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Automatisierungsregeln

Automatisierungsregeln und Trigger helfen Ihnen, Prozesse im CRM zu automatisieren, wobei ein bestimmter Handlungsalgorithmus zum Bearbeiten von Leads und Aufträgen erstellt wird.

Um den Bereich mit Automatisierungsregeln zu öffnen, klicken Sie auf den Button Automatisierungsregeln im Kanban oder in der Listenansicht im CRM.

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Automatisierungsregeln sind in Leads, Aufträgen, Angeboten, Rechnungen, Smartprozessen, aber nicht in allen Tarifen verfügbar. Erfahren Sie mehr auf unserer Preisseite.

So funktionieren Automatisierungsregeln

Eine Automatisierungsregel ist immer mit einem Status verknüpft und wird aktiviert, nachdem das Element in den entsprechenden Status versetzt wurde.

In diesem Beispiel wird die Regel ausgelöst, wenn das Element in die 2. Phase versetzt wird.

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Jede Regel führt nur einen Typ der Aktion aus: Aufgabe, Benachrichtigung, E-Mail, Anruf u.a. Dabei kann man für eine Phase mehrere Automatisierungsregeln hinzufügen, die gleichzeitig oder in einer bestimmten Reihenfolge ausgelöst werden.

In Aufträgen werden die Automatisierungsregeln getrennt für jede Pipeline konfiguriert.

Im Formular des Elementes können Sie prüfen, ob die Regel ausgeführt wurde, Öffnen Sie den Tab Automatisierung.

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Im Slider wird der Status der Regel durch die Farbe und das Icon markiert. Dabei sind folgende Varianten möglich:

  • Grüne Farbe und Häkchen - die Regel wurde ausgelöst und hat die Aktion ausgeführt.
  • Grüne Farbe und rotes Icon - die Regel wurde ausgelöst, aber die Aktion wurde nicht ausgeführt. Der Hinweis erklärt Sie den Grund.
  • Weiße Farbe und rundes Icon - die Regel wurde noch nicht ausgelöst. Z. B.: die Regel wird nach der vorherigen Regel ausgeführt, bzw. eine Pause in der Regel wurde angegeben.
  • Weiße Farbe ohne Icons - die Regel wurde nicht ausgelöst, wenn z. B. eine Bedingung nicht erfüllt wurde.
Lesen Sie mehr im Beitrag "Bedingungen im CRM".
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Verfügbare Aktionen für Automatisierungsregeln

Die Regeln kann man erstellen, kopieren, verschieben und löschen. Für diese Aktionen werden Zugriffsrechte auf Ändern der Automatisierungsregeln benötigt.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Zugriffsrechte im CRM".

Um die Regel zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen in der nötigen Phase.

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Um die Regel zu bearbeiten, zu kopieren oder zu löschen, klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Zum Kopieren der Regeln sind 2 Varianten verfügbar:

  • Eine Regel kopieren. In diesem Fall wird eine Kopie der Regel erstellt, die man mit der Maus in eine beliebige Phase verschieben kann: Klicken Sie auf Kopieren im Formular der Automatisierungsregel.
  • Alle Regeln in der Phase kopieren und verschieben. Diese Variante hilft, die Regeln zu kopieren und zwischen den Phasen, Auftragspipelines und CRM-Elementen zu verschieben.
Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Automatisierungsregeln kopieren, zwischen Phasen, Pipelines und CRM-Elementen verschieben".
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Verfügbare Automatisierungsregeln

Die Automatisierungsregeln können in folgende Gruppen aufgeteilt werden:

  • Trigger - die Automatisierungsregeln, die das Element in ihre Phase verschieben, nachdem eine bestimmte Aktion ausgeführt wurde.
  • Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Trigger".
  • Für Mitarbeiter - diese Regeln führen eine bestimmte Aktion im CRM oder mit Mitarbeitern aus: bearbeiten Dokumente, verwalten die Benachrichtigungen für Mitarbeiter, erstellen Aufgaben usw.
  • Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Automatisierungsregeln für Mitarbeiter".
  • Für Kundenkommunikation - diese Regeln kommunizieren mit dem Kunden: senden SMS, Nachrichten in Kommunikationskanäle ab oder rufen den Kunden an.
  • Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Automatisierungsregeln für Kommunikation".
  • Werbung - die Regel fügt Kundendaten zur Zielgruppe hinzu. Man sollte im Voraus eine Werbekampagne und Zielgruppe an der Seite des Werbeservices erstellen.
  • Benutzerdefinierte Automatisierungsregeln - Webhooks und Anwendungen aus dem Bitrix24.Market, welche die Automatisierungsregeln von Drittanbietern hinzufügen.
  • Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Vorgefertigte Anwendungsbeispiele von WebHooks für Entwickler".

