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Automatische Nummerierung

Die automatische Nummerierung ist eine Anzahl von Regeln, nach welchen Bitrix24 eine einzigartige Nummer für jedes Dokument erstellt.

Für die Nummerierung können Sie Zahlen, das aktuelle Datum und sonstige Daten verwenden.

Die Nummerierung kann in der Vorlage des Dokumentes eingestellt werden, oder gehen Sie auf CRM - Einstellungen - CRM-Einstellungen - Vorlage zur automatischen Nummerierung.

In der Liste werden die Namen der Vorlagen, die Vorlagen, die diese Nummerierungsvorlage nutzen, und die Vorlagennummern angezeigt. Standardmäßig wird der Parameter {NUMBER} installiert, der die Sequenznummer gekennzeichnet.

Sequenzielle Nummern

Um die Nummerierungsvorlage zu bearbeiten, klicken Sie darauf. Um eine eigene Vorlage zu anzulegen, klicken Sie auf den Button "Vorlage zur automatischen Nummerierung erstellen".

Geben Sie den Namen der Vorlage ein.

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Dann stellen Sie die Nummerierungsvorlage ein. Wir nutzen Sequenzielle Nummer.

Die Nummerierung erfolgt der Reihe nach: 1, 2, 3 usw. 

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Zudem können Sie die Startnummer angeben und worum sich die Nummerierung erhöhen wird (standardmäßig steht für die beiden Parameter 1).

Füllen Sie die Felder Länge der fortlaufenden Nummer und Füllzeichen aus. Wenn Sie möchten, dass die Nummerierung 1, 2, 3 usw. erfolgt, ändern Sie die standardmäßigen Einstellungen nicht. Wenn Sie z. B. die Nummerierung 001, 002 benötigen, geben Sie den Wert 3 im Feld Länge der fortlaufenden Nummer an. Das Füllzeichen ist 2 in diesem Fall - 2 Nullen vor der Nummer. 

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Geben Sie den Zeitraum an, wie lange die erstellte automatische Nummerierungsvorlage aktiv sein wird.

Der Zeitraum bestimmt, wie lange sich die Nummerierung erhöhen wird. Nach dem Ablauf des Zeitraums wird die Nummerierung von der Startnummer gestartet.

Standardmäßig wird der Anfang des Tages vom Server bestimmt, deswegen geben Sie zusätzlich Ihre Zeitzone an.

Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, können Sie für jedes seine eigenen Regeln der Nummerierung erstellen. Sie können aber einen allgemeinen Zähler für alle Dokumente im Account haben. Aktivieren Sie nur dann die Option "Fortlaufende Nummerierung in allen meinen Unternehmen nutzen".

Die Liste aller eigenen Unternehmen finden Sie im Bereich CRM - Einstellungen - Detaillierte Informationen meines Unternehmens.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Informationen zum Unternehmen".
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Die gespeicherte Nummerierungsvorlage ordnen Sie der Vorlage des Dokumentes zu. Die Anleitung finden in diesem Beitrag im Bereich "".

Die Nummerierungsvorlagen für Rechnungen und Angebote werden auf die gleiche Weise eingestellt und automatisch für die Elemente angewendet.

Andere Parameter einstellen


Außer der sequenziellen Nummer sind auch folgende Parameter verfügbar: aktueller Tag, aktueller Monat, aktuelles Jahr, zufällige Nummer, Präfix, ID,  ID meines Unternehmens, ID des Kunden

Nutzen Sie die Parameter Aktueller Tag, Aktueller Monat, Aktuelles Jahr, wenn Sie das laufende Datum in der Nummerierung anzeigen möchten.

Zufällige Nummer ergibt eine zufällige Kombination aus Zahlen und Großbuchstaben mit der angegebenen Länge, z. B. 4C2FW.

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Präfix ist eine beliebige Reihe von Symbolen, die an einer bestimmten Stelle in der Nummer eingefügt wird. Im Beispiel haben wir als Präfix das Wort Rechnung genommen.

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ID ist Identifikator des Elementes, aus dem wir das Dokument erstellen, z. B. ID des Auftrags.

ID meines Unternehmens - Nummer des Unternehmens aus CRM - Einstellungen - detaillierte Informationen meines Unternehmens.

ID des Kunden - ID des Unternehmens oder des Hauptkontaktes aus dem Element.

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Automatische Nummerierung in der Vorlage des Dokumentes einstellen

Öffnen Sie das CRM-Element, klicken Sie auf Dokument - Neue Vorlage hinzufügen.

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Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

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Wenn Sie schon Ihre eigene Nummerierungsvorlage in den CRM-Einstellungen erstellt haben, wählen Sie diese aus der Liste aus und speichern Sie die Änderungen.

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Wenn Sie noch keine Nummerierungsvorlagen haben, können Sie eine neue Vorlage direkt hier erstellen oder die vorhandenen bearbeiten, indem Sie die entsprechende Option in den Einstellungen auswählen.

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Kombinieren Sie die Parameter und erstellen Sie neue benutzerdefinierte Vorlagen.

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Was können Sie tun, wenn die Nummerierung fehlerhafte Werte ergibt?

Nehmen wir an, dass die automatische Nummerierung schon längst eingestellt haben. Sie funktioniert korrekt. Aber einmal haben Sie beim Erstellen eines neuen Dokumentes entdeckt, dass die Nummerierung einen falschen Wert aufzeigt.

Häufig tritt der Felder auf, weil die Option Fortlaufende Nummerierung in allen meinen Unternehmen nutzen nicht aktiviert ist. Jede Änderung im Bereich CRM - Einstellungen - Detaillierte Informationen meines Unternehmens werden die automatische Nummerierung beeinflussen. Zum Beispiel: 

  • Sie haben keine eigenen Unternehmen erstellt. Sie haben die Nummerierung eingestellt und haben angefangen, mit Dokumenten zu arbeiten. Wenn Sie dann detaillierte Informationen Ihres Unternehmens hinzufügen, beginnt die Nummerierung vom Anfang an.
  • Sie haben 2 Unternehmen. Wenn Sie ein anderes Unternehmen zum Standardverkäufer machen, beginnt die Nummerierung vom Anfang an.
  • Sie haben schon einige Unternehmen. Sie entscheiden, die Option Fortlaufende Nummerierung in allen meinen Unternehmen nutzen zu aktivieren. In diesem Fall beginnt die Nummerierung vom Anfang an.

Wie kann man verstehen, welches Unternehmen mit dem Auftrag verbunden ist? Standardmäßig wird das Unternehmen, für das Sie in den Einstellungen die Option "Zum Standradverkäufer machen" aktiviert haben, mit dem Auftrag verbunden. Für dieses Unternehmen werden Dokumente erstellt. 

Wenn Ihre Nummerierung fehlerhafte Werte ergibt, wird es empfohlen, eine neue Nummerierungsvorlage zu erstellen, die Startnummer anzugeben und die Option Fortlaufende Nummerierung in allen meinen Unternehmen nutzen zu aktivieren.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Informationen zum Unternehmen".
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