Mithilfe von Automatisierungsregeln werden verschiedene Aktivitäten im Kundenservice automatisiert. Zum Beispiel können Sie eine SMS mit einer Bestellbestätigung versenden, eine E-Mail mit einem Angebot an den Kunden senden oder einen Anruf oder Termin mit dem Kunden planen.
Automatisierungsregeln
Trigger im CRM
Automatisierungsregeln und Trigger sind entsprechend ihrer Ziele in Gruppen unterteilt. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Gruppe „Produkte“ vor:
- Produkt hinzufügen,
- Produktelemente kopieren oder verschieben,
- Informationen zum Produktelement anfordern,
- Produktelemente löschen.
1-2. Öffnen Sie den Bereich CRM und wählen Sie das gewünschte Element.
3. Klicken Sie auf den Button Automatisierungsregeln.
4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Wählen Sie die Phase, in der Sie die Automatisierungsregel konfigurieren möchten.
6. Öffnen Sie die Gruppe Produkte.
Interface: Automatisierungsregeln und Trigger
Produkt hinzufügen
Wenn ein CRM-Element in eine bestimmte Phase verschoben wird, fügt die Automatisierungsregel das ausgewählte Produkt hinzu. Beispielsweise wird ein Basisprodukt oder eine Dienstleistung beim Erstellen eines neuen Auftrags hinzugefügt.
Produkte zu Leads, Aufträgen, Rechnungen und Angeboten hinzufügen
Einstellungen der Automatisierungsregel „Produkt hinzufügen“
Wir erstellen die Automatisierungsregel für Aufträge in der Phase Neu.
Produkt-ID:. Wählen Sie ein Produkt aus der Liste aus. Seine ID wird automatisch eingefügt.
Preis: Geben Sie den Produktpreis an. Dies kann manuell erfolgen oder durch Einfügen des Wertes einer Konstante, Variable oder eines Feldes aus dem CRM-Elementformular. Klicken Sie auf Drei Punkte (...) und wählen Sie den gewünschten Wert aus.
Menge. Geben Sie die Produktmenge an.
Rabatt, %: Geben Sie den Rabattprozentsatz an oder lassen Sie das Feld leer, wenn kein Rabatt erforderlich ist. Der Rabatt kann manuell hinzugefügt oder durch den Wert einer Variable ersetzt werden. Klicken Sie dazu auf Drei Punkte (...) und wählen Sie den gewünschten Wert aus.
Jetzt können wir die Automatisierungsregel testen. Sobald der Auftrag die Phase "Neu" erreicht, fügt die Automatisierungsregel das Produkt zum Formular hinzu.
Produktelemente kopieren oder verschieben
Die Automatisierungsregel kopiert oder verschiebt Produkte in ein anderes CRM-Element. Sobald der Auftrag die Abschlussphase erreicht, kopiert die Automatisierungsregel die Produkte in einen Auftrag aus einer anderen Pipeline.
Einstellungen der Automatisierungsregel „Produktelemente kopieren oder verschieben“
Für Aufträge erstellen wir zwei Automatisierungsregeln: „CRM-Element erstellen“ und „Produktelemente kopieren oder verschieben“ in der Phase „Zusätzliche Services“. Sobald die erste Regel den Auftrag in einer anderen Pipeline erstellt, kopiert die zweite Regel die Produkte in diesen Auftrag.
Die Automatisierungsregel „CRM-Element erstellen“ hat folgende Einstellungen:
Typ des CRM-Elements: Wählen Sie das Element aus, das die Automatisierungsregel erstellen soll. In unserem Beispiel ist das der Auftrag.
Pipeline: Wählen Sie die Pipeline aus, in der die Automatisierungsregel den Auftrag erstellen soll.
Die Automatisierungsregel erstellt den Auftrag in der Pipeline „Zusätzliche Services“
Die Automatisierungsregel „Produktelemente kopieren oder verschieben“ hat folgende Einstellungen.
Ziel: Wählen Sie aus der Liste das CRM-Element aus, in das Sie das Produkt kopieren oder verschieben möchten: Auftrag, Rechnung, Dokument, Bestellung oder Smartprozess.
Ziel-ID: Geben Sie die ID des CRM-Elements an, in das die Automatisierungsregel das Produkt kopieren oder verschieben soll. Um Produkte in den Auftrag zu kopieren, der durch eine andere Regel erstellt wurde, klicken Sie auf Drei Punkte (...) > Automatisierungsregeln > CRM-Element erstellen > ID des neuen CRM-Elements.
Aktion: Wählen Sie aus, ob Sie die Produkte kopieren oder verschieben möchten.
- Verschieben: Das Produkt wird aus dem Auftrag entfernt und dem neuen CRM-Element hinzugefügt.
- Kopieren: Das Produkt wird in das neue CRM-Element kopiert und bleibt im Auftrag erhalten.
Jetzt testen wir die Automatisierungsregel. Sobald der Auftrag die Phase „Zusätzliche Services“ erreicht, kopiert die Automatisierungsregel das Produkt in den neuen Auftrag.
Informationen zum Produktelement anfordern
Diese Hilfsregel fordert Informationen aus dem Produktformular an und leitet sie an andere Regeln weiter. Zum Beispiel erhält sie den Produktnamen oder -preis, während eine andere Regel eine E-Mail mit diesen Daten an den Kunden sendet.
Einstellungen der Automatisierungsregel „Informationen zum Produktelement anfordern“
In der Phase „Lieferung“ erstellen wir zwei Automatisierungsregeln für Aufträge: „Informationen zum Produktelement anfordern“ und „E-Mail an den Kunden senden“. Die erste Regel fordert den Produktnamen und -preis an, während die zweite Regel diese Informationen an den Kunden sendet.
Die Automatisierungsregel „Informationen zum Produktelement anfordern“ hat folgende Einstellungen.
Produktelement-ID. Klicken Sie auf Drei Punkte (...) neben dem Feld, geben Sie in der Suche den Wert Produkte und wählen Sie ihn aus.
Anschließend konfigurieren wir die Automatisierungsregel, die eine E-Mail mit den Produkten und Preisen an den Kunden senden soll. Diese Regel wird in derselben Phase hinzugefügt, in der sich die Automatisierungsregel „Informationen zum Produktelement anfordern“ befindet. Automatisierungsregeln: Kundenkommunikation
Die Automatisierungsregel wird nach der Regel „Informationen zum Produktelement anfordern“ ausgeführt. In den Text haben wir den Produktnamen und den Preis eingefügt, die von der vorherigen Regel angefordert wurden.
Jetzt testen wir die Automatisierungsregeln. Sobald der Auftrag in die Phase „Lieferung“ verschoben wird, erfasst die erste Regel die Produktinformationen und die zweite Regel sendet eine E-Mail an den Kunden.
Produktelemente löschen
Wenn das CRM-Element eine bestimmte Phase erreicht, löscht die Automatisierungsregel alle Produkte im Formular. Dies ist nützlich, wenn der Kunde das Produkt nicht mehr kaufen möchte. Die Automatisierungsregel verfügt über Grundeinstellungen, sodass keine zusätzliche Konfiguration erforderlich ist.
