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Automatisierungsregeln und Trigger

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Die Automatisierungsregeln sind nur den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar (Tarif PLUS - nur für die Leads, Tarif Standard bzw. Professional - für die Leads und die Aufträge).

Automatisierungsregeln und Trigger helfen Ihnen, Prozesse im CRM zu automatisieren, wobei ein bestimmter Handlungsalgorithmus zum Bearbeiten von Leads und Aufträgen erstellt wird.

So funktionieren Automatisierungsregeln

Eine Automatisierungsregel ist immer mit einem Status verknüpft und wird aktiviert, nachdem das Element in den entsprechenden Status versetzt wurde. Dabei können diese Regeln die Aktivierungszeit beinhalten und eine erforderliche Aktion angeben: Aufgabe, Benachrichtigung, E-Mail, Anruf u.a.

Sie können die Automatisierungsregeln direkt in dem CRM-Formular eines Leads bzw. eines Auftrages konfigurieren. Die Einstellungen werden für alle Elemente gespeichert.

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Automatisierung können Sie auch im Bereich CRM - Einstellungen - Automatisierung einstellen

Standardautomatisierungen für die Benachrichtigungen sind bereits verfügbar.

Die erledigten Aktionen werden mit einem grünen Häkchen markiert.

Automatisierungsregeln konfigurieren

Zum Bearbeiten klicken Sie im CRM-Formular auf die Schaltfläche Automatisierungsregeln konfigurieren.

Beim Bearbeiten können Sie die vorhandenen Regeln verschieben oder ändern sowie eine neue Automatisierung hinzufügen.

Komplizierte Geschäftsprozesse können Sie im Visual Designer erstellen und konfigurieren. Klicken Sie dazu auf den Link "Im Workflow Designer bearbeiten".
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Diese Funktion ist in den Tarifen Standard und Professional verfügbar.

Für jede Regel kann man die Aktivierungszeit im Feld Ausführen angeben: sofort, in, nur in Bürozeiten.

  • Sofort - bedeutet, dass die Regel ausgeführt wird, sobald das Element den bestimmten Status erreicht hat.
  • Nach der vorherigen - dieser Parameter wird empfohlen, wenn Sie eine Kette von Aktionen starten möchten.
  • In – Zeitverzögerung, mit der die Regel angewendet wird, nachdem der Status eines CRM-Elements geändert wurde.
  • In Bis - Die Regel wird in einem bestimmten Zeitraum vor dem Datum angewendet, das im CRM-Element angegeben ist.
  • Genaue Zeit - die Regel wird zum angegebenen Zeitpunkt ausgelöst.

Standardmäßig wird die jeweilige Automatisierungsregel für alle Elemente mit diesem Status angewendet. Aber Sie können zusätzliche Bedingungen angeben.

Zudem können Sie für jede Automatisierungsregel die Feldwerte angeben: z.B. Bezeichnung des Leads. Wenn die Regel aktiviert wird, wird die Bezeichnung des Leads im Thema der Aufgabe hinzugefügt.

Nachdem wir diese Parameter kennengelernt haben, können wir uns jetzt die Regeln selbst anschauen.

Alle Automatisierungsregeln werden in 4 Gruppen geteilt:

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für Mitarbeiter

Aktivität

Die Automatisierungsregel erstellt eine CRM-Aktivität für die Verantwortlichen.

Geben Sie eine Betreff und eine Beschreibung an und bei Bedarf aktivieren Sie die Optionen "Wichtig" und "Aktivität automatisch abschließen, wenn Aktivitätsstatus aktualisiert wird".

Aufgabe

Sie können für Ihren Mitarbeiter eine Aufgabe erstellen. Unter Mehr finden Sie zusätzliche Parameter, die Sie wie auch in jeder Aufgabe in Ihrem Bitrix24 konfigurieren können.

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Einen Anruf / Termin planen

Die Regel plant einen Anruf / Termin und benachrichtigt den Mitarbeiter darüber. Der geplante Anruf / Termin wird in der Liste der Aktivitäten hinzugefügt und im Kalender aller Verantwortlichen angezeigt.

Dokument bearbeiten

Die Regel ändert das ausgewählte Feld des Elemetes, wenn es in einen anderen Status verschoben wird.

Status ändern

Diese Regel hilft Ihnen, den Status vom Element automatisch zu ändern. Geben Sie einfach an, wann der Status geändert werden muss.

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Kontrolle

Diese Regel hilft Ihnen, die Verschiebung von Elementen durch Sales Funnel zu kontrollieren. Die Regel sendet den angegebenen Mitarbeiter eine entsprechende Nachricht.

Warten

Die Regel kann Ihnen beim Erstellen einer Kette von Aktionen hilfreich sein. Geben Sie an, wie lange das System abwarten soll, und fügen, wenn notwendig einen Kommentar hinzu.

Eine beliebige Kundenaktivität beendet das Warten. Sie können z.B. eine E-Mail an einen Kunden senden und warten, bis der Kunde auf die E-Mail warten wird.

