungsdatum des Elements. Das Schlussdatum (standardmäßig 7 Tage nach Erstellung) wird automatisch gesetzt.
• Beobachter — Nutzer können das Element öffnen, Informationen einsehen und einen Chat zur Besprechung direkt aus dem Formular erstellen.
  Systemfelder im CRM

Aktivieren Sie bei Bedarf folgende Optionen:

• Dokumente drucken. Sie können Dokumente aus Vorlagen direkt im Formular des Smartprozesses erstellen.
  Dokumente im CRM
• Anbindung an Katalogprodukte. Diese Option ermöglicht das Hinzufügen von Produkten zum Formular des Smartprozesses. Aktivieren Sie sie, um den Gesamtbetrag aller Produkte in den Kanban-Phasen anzuzeigen.
  Produkte zu Leads, Aufträgen, Rechnungen und Angeboten hinzufügen
• Papierkorb nutzen. Gelöschte Elemente landen im Papierkorb und werden nicht sofort unwiderruflich gelöscht.
  Papierkorb im CRM
• Zähler nutzen. Ermöglicht das Nutzen von Zählern für geplante Aktivitäten.
  Zähler für CRM-Aktivitäten

CRM-Anbindungen

In diesem Bereich können Sie den Smartprozess mit anderen CRM-Elementen verknüpfen, z. B. mit Leads oder Aufträgen.

An diesen Smartprozess anbinden. Wenn Sie den Smartprozess mit CRM-Elementen verbinden möchten, aktivieren Sie diese Option und wählen Sie die gewünschten Elemente aus der Liste aus.

Wenn Sie Aufträge verbinden, erscheint im Formular des Smartprozesses ein Feld, in dem Sie einen bestimmten Auftrag auswählen können.

Aus diesem Feld können Sie nicht nur einen bestehenden Auftrag auswählen, sondern auch einen neuen erstellen. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie im Dropdown-Menü Auftrag erstellen. Danach öffnet sich das Formular zur Erstellung eines Auftrags. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern. Der neue Auftrag wird sofort mit dem Smartprozess verknüpft.

Liste mit verknüpften Elementen zum Formular hinzufügen. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint im verbundenen Element ein Tab mit diesem Smartprozess.

Im Formular des Auftrags erscheint der Tab mit dem Smartprozess. Dort werden alle mit diesem Auftrag verknüpften Elemente des Smartprozesses angezeigt.

Diesen Smartprozess mit anderen CRM-Elementen verknüpfen. Wenn Sie diesen Smartprozess mit Aufträgen oder Kontakten verbinden möchten, aktivieren Sie die Option und wählen Sie die entsprechenden Elemente aus der Liste aus.

Wenn Sie den Smartprozess beispielsweise mit Kontakten verbinden, erscheint im Formular des Kontakts ein Feld, in dem Sie ein Element des Smartprozesses auswählen können.

Aus diesem Feld können Sie auch ein neues Element des Smartprozesses erstellen. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie im Dropdown-Menü Element des Smartprozesses erstellen. Danach öffnet sich das Formular zur Erstellung eines Elements. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern. Das neue Element wird sofort mit dem Formular verknüpft.

Liste mit verknüpften Elementen zum Formular hinzufügen. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint im Formular des Smartprozesses ein Tab mit dem verbundenen Element.

In unserem Beispiel erschien der Tab Kontakte im Formular des Smartprozesses Reklamationen.

An andere Tools anbinden

In diesem Tab können Sie den Smartprozess mit anderen CRM-Elementen verknüpfen: Kalender, Aufgaben und Aufgabenvorlagen.

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, können Sie diese mit einem Element des Smartprozesses verknüpfen.

Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, klicken Sie auf Speichern.

Der Smartprozess wurde erfolgreich erstellt. Im nächsten Schritt konfigurieren Sie das Formular, die Phasen im Kanban und weitere Funktionen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Beitrag:
Smartprozess konfigurieren