Dokumente im CRM

Autor: Mia Fuchs

Zuletzt aktualisiert am 5. Dezember 2022

Dokumenten-Designer ist nicht in allen Tarifen verfügbar. Erfahren Sie mehr auf unserer Preisseite.

In Bitrix24 können Sie in ein paar Schritten Dokumente erstellen, drucken und an Kunden senden.

So erstellen Sie ein neues Dokument

Im Formular eines CRM-Elementes klicken Sie auf den Button Dokument und wählen Sie die passende Vorlage aus.

Das Dokument wird automatisch in eine PDF-Datei generiert und fügt nötige Daten (detaillierte Informationen zu Ihrem Unternehmen, Kundendaten und Produkte) aus dem Auftrag hinzu.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Detaillierte Informationen meines Unternehmens nutzen".

Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt sind und bearbeiten Sie das Dokument, wenn notwendig. Klicken Sie dazu auf Dokument bearbeiten. Außerdem können Sie die vorhandene Vorlage bearbeiten oder eine neue hinzufügen.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Vorlagen von Dokumenten".

Wenn die Datei aus mehreren Seiten besteht, können Sie die Seiten wechseln. Um das Dokument zu vergrößern, ändern Sie den Maßstab des Dokumentes.

Dokument speichern und drucken

Um das Dokument auf dem PC zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen und wählen Sie das gewünschte Format PDF oder DOCX aus.

Um das Dokument zu drucken, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.

Dokument an den Kunden senden

Teilen Sie Dokumente mit Ihren Kunden in ein paar Klicks. Zu diesem Zweck stehen Ihnen folgende Varianten zur Verfügung.

Sie können den Link auf das Dokument kopieren und dem Kunden senden. Das Dokument wird zum Herunterladen oder Ausdrucken im PDF-Format verfügbar sein.

Senden Sie das Dokument via verschiedene Kommunikationskanäle, die Sie in Ihrem Bitrix24 verbinden können.

Wenn Sie bereits einen Kanal verbunden haben, wird seine Verfügbarkeit im Menü angezeigt. Wenn Sie z. B. nur einen Kommunikationskanal auf der Website verbunden haben, wird nur der Kanal in der Liste aktiv, die anderen bleiben stumm geschaltet.

In den Blockeinstellungen können Sie die Reihenfolge der Kommunikationskanäle anpassen und unnötige Kanäle ausblenden. Klicken Sie auf das Zahnrad und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.

Dokument unterschreiben

Bitrix24.Sign ist eine elektronische Unterschrift (keine digitale Unterschrift) und stellt eine effiziente, rechtlich bindende Methode vor, um eine Einverständniserklärung oder eine Genehmigung zu einem digitalen Dokument einzuholen oder zu erteilen. Jedes Land hat seine eigene Gesetzgebung und Regelungen für die Verwendung elektronischer Signaturen. In einigen Ländern muss eine spezielle Vereinbarung mit dem Kunden vor der Nutzung der Funktion über die Verwendung einer elektronischen Unterschrift abgeschlossen werden. Stellen Sie bitte sicher, dass die Nutzung des Tools der Gesetzgebung und der Regelungen Ihres Landes nicht widerspricht. Möglicherweise ist die elektronische Unterschreibung nicht für alle Dokumente geeignet. Es wird ausdrücklich empfohlen, sich vor der Verwendung der elektronischen Unterschrift von kompetenter Seite entsprechend juristisch beraten zu lassen.

Die Unterzeichnung eines Dokumentes erfolgt nach einer bestimmten Reihenfolge:

Der Mitarbeiter erstellt ein Dokument, füllt Daten aus und sendet es zur Unterzeichnung;
Der Geschäftsführer erhält das Dokument zur Unterzeichnung zugestellt;
Nachdem die erste Partei das Dokument unterschrieben hat, wird das Dokument an den Kunden geschickt.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Bitrix24.Sign".

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