Aufgaben sind das Werkzeug zum Planen und Verwalten der Arbeitsprozesse im Unternehmen. Mithilfe von Aufgaben können die Nutzer ihre Arbeit planen und die Abteilungsleiter die Effektivität der Mitarbeiter nachverfolgen und Projekte verwalten.
Aufgaben erstellen
Im Bereich Aufgaben und Projekte klicken Sie den blauen Button "Neue Aufgabe" an.
1. Geben Sie den Namen und eine detaillierte Beschreibung ein.
Geben Sie den Namen und eine ausführliche Beschreibung der Aufgabe ein. Das hilft den Verantwortlichen, den Inhalt der Aufgabe zu verstehen.
Man kann die Priorität der Aufgabe hervorheben, indem man die Aufgabe als wichtig markiert. Damit kann der Verantwortliche verstehen, dass die Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert oder schnell zu erledigen ist.
2. Checkliste erstellen
Checkliste ermöglicht es Ihnen, eine eigene Liste mit den Aktionen zu erstellen. Jeden Punkt kann man als erledigt markieren, nachdem eine der Aktionen erledigt worden ist.
3. Teilnehmer hinzufügen
In Bitrix24 gibt es 4 Rollen in den Aufgaben: Verantwortliche Person, Erstellt von, Mitwirkende und Beobachter.
- Verantwortliche Person erledigt die Aufgabe.
- Ersteller der Aufgabe ist die Person, die diese Aufgabe kontrolliert und auswertet.
- Mitwirkende - diese Mitarbeiter helfen, wenn nötig, bei der Erledigung der Aufgabe. Sie haben dieselben Rechte wie Verantwortliche Person.
- Beobachter werden die Erledigung der Aufgabe nachverfolgen, Benachrichtigungen bekommen und können Kommentare hinzufügen, aber selbst an der Erledigung nehmen sie nicht teil.
Wenn Sie Administrator des Accounts sind, wählen Sie einfach andere Nutzer in den entsprechenden Feldern aus.
Einfache Nutzer können andere Mitarbeiter als Ersteller auswählen, aber sie werden in solchen Aufgaben als verantwortliche Personen angegeben.
4. Fristen bestimmen
Die Frist ist eine sehr wichtige Eigenschaft der Aufgabe. Sogenannte Deadlines kann man entweder in einem Kalender auswählen oder manuell eingeben.
Über den Link Zeitplanung werden zusätzliche Parameter angegeben, welche die Fristen der Aufgabe angehen. In diesem Feld können Sie angeben, wann die Aufgabe zu starten und zu beenden ist, oder wie lange die Aufgabe dauern sollte.
5. Aufgabenparameter einstellen
Unter den Aufgabenparametern sind folgende Optionen verfügbar:
- Verantwortliche Person darf Frist ändern - Verantwortliche Person kann Daten der Aufgabe sowie Frist ändern. Sie werden über alle diese Änderungen benachrichtigt, da Sie die Aufgabe erstellt haben.
- Wochenenden und Feiertage überspringen - Fallen die Daten der Aufgabe auf Wochenenden oder Feiertage, wird die Aufgabendauer erweitert, um so eine genauere Zeitplanung zu ermöglichen.
- Aufgabenergebnis kontrollieren - Nachdem die Aufgabe von einem Verantwortlichen fertiggestellt worden ist, wird sie zum Aufgabenautor zur Kontrolle gesendet. Akzeptiert der Aufgabenautor das Ergebnis, ist die Aufgabe somit abgeschlossen. Anderenfalls kann die Aufgabe zur Überarbeitung gesendet werden.
- Zu Lesezeichen hinzufügen - Lesezeichen sind Ihre persönlichen Aufgabenlisten für tägliche, wöchentliche oder auch monatliche Planung. Die Lesezeichen enthalten alle ausgewählten Aufgaben unabhängig deren Status, ob Sie dort Verantwortlicher, Mitwirkender usw. sind. Markieren Sie eine Aufgabe, damit sie in dieser Liste erscheint.
- Zur Tagesplanung hinzufügen - Der Tagesplan befindet sich im oberen Seitenbereich neben der Uhr. Sie können eine Aufgabe zum Tagesplan hinzufügen, um darauf schneller zugreifen zu können.
- Aufgabenfristen werden von Fristen der Teilaufgaben abgeleitet - Die geplanten Anfangs- und Abschlussdaten für diese Aufgabe werden anhand von Daten für Teilaufgaben kalkuliert. Das Anfangsdatum wird das früheste unter allen Teilaufgaben sein, das Abschlussdatum wird das späteste unter allen Teilaufgaben sein.
- Aufgabe automatisch abschließen, wenn alle Teilaufgaben abgeschlossen sind (und umgekehrt) - Die übergeordnete Aufgabe wird automatisch abgeschlossen, sobald alle Teilaufgaben dieser Aufgabe abgeschlossen sind. Mit dem Abschluss der übergeordneten Aufgaben werden alle Teilaufgaben automatisch abgeschlossen.
6. Zusammenfassung des Aufgabenstatus aktivieren
Wenn die Option aktiviert ist, können Sie eine Zusammenfassung anfordern, nachdem man die Aufgabe fertiggestellt hat, und einen Kommentar als Ergebnis fixieren.
6. Zusätzliche Einstellungen
Unter Zusätzlich können Sie einige wichtige Parameter bzw. Informationen zu der Aufgabe hinzufügen:
- Projekt - Sie können die Projektgruppe auswählen, zu der die Aufgabe gehört.
- Zeitaufwand aktiviert die Zeiterfassung in der Aufgabe.
- An Aufgabe erinnern - hier stellen Sie eine Erinnerung ein, die Sie per Sofortnachricht oder E-Mail erhalten.
- Aufgabe wiederholen
- Gantt - fügen Sie die vorherige Aufgabe hinzu, wenn so eine existiert.
- CRM - hier kann man ein Element aus dem CRM hinzufügen (Kontakte, Leads usw.)
- Teilaufgabe von - wählen Sie die Hauptaufgabe für die untergeordnete Aufgabe aus.
- Tags - erstellen Sie Tags für die Aufgaben, um sie schnell finden und sortieren zu können.
- Benutzerdefinierte Felder
- Abhängige Aufgaben - die Option erlaubt, Aufgaben visuell miteinander zu verbinden.
Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, klicken Sie auf den Button Aufgabe hinzufügen.
Status der Aufgabe
Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt haben, bekommen Sie den Status angezeigt:
- Anstehend seit - die Aufgabe wurde erstellt und muss gestartet werden. Der Status erscheint auch, falls eine Pause eingelegt wurde.
- In Arbeit seit - der Status erscheint, nachdem man die Ausführung der Aufgabe begonnen hat.
- Fertiggestellt - die Aufgabe ist beendet.
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