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Bitrix24.Sign. Anwendungsbeispiel

Die Updates werden schrittweise in allen Bitrix24-Accounts installiert. Wenn Sie die Funktion noch nicht haben, warten Sie ein wenig bitte. In Kürze erscheint das Tool in allen Bitrix24.

In diesem Beitrag erzählen wir Ihnen, wie das neue Toll Bitrix24.Sign an einem bestimmten Beispiel funktioniert. Die Funktion ist besonders für die Unternehmen hilfreich, die oft Dokumente mit den Kunden teilen und den Vorgang maximal einfach, schnell und bequem organisieren möchten.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Bitrix24.Sign".

Die Unterzeichnung eines Dokumentes erfolgt nach einer bestimmten Reihenfolge:

  1. Der Mitarbeiter erstellt ein Dokument, füllt Daten aus und sendet es zur Unterzeichnung;
  2. Der Geschäftsführer erhält das Dokument zur Unterzeichnung zugestellt;
  3. Nachdem die erste Partei das Dokument unterschrieben hat, wird das Dokument an den Kunden geschickt.
Bitrix24.Sign ist eine elektronische Unterschrift (keine digitale Unterschrift) und stellt eine effiziente, rechtlich bindende Methode vor, um eine Einverständniserklärung oder eine Genehmigung zu einem digitalen Dokument einzuholen oder zu erteilen. Jedes Land hat seine eigene Gesetzgebung und Regelungen für die Verwendung elektronischer Signaturen. In einigen Ländern muss eine spezielle Vereinbarung mit dem Kunden vor der Nutzung der Funktion über die Verwendung einer elektronischen Unterschrift abgeschlossen werden. Stellen Sie bitte sicher, dass die Nutzung des Tools der Gesetzgebung und der Regelungen Ihres Landes nicht widerspricht. Möglicherweise ist die elektronische Unterschreibung nicht für alle Dokumente geeignet. Es wird ausdrücklich empfohlen, sich vor der Verwendung der elektronischen Unterschrift von kompetenter Seite entsprechend juristisch beraten zu lassen.

Dokumente vorbereiten und absenden

In unserem Beispiel senden wir einen Lieferschein aus Auftrag im CRM. Als Erstes erstellen wir ein Dokument für die weitere Einstellung.

Im erstellten Dokument füllen wir die Information zum Kunden aus und fügen benötigte Felder hinzu: Datum, Bankverbindung, Unterschrift und Stempel.

Wir geben die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer unseres Geschäftsführers und des Kunden an. An diese Adresse bzw. Nummer wird die Anfrage zur Unterzeichnung gesendet. Wir stellen sicher, dass alle Daten korrekt sind, und senden das Dokument zur Unterzeichnung ab.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag " Elektronisches Dokument erstellen und zur Unterzeichnung senden".

Unterzeichnung des Dokumentes durch den Geschäftsführer Ihres Unternehmens

Der Geschäftsführer Ihres Unternehmens erhält das Dokument zugesendet, liest es aufmerksam durch und lädt die Unterschrift und den Stempel hoch. Nach dem Ausfüllen wird das Dokument unterschrieben und an den Kunden gesendet.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag " Unterzeichnung des Dokumentes durch Geschäftsführer Ihres Unternehmens".
 

Unterzeichnung des Dokumentes durch den Kunden

Im nächsten Schritt wird das Dokument an den Kunden gesendet. Als Kontaktdaten haben wir seine Telefonnummer angegeben, deswegen wird der Link per SMS geschickt. Der Kunde füllt alle Daten aus und lädt seine Unterschrift hoch. Da der Kunde in unserem Beispiel natürliche Person ist, haben wir den Stempel nicht angefragt.

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Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Unterzeichnung des Dokumentes durch den Kunden".

Sobald der Kunde das Dokument unterschreibt, wird eine E-Mail mit der Datei im PDF-Format und der Information über die Unterzeichnung an alle Parteien gesendet. Wir können das Dokument herunterladen und auch im speziellen Online-Service prüfen, dass der Kunde die Bedingungen oder den Gesamtbetrag nicht bearbeitet hat.

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Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Integrität des unterzeichnetes Dokumentes prüfen".

In Ihrem Account können Sie bequem die Dokumente kontrollieren. In der Pipeline sehen Sie gleich, welche Dokumente in welcher Bearbeitungsphase im Moment sind.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Dokumente kontrollieren".
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