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Bitrix24Help

Bitrix24.Sign im CRM

Bitrix24.Sign ist eine elektronische Unterschrift (keine digitale Unterschrift) und stellt eine effiziente, rechtlich bindende Methode vor, um eine Einverständniserklärung oder eine Genehmigung zu einem digitalen Dokument einzuholen oder zu erteilen. Jedes Land hat seine eigene Gesetzgebung und Regelungen für die Verwendung elektronischer Signaturen. In einigen Ländern muss eine spezielle Vereinbarung mit dem Kunden vor der Nutzung der Funktion über die Verwendung einer elektronischen Unterschrift abgeschlossen werden. Stellen Sie bitte sicher, dass die Nutzung des Tools der Gesetzgebung und der Regelungen Ihres Landes nicht widerspricht. Möglicherweise ist die elektronische Unterschreibung nicht für alle Dokumente geeignet. Es wird ausdrücklich empfohlen, sich vor der Verwendung der elektronischen Unterschrift von kompetenter Seite entsprechend juristisch beraten zu lassen.

Die Funktion Bitrix24.Sign spart Ihnen Zeit und Geld. Die vollständige Information zu Ihrem Unternehmen und den Vertragsparteien wird aus dem CRM hochgeladen. Das Dokument kann per SMS oder E-Mail abgesendet werden. Es stehen Ihnen mehrere Varianten zur Auswahl, wie Sie schnell das Dokument an Ihren Kunden schicken können, ohne das CRM-Element zu verlassen.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Bitrix24.Sign".

Automatische Unterzeichnung von Dokumenten

Um jedes Mal die Felder und Daten für verschiedene Vertragsparteien im Dokument nicht auszufüllen, können Sie das Dokument zum Unterschreiben in 2 Klicks absenden. Das betrifft nur gleichartige Dokumente. Wenn Sie z. B. früher eine Rechnung generiert haben, schlägt Ihnen das System vor, die vorhandene Rechnungsvorlage zu verwenden und sie abzusenden. 

Öffnen Sie eine Auftrag und erstellen Sie das gewünschte Dokument.

Klicken Sie auf Unterschreiben. Das System schlägt Ihnen vor, die Vorlage zu verwenden, die früher für ein anderes CRM-Element verwendet wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Vorlage wieder nutzen

In diesem Fall werden alle Felder im Dokument kopiert, die Sie bei der vorigen Vertragspartei angefordert haben (Stempel, Unterschrift, detaillierte Informationen u. a.). Die Kontaktdaten des Kunden lädt das System aus seinem CRM-Formular hoch. Das Dokument wird zur Unterzeichnung automatisch an den Kunden gesendet.

Dadurch können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie gleichartige Dokumente an mehrere Vertragsparteien versenden.

Dokument im CRM-Formular erstellen

Öffnen Sie den Auftrag, Lead oder Kontakt im CRM und erstellen Sie das gewünschte Dokument.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Dokumente im CRM".

Klicken Sie im erstellten Dokument auf Unterschreiben.

Füllen Sie die Felder aus und senden Sie das Dokument ab.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Elektronisches Dokument erstellen und zur Unterzeichnung senden".

Dokument im CRM-Formular auswählen

Öffnen Sie das gewünschte Dokument in der Timeline des Auftrags, Leads oder Kontaktes und klicken Sie auf Unterschreiben.

Füllen Sie die Felder aus und senden Sie das Dokument ab.

Automatisierungsregel für die Unterzeichnung einstellen

Stellen Sie die Automatisierungsregeln für die Unterzeichnung ein, um Ihre Dokumente aus dem CRM automatisch zur Unterzeichnung zu versenden. Gehen Sie auf CRM > Automatisierungsregeln.

dokumentcrm5.jpg

Fügen Sie die Regel in der ausgewählten Phase hinzu, indem Sie das Pluszeichen «+» anklicken.

dokumentcrm6.jpg

Klicken Sie auf Papierarbeit > Dokument zum Unterschreiben senden.

dokumentcrm7.jpg

Geben Sie die verantwortliche Person für die Unterzeichnung des Dokumentes und die Vorlage aus, die an den Kunden gesendet wird.

Wenn die Dokumentvorlage in der Liste fehlt, erstellen Sie ein neues Dokument und füllen Sie alle Felder aus. 

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Elektronisches Dokument erstellen und zur Unterzeichnung senden".

Speichern Sie die Einstellungen. Wenn Sie jetzt den Auftrag in diese Phase verschieben, generiert das System das Dokument automatisch und sendet es zur Unterzeichnung an alle Vertragsparteien.

Jede Automatisierungsregel sendet einen Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag usw.). Wenn Sie mehrere Dokumententypen automatisieren müssen, können Sie mit Ihren Automatisierungsregeln separate Phasen erstellen.
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