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Aufgaben erstellen / Aufgabenformular

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Aufgaben stellen das wichtigste Werkzeug zum Planen und Verwalten der Arbeitsprozesse im Unternehmen vor.

Im Bereich Aufgaben klicken Sie den blauen Buttor "Neue Aufgabe" an.

neu.png

Haupteinstellungen

Nachdem Sie Neue Aufgabe angeklick haben, erhalten Sie das Aufgabenformular geöffnet.

Geben Sie den Namen und eine ausführliche Beschreibung der Aufgabe ein.

Checkliste ermöglicht es, eine eigene Liste mit den Aktionen erstellen. Jeden Punkt kann man als erledigt markieren, nachdem eine der Aktionen erledigt worden ist.

Man kann die Priorätät der Aufgabe hervorheben, indem man die Aufgabe als wichtig markiert. Damit kann der Verantwortliche verstehen, dass die Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert oder schnell zu erledigt ist.

Die Frist ist eine sehr wichtige Eigenschaft der Aufgabe. Sogenannte Deadlines kann man entweder im einem Kalender auswählen oder manuell eingeben.

Über den Link Zeitplanung werden zusätzliche Parameter angegeben, welche die Fristen der Aufgabe angehen. In diesem Feld können Sie angeben, wann die Aufgabe zu starten und zu beenden ist, oder wie viel Zeit die Aufgabe dauern sollte. 

zeitplanung.png


Rollen in Aufgaben

In Bitrix24 gibt es 4 Rollen in den Aufgaben: Verantworttliche Person, Erstellt von, Mitwirkende und Beobachter.

Rollen.png
  • Verantwortliche Person erledigt die Aufgabe.
  • Ersteller der Aufgabe ist die Person, die diese Aufgabe selbst hinzugefügt hat und die Aufgabe kontrolliert und auswertet.
  • Mitwirkende - diese Mitarbeiter werden bei der Erledigung der Aufgabe helfen, wenn es nötig ist. Sie haben dieselben Rechte wie die Verantwortliche Person.
  • Beobachter werden die Erledigung der Aufgabe nachverfolgen, Benachrichtigungen bekommen und können Kommentare hinzufügen, aber selbst an der Erledigung nehmen sie nicht teil.


Aufgabenparameter

Aufgabenparameter ermöglichen es, folgende Optionen zu aktivieren:

  • Verantwortliche Person darf Frist ändern - Verantwortliche Person kann Daten der Aufgabe sowie Frist ändern. Sie werden über alle diese Änderungen benachrichtigt, da Sie die Aufgabe erstellt haben.
  • Wochenenden und Feiertage überspringen - Fallen die Daten der Aufgabe auf Wochenenden oder Feiertage, wird die Aufgabendauer erweitert, um so eine genauere Zeitplanung zu ermöglichen.
  • Aufgabenergebnis kontrollieren - Nachdem die Aufgabe von einem Verantwortlichen fertig gestellt worden ist, wird sie zum Aufgabenautor zur Kontrolle gesendet. Akzeptiert der Aufgabenautor das Ergebnis, ist die Aufgabe somit abgeschlossen. Anderenfalls kann die Aufgabe zur Überarbeitung gesendet werden.
  • Zu Lesezeichen hinzufügen - Lesezeichen sind Ihre persönlichen Aufgabenlisten für tägliche, wöchentliche oder auch monatliche Planung. Die Lesezeichen enthalten alle ausgewählten Aufgaben unabhängig deren Status, ob Sie dort Verantwortlicher, Mitwirkender usw. sind. Markieren Sie eine Aufgabe, damit sie in dieser Liste erscheint.
  • Zur Tagesplanung hinzufügen - Der Tagesplan befindet sich im oberen Seitenbereich neben der Uhr. Sie können eine Aufgabe zum Tagesplan hinzufügen, um darauf schneller zugreifen zu können.
  • Aufgabenfristen werden von Fristen der Teilaufgaben abgeleitet - Die geplanten Anfangs- und Abschlussdaten für diese Aufgabe werden anhand von Daten für Teilaufgaben kalkuliert. Das Anfangsdatum wird das früheste unter allen Teilaufgaben sein, das Abschlussdatum wird das späteste unter allen Teilaufgaben sein.
  • Aufgabe automatisch abschließen, wenn alle Teilaufgaben abgeschlossen sind (und umgekehrt) - Die übergeordnete Aufgabe wird automatisch abgeschlossen, sobald alle Teilaufgaben dieser Aufgabe abgeschlossen sind. Mit dem Abschluss der übergeordneten Aufgaben werden alle Teilaufgaben automatisch abgeschlossen.

Einstellungen, die Sie unter Mehr bearbeitet haben, werden gespeichert und in alle weiteren Aufgaben mitübertragen.



Zusätzlich

Unter Zusätzlich können Sie einige wichtige Parameter bzw. Informationen zu der Aufgabe hinzufügen:

  • Projekt - Sie können die Projektgruppe auswählen, zu der die Aufgaben gehört. 
  • Zeitaufwand
  • An Aufgabe erinnern - hier geben Sie eine Erinnerung, die Sie per Sofortnachricht oder E-Mail erhalten
projekt.png

  • Aufgabe wiederholen
  • Gantt - fügen Sie die vorherige Aufgabe hinzu, wenn so eine existiert.
  • CRM - hier kann man ein Element aus dem CRM hinzufügen (Kontakte, Lead usw.)
  • Teilaufgabe
  • Tags
optionen.png




Status der Aufgabe

Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt haben, bekommen Sie den Status angezeigt:

  • Anstehend seit - die Aufgabe wurde erstellt und muss gestartet werden. Der Status erscheint auch, nachdem eine Pause eingelegt wurde.
  • In Arbeit seit - der Status erscheint, nachdem die Ausführung der Aufgabe begonnen hat.
  • Fertiggestellt - die Aufgabe ist beendet.

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