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Aufgaben erstellen / Aufgabenformular

Aufgaben stellen das wichtigste Werkzeug zum Planen und Verwalten der Arbeitsprozesse im Unternehmen vor. Mithilfe von Aufgaben können die Nutzer ihre Arbeit planen und die Abteilungsleiter die Effektivität der Mitarbeiter nachverfolgen und Projekte verwalten.

So funktioniert das

Im Bereich Aufgaben klicken Sie den blauen Button "Neue Aufgabe" an.

anlegen.jpg

Haupteinstellungen

Nachdem Sie Neue Aufgabe angeklickt haben, erhalten Sie das Aufgabenformular geöffnet.

Geben Sie den Namen und eine ausführliche Beschreibung der Aufgabe ein. Das hilft den Verantwortlichen, den Inhalt der Aufgabe zu verstehen.

Checkliste ermöglicht es Ihnen, eine eigene Liste mit den Aktionen zu erstellen. Jeden Punkt kann man als erledigt markieren, nachdem eine der Aktionen erledigt worden ist.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Checklisten in Aufgaben".

Man kann die Priorität der Aufgabe hervorheben, indem man die Aufgabe als wichtig markiert. Damit kann der Verantwortliche verstehen, dass die Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert oder schnell zu erledigen ist.

Die Frist ist eine sehr wichtige Eigenschaft der Aufgabe. Sogenannte Deadlines kann man entweder in einem Kalender auswählen oder manuell eingeben.

Über den Link Zeitplanung werden zusätzliche Parameter angegeben, welche die Fristen der Aufgabe angehen. In diesem Feld können Sie angeben, wann die Aufgabe zu starten und zu beenden ist, oder wie lange die Aufgabe dauern sollte. 

frist.jpg

Rollen in Aufgaben

In Bitrix24 gibt es 4 Rollen in den Aufgaben: Verantwortliche Person, Erstellt von, Mitwirkende und Beobachter.

rollen.jpg
  • Verantwortliche Person erledigt die Aufgabe.
  • Ersteller der Aufgabe ist die Person, die diese Aufgabe kontrolliert und auswertet.
  • Mitwirkende - diese Mitarbeiter helfen, wenn nötig, bei der Erledigung der Aufgabe. Sie haben dieselben Rechte wie Verantwortliche Person.
  • Beobachter werden die Erledigung der Aufgabe nachverfolgen, Benachrichtigungen bekommen und können Kommentare hinzufügen, aber selbst an der Erledigung nehmen sie nicht teil.

Aufgabenparameter

Unter den Aufgabenparametern sind folgende Optionen verfügbar:

  • Verantwortliche Person darf Frist ändern - Verantwortliche Person kann Daten der Aufgabe sowie Frist ändern. Sie werden über alle diese Änderungen benachrichtigt, da Sie die Aufgabe erstellt haben.
  • Wochenenden und Feiertage überspringen - Fallen die Daten der Aufgabe auf Wochenenden oder Feiertage, wird die Aufgabendauer erweitert, um so eine genauere Zeitplanung zu ermöglichen.
  • Aufgabenergebnis kontrollieren - Nachdem die Aufgabe von einem Verantwortlichen fertiggestellt worden ist, wird sie zum Aufgabenautor zur Kontrolle gesendet. Akzeptiert der Aufgabenautor das Ergebnis, ist die Aufgabe somit abgeschlossen. Anderenfalls kann die Aufgabe zur Überarbeitung gesendet werden.
  • Zu Lesezeichen hinzufügen - Lesezeichen sind Ihre persönlichen Aufgabenlisten für tägliche, wöchentliche oder auch monatliche Planung. Die Lesezeichen enthalten alle ausgewählten Aufgaben unabhängig deren Status, ob Sie dort Verantwortlicher, Mitwirkender usw. sind. Markieren Sie eine Aufgabe, damit sie in dieser Liste erscheint.
  • Zur Tagesplanung hinzufügen - Der Tagesplan befindet sich im oberen Seitenbereich neben der Uhr. Sie können eine Aufgabe zum Tagesplan hinzufügen, um darauf schneller zugreifen zu können.
  • Aufgabenfristen werden von Fristen der Teilaufgaben abgeleitet - Die geplanten Anfangs- und Abschlussdaten für diese Aufgabe werden anhand von Daten für Teilaufgaben kalkuliert. Das Anfangsdatum wird das früheste unter allen Teilaufgaben sein, das Abschlussdatum wird das späteste unter allen Teilaufgaben sein.
  • Aufgabe automatisch abschließen, wenn alle Teilaufgaben abgeschlossen sind (und umgekehrt) - Die übergeordnete Aufgabe wird automatisch abgeschlossen, sobald alle Teilaufgaben dieser Aufgabe abgeschlossen sind. Mit dem Abschluss der übergeordneten Aufgaben werden alle Teilaufgaben automatisch abgeschlossen.

Zusätzlich

Unter Zusätzlich können Sie einige wichtige Parameter bzw. Informationen zu der Aufgabe hinzufügen:

Einstellungen, die Sie unter Zusätzlich konfiguriert haben, werden gespeichert und in alle weiteren Aufgaben mitübertragen.
  • Projekt - Sie können die Projektgruppe auswählen, zu der die Aufgabe gehört. 
  • Zeitaufwand
  • An Aufgabe erinnern - hier stellen Sie eine Erinnerung ein, die Sie per Sofortnachricht oder E-Mail erhalten.
  • Weitere Informationen zum Thema finden Sie im Beitrag "Erinnerungen in Aufgaben".
einstellungen.jpg

  • Aufgabe wiederholen
  • Gantt - fügen Sie die vorherige Aufgabe hinzu, wenn so eine existiert.
  • CRM - hier kann man ein Element aus dem CRM hinzufügen (Kontakte, Lead usw.)
  • Teilaufgabe
  • Tags
parameter2.jpg

Status der Aufgabe

Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt haben, bekommen Sie den Status angezeigt:

  • Anstehend seit - die Aufgabe wurde erstellt und muss gestartet werden. Der Status erscheint auch, falls eine Pause eingelegt wurde.
  • In Arbeit seit - der Status erscheint, nachdem man die Ausführung der Aufgabe begonnen hat.
  • Fertiggestellt - die Aufgabe ist beendet.

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Danke, das hilft Danke :) Das hilft nicht Schade :(
Könnten Sie bitte sagen, warum:
Es ist nicht das, was ich suche
Es ist zu kompliziert und unverständlich

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