    F.A.Q.

    Warum sind keine Automatisierungsregeln in meinem Account verfügbar?

    Die Funktion Automatisierungsregeln sind in den Tarifen CRM+, Standard und Professional verfügbar.

    Wann wird die Automatisierungsregel gestartet?

    Die Automatisierungsregel wird ausgeführt, nachdem der Auftrag bzw. Lead in den entsprechenden Status versetzt wird.

    Kann eine Regel nach einem Ereignis im Formular des CRM-Elementes ausgeführt werden (eine Aufgabe wurde erstellt oder ein Feld wurde ausgefüllt)

    Nein, die Regel wird ausgeführt, wenn jeweiliges Element in den entsprechenden Status versetzt wird.

    Ich habe eine Regel für einen Status erstellt. In diesem Status waren schon Elemente. Aber die Regel wurde in diesen Leads bzw. Aufträgen wurde nicht angewendet. Warum?

    Die Regel funktioniert nur für die Elemente, die nach seiner Erstellung in den jeweiligen Status versetzt wurden.

    Ich habe das Element in den nächsten Status versetzt, aber nicht alle Regeln im vorherigen Status ausgeführt wurde. Was passiert in diesem Fall?

    Nachdem Sie das Element in den nächsten Status verschoben haben, werden alle noch nicht ausgeführten Regeln gestoppt.

    Werden die Automatisierungsregeln für den ganzen Account oder für jeden Mitarbeiter erstellt?

    Die Regeln werden für den ganzen Account erstellt. Sie können Regeln für jede Auftragspipeline einrichten.

    Wer kann die Regeln einstellen?

    Die Mitarbeiter mit den Zugriffsrechten auf Ändern der Regeln.

    Kann man mehrere Regeln für einen Status erstellen?

    Ja, natürlich. Sie können auch in den Regeln Bedingungen dafür angegeben.

    Kann man eine Regel mit Verzögerung ausführen?

    Ja, es ist möglich. Die min. Pause ist 10 Minuten.

    Ich habe mehrere Regeln in einem Status, werden Sie nacheinander oder parallel ausgeführt?

    Parallel, wenn die gleichen Bedingungen für die Ausführung angegeben wurden.

    Kann man mithilfe von Regeln in den Auftrag die Information aus den Feldern eines Unternehmens bzw. Kontaktes einfügen?

    Ja, es ist möglich. Um die Liste der Felder anzuzeigen, tippen Sie auf ... in den Einstellungen der Regel.

    Wie kann man erfahren, dass die Regel angewendet wurde?

    Öffnen Sie den Reiter Automatisierung im Formular des Elementes. Die angewendete Regel wird mit dem grünen Häkchen markiert.

    Was bedeuten andere Icons in den Regeln?

    Nicht ausgeführte Regeln sind mit einem roten Häkchen markiert. Navigieren Sie den Kursor darauf, um die Information über den Fehler zu erfahren. Das Kreis-Icon bedeutet, dass die Regel noch nicht angewendet wurde. Es kann sein, dass die Verzögerung in dieser Regel angegeben wurde oder sie nach der vorherigen Regel ausgeführt werden soll.

    Was können die Automatisierungsregeln nicht?

    Die Automatisierungsregeln können folgende Aktivitäten NICHT ausführen:

    • Produkte ändern, hinzufügen und löschen;
    • E-Mail-Vorlagen nutzen;
    • Das Feld "Ressourcen buchen" nutzen (nur die Buchung löschen);
    • Rechnungen und Angebote bearbeiten oder löschen;
    • Das Feld "Geschäftsanalytik" nutzen.

    In welchen Fällen werden die Regeln nicht ausgeführt?

    Die Regel wird nicht ausgeführt, wenn der Lead bzw. Auftrag

    • aus einer CSV-Datei;
    • aus den Bestellungen im Onlineshop;
    • mithilfe einer anderen Regel oder eines Workflows

    erstellt wurde.

    In den Bedingungen kann man UND und ODER auswählen. Wie funktioniert das?

    Die Bedingung kann aus mehreren Teilen bestehen, die durch UND getrennt sind. Wenn ein beliebiger Teil nicht entspricht, wird die regel nicht ausgeführt. Wenn die Teile durch ODER getrennt sind und der erste Teil nicht entspricht, wird der 2. Teil geprüft.

    Danke, das hilft
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