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Aufgaben in Bitrix24

In Bitrix24 bieten Aufgaben eine zentrale Plattform zur Organisation der Teamarbeit: Delegieren Sie kleinere Aufgaben und verwalten Sie umfangreiche Projekte. Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter und verteilen Sie Zuständigkeiten gezielt.


Arbeit mit Aufgaben verbessern

Eine klare Aufgabenstellung beeinflusst den Erfolg ihrer Ausführung. Bitrix24-Aufgaben bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Strukturierung und Kontrolle an.
Aufgaben erstellen

Checkliste. Erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Liste, um den Fortschritt zu verfolgen. Ergänzen Sie die Checkliste mit Unterpunkten, weisen Sie Verantwortliche zu und hängen Sie Dateien an.
Checklisten in Aufgaben

Tags. Verwenden Sie vorgefertigte Tags oder erstellen Sie eigene, um Aufgaben thematisch zu gruppieren. So können Sie Aufgaben effizient filtern und schnell finden.
Tags in Aufgaben und Projekten

Erinnerungen. Stellen Sie Erinnerungen für Aufgaben als Benachrichtigungen in Bitrix24 oder E-Mail-Nachrichten ein. So bleiben Sie rechtzeitig informiert und können Fristen zuverlässig einhalten.
Erinnerungen in Aufgaben

Arbeitszeiterfassung. Starten Sie die Stoppuhr, sobald Sie mit der Aufgabe beginnen, um die aufgewendete Zeit genau nachzuverfolgen.
Zeiterfassung in Aufgaben

Aufgabenergebnis. Kennzeichnen Sie einen Kommentar als Ergebnis, damit Ihr Vorgesetzter ihn leicht findet. Hinterlassen Sie dazu einen Kommentar zur Aufgabe und markieren Sie ihn als Zusammenfassung des Aufgabenstatus.
Zusammenfassung des Aufgabenstatus

Vorlagen. Erstellen Sie eine Standardvorlage für wiederkehrende Aufgaben, beispielsweise für den Jahresbericht.
Aufgabenvorlagen erstellen


Suche in Aufgaben

Bitrix24 bietet vorgefertigte Filter, mit denen Sie benötigte Aufgaben schnell finden können.

  • Feld Suche — Durchsuchen Sie Aufgaben nach bestimmten Phrasen und Wortverbindungen, die im Aufgabennamen oder in der Aufgabenbeschreibung enthalten sind.
  • Rollen — filtern Sie die Aufgaben nach Ihrer Rolle: "Arbeite an", "Bin beteiligt", "Habe aufgetragen" und "Beobachte".
  • Filter — erstellen Sie eigene Filter oder verwenden Sie standardmäßige: In Arbeit, abgeschlossen, überfällig oder fast überfällig.
  • Filter und Suche in Aufgaben

Ansichten in Aufgaben

Die Aufgaben haben fünf Ansichtsvarianten.

  • Liste — alle Aufgaben stellen ein Verzeichnis dar. Sie können sofort alle Aktualisierungen erkennen und nachvollziehen, welche Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Die Aufgaben lassen sich nach verschiedenen Parametern gruppieren.
  • Frist — der Modus zeigt an, wie viel Zeit Ihnen für die Erledigung jeder Aufgabe zur Verfügung steht, und unterstützt Sie so bei der Planung und Verteilung der Arbeitsbelastung.
  • Planer— diese Ansicht hilft, die Aufgaben nach Ihren Kriterien zu sortieren, wie Fristen, Priorität, Status und mehr.
  • Kalender — Sie können die Aufgabenfristen überwachen und das Belastungsniveau in verschiedenen Zeiträumen einsehen.
  • Gantt — dies ist ein Kalender, der zeigt, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt und bis wann sie abgeschlossen sein muss.

Arbeit mit der Aufgabenliste
Fristansicht: Arbeit mit Aufgabenfristen
Planer in Aufgaben
Kalenderansicht in Aufgaben: Arbeit mit Aufgabenfristen
Gantt-Diagramm


Automatisierung

Richten Sie Automatisierungsregeln und Trigger ein, um automatisch neue Aufgaben zu erstellen, Teilnehmer hinzuzufügen und Fristen zu verfolgen.

Regeln automatisieren Routineaufgaben, indem sie Benachrichtigungen senden und Aufgaben für verantwortliche Personen erstellen. Trigger überwachen Änderungen, wie zum Beispiel den Fristablauf, und aktualisieren den Aufgabenstatus entsprechend.
Automatisierungsregeln und Trigger in Aufgaben


Zugriffsrechte

Legen Sie Zugriffsrechte fest, um zu bestimmen, welche Aktionen Mitarbeiter bei Aufgaben, Vorlagen und Automatisierungen ausführen dürfen. Definieren Sie beispielsweise, ob sie berechtigt sein werden, Elemente zu löschen. Erstellen Sie eine Rolle mit ausgewählten Berechtigungen und weisen Sie diese einem bestimmten Mitarbeiter oder einer Gruppe zu.
Zugriffsrechte für Aufgaben


Aufgaben in anderen Bitrix24-Tools

Bitrix24-Aufgaben sind mit anderen Tools integriert. Wenn der Vorgesetzte eine Anweisung im Chat gibt, können Sie die Nachricht mit wenigen Klicks in eine Aufgabe umwandeln. Der Nachrichtentext wird zur Aufgabenbeschreibung und die Teilnehmer werden zu Beobachtern.

Zusammenarbeit. Eine Aufgabe lässt sich im Messenger, im Kalender, in Gruppen und Projekten erstellen.
Aufgabe aus der Nachricht im Feed erstellen
Aufgaben oder Termine aus der Nachricht im Chat erstellen

CRM. Im CRM fördern Aufgaben die Kommunikation zwischen Abteilungen. So kann die Vertriebsabteilung beispielsweise eine Aufgabe für die Rechtsabteilung erstellen, um Kundendokumente vorzubereiten. Vertriebsmitarbeiter können den Status der Aufgaben direkt im Kanban einsehen, ohne das CRM-Element öffnen zu müssen.
CRM-Aufgaben


    Zusammenfassung

  • In Bitrix24 bieten Aufgaben eine zentrale Plattform zur Organisation der Teamarbeit: Delegieren Sie kleinere Aufgaben und verwalten Sie umfangreiche Projekte.
  • Bitrix24-Aufgaben bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Strukturierung und Kontrolle an: Checklisten, Erinnerungen, Tags, Zeitzähler, Vorlagen und Zusammenfassungen des Aufgabenstatus.
  • Die Ansichtmodi helfen, die Aufgaben zu verwalten und deren Ausführung zu kontrollieren. Die Aufgaben haben fünf Ansichtsvarianten: Liste, Frist, Planer, Kalender und Gantt.
  • Die Aufgaben können mithilfe von Regeln und Triggern automatisiert werden.
  • Bitrix24-Aufgaben sind in andere Tools integriert. Sie können Aufgaben im Messenger, im Kalender sowie in Gruppen und Projekten erstellen.

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