Dokumente im CRM

Autor: Natalja Loschkareva

Dokumenten-Designer ist nur in den kostenpflichtigen Tarifen Start+, CRM+, Standard und Professional verfügbar.

In Bitrix24 ist es möglich, in ein paar Schritten, Dokumente zu erstellen, zu drucken und an Kunden zu senden.

In den Tarifen Free und Project+ kann man nur 100 Dokumente erstellen. Wir empfehlen Ihnen, einen höheren Tarif zu erwerben, um Dokumente uneingeschränkt erstellen und verwalten zu können.

So funktioniert es

Im Formular eines CRM-Elementes klicken Sie auf den Button Dokument.

Wählen Sie eine Vorlage aus. Es stehen Ihnen folgende Standardvorlagen zur Auswahl:

Angebot
Rechnung
Lieferschein
Auftragsbestätigung

Sie können zudem Ihre benutzerdefinierten Vorlagen hochladen. Klicken Sie dafür auf Neue Vorlage hinzufügen.

Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, wird das Dokument erstellt und mit erforderlichen Informationen ausgefüllt.

Nähere Information, wie man alle Daten erforderlich einstellen kann, finden Sie im Beitrag "Vorlagen der Informationen zum Kontakt/Unternehmen".

Das erstellte Dokument können Sie drucken oder an Kunden per E-Mail senden.

Bei Bedarf kann man das Dokument als PDF oder als DOC herunterladen.

Das Dokument kann per öffentlichen Link gesendet werden. Aktivieren Sie die Option und senden den Link Ihren Kunden.

Nachdem Sie den öffentlichen Link aktiviert haben, können Sie das Dokument an Ihre Kunden auch per SMS senden. Die Option finden Sie unter Senden. Ihr Kunde bekommt eine SMS mit dem Link zum Download des Dokuments.

Um den Link zum Download des Dokumetes per SMS zu versenden, stellen Sie vorher die Integration mit einem SMS-Anbieter aus unserem Marketplace ein.

Logo des Unternehmens hinzufügen

Um das Logo Ihres Unternehmens hinzuzufügen, bearbeiten Sie Informationen zum Unternehmen. Klicken Sie den Link Informationen zu meinem Unternehmen an.

Wählen Sie ein Unternehmen aus der Liste aus oder fügen Sie neue Informationen hinzu.

Im geöffneten Formular unter Mehr laden Sie das Logo des Unternehmens hoch.

Für Bilder empfehlen wir Ihnen PNG-Dateien mit dem transparenten Hintergrund.

Wenn Sie mehrere Informationen zum Unternehmen haben, können Sie die erforderlichen auswählen, indem Sie das Dokument bearbeiten.

Dokument bearbeiten

Alle Informationen im Dokument können geändert werden. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten.

Im geöffneten Bereich kann man manuell Informationen zum Unternehmen, die Nummer des Dokumentes sowie den Gesamtbetrag des Auftrags angeben.

Wenn Sie mehere Unternehmen haben, können Sie in Feld Mein Unternehmen auswählen, welche Informationen verwendet werden.

Standardmäßig werden die Informationen zum Unternehmen angegeben, das Sie zum Standardverkäufer gemacht haben. Die Möglichkeit finden Sie im Bereich CRM - Einstellungen - Ausgangspunkt - Informationen zum Unternehmen. Im Kontextmenü des ausgewählten Unternehmens wählen Sie die Option Zum Standardverkäufer machen aus.

Wenn kein Standardverkäufer angegeben wurde, wird das erste erstellte Unternehmen aus der Liste ausgewählt.

Dasselbe gilt für die Informationen zum Kunden. Sie können die Informationen im Feld Informationen zum Kunden angeben.

Vorlage bearbeiten

Bei Bedarf ist es möglich, die Einstellungen der Vorlage sowie ihre Struktur zu ändern. Tippen Sie auf Vorlage bearbeiten.

Nähere Informationen darüber, wie man Vorlagen bearbeiten kann, finden Sie im Beitrag "Vorlagen von Dokumenten".

Die Liste mit allen aus diesem CRM-Element generierten Dokumenten finden Sie im jeweiligen Element unter Dokumente. Tippen Sie auf die entsprechende Option.