Verantwortlichen ändern

Diese Regel ändert den Verantwortlichen im Element. Das kann hilfreich sein, wenn Sie die Verantwortung teilen möchten. Der eine Mitarbeiter sammelt die Information, der andere schließt die Aufträge usw.

E-Mail senden / SMS senden

Die Regel sendet automatisch eine E-Mail bzw. SMS an den Kunden.

Erstellen aus

Die Regel konvertiert den Lead bzw. Auftrag: erstellt aus dem Lead einen Auftrag, Kontakt oder ein Unternehmen.

Benachrichtigung

Diese Regel versendet die Benachrichtigungen an die angegebenen Mitarbeiter.

Kontalt für den Lead erstellen

Die Regel erstellt einen Kontakt und verbindet diesen mit dem Lead. Der Lead wird dabei wiederkerdend.

Die Regel konvertiert den Lead nicht, sie erstellt nur einen Kontakt.

Nachricht zum Activity Stream hinzufügen

Es ist noch eine Möglichkeit, die Mitarbeiter über die wichtigen Aufgaben zu benachrichtigen.

Element löschen

Die Regel löscht den aktuellen Lead oder den Auftrag. Sie können z.B. Junk Leads loschen, wenn Leads in diesen Status verschoben werden.

Zu Ausnahmen hinzufügen

Die Regel fügt die Kontakdaten vom Lead oder Auftrag zu Ausnahmen. E-Mails oder Anrufe von diesem Kunden werden im CRM nicht gespeichert.

Nähere Informationen hierzu finden Sie im Beitrag "E-Mails und Telefonnummern zu Ausnahmen hinzufügen".


für Kundenkommunikation

Automatischer Anruf

Die Automatisierungsregel erstellt einen automatischen Anruf und teilt dem Kunden den eingegebenen Text mit.

Mieten Sie bitte eine Telefonnummer oder schließen Sie die SIP-Telefonie an, um diese Option zu nutzen.

SMS senden

Die Regel sendet automatisch an den Kunden eine SMS mit dem eingegebenen Text.

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Für die SMS-Kampagne integrieren Sie bitte vorher einen Twilio Account oder einen Account bei LOX24 mit Bitrix24.

E-Mail senden

Die Regel sendet automatisch eine E-Mail mit allen Anhängen an Ihren Kunden.

Via Kommunikationskanal senden

Die Regel sendet dem Kunden eine Nachricht mit dem eingegebenen Text in den Kommunikationskanal, in dem Sie mit dem Kunden kommuniziert haben.



Werbung

Die Regel fügt automatisch den Kunden zur erstellten Zielgruppe hinzu.

Die Nachrichtentexte und Zielgruppen erstellen Sie dabei in Facebook, Google AdWords, VK, Yandex Werbeaccounts.

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Benutzerdefinierte Automatisierungsregeln

WebHook

Dank dieser Regel werden die Daten in ein anderes System versendet. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Marketplace

Für zusätzliche Optionen können Sie eine der Marketplace-App aktivieren.



Trigger

Trigger ist eine Aktion seitens Kunden, welche die Statusänderung aktiviert. Sobald der Trigger losgeht, wird das Element in den erforderlichen Status versetzt, wonach die entsprechenden Automatisierungsregeln aktiviert werden.

Trigger berücksichtigen nicht den vorherigen Status des Elements. Wurde ein Element in einen höheren Status versetzt, werden dadurch keine Trigger aktiviert, die an einen niedrigeren Status angehängt sind.

Triggertypen

  • Eingehende E-Mail - wird aktiviert, nachdem eine E-Mail vom Kunden erhalten wird
  • E-Mail gelesen - der Empfänger hat die E-Mail gelesen, die aus dem CRM-Formular oder mithilfe von Automatisierungsregel "E-Mails senden" gesendet wurde.
  • E-Mail-Link angeklickt - der Kunde hat auf den Link in der E-Mail getippt. Der Link wird beim Erstellen des Triggers angegeben.
  • Eingehender Anruf - gilt für alle eingehenden Anrufe unabhängig von der Verbindungsweise der Telefonie.
  • CRM-Formular ausfüllen - Sie können jetzt nachverfolgen, wann Ihr Kunde das CRM-Formular ausgefüllt und abgesendet hat.
  • WebHook - WebHook wurde verwendet. Für diesen Trigger gibt man URL an.
  • Besuch - wird auslösen, wenn der Besuch-Tracker aktiviert wurde.
  • Erneute Besucher - wenn das Lead aus dem CRM-Formular oder Rückruf erstellt wurde, wird der Trigger aktiviert, falls der Kunde wieder Ihre Website besucht.
  • Eingehende Nachricht im Kommunikationskanal 
  • App-Trigger - Sie können Apps aus Marketplace beim Ersteller der Trigger verwenden.

Zugriffsrechte

Sie können Zugriffsrechte für die Automatisierungen einstellen. Die Option finden Sie im Bereich CRM - Einstellungen - Zugriffsrechte.

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Wählen Sie eine Rolle und das Zugriffsrecht aus.

Sie können zudem Zugriffsrechte auf Automatisierungen in Leads und Aufträgen gesondert einstellen.

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag "Zugriffsrechte im CRM".

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