Aufgaben sind das Werkzeug zur Planung und Verwaltung der Arbeitsprozesse im Unternehmen. Mithilfe von Aufgaben können die Nutzer ihre Arbeit planen und die Abteilungsleiter die Effektivität der Mitarbeiter nachverfolgen und Projekte verwalten.
Aufgaben erstellen
Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Aufgaben, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie den Punkt Aufgabe aus.
Geben Sie den Aufgabennamen und eine detaillierte Beschreibung ein
Geben Sie den Namen und eine ausführliche Beschreibung der Aufgabe ein. Das hilft den Verantwortlichen, den Inhalt der Aufgabe zu verstehen.
Erstellen Sie eine Checkliste
Checkliste erlaubt es Ihnen, eine eigene Liste mit den Aktionen zu erstellen. Jeden Punkt kann man als erledigt markieren, nachdem eine der Aktionen erledigt worden ist.
Fügen Sie Aufgabenteilnehmer hinzu
In Bitrix24 gibt es 4 Rollen in den Aufgaben:| Verantwortliche Person | Der Mitarbeiter führt die Aufgabe aus. Wenn mehrere Mitarbeiter als verantwortliche Personen beim Erstellen der Aufgabe angegeben sind, wird eine separate Aufgabe für jede Person erstellt. Dabei wird die Aufgabe auch für den Ersteller kopiert. |
| Erstellt von |
Der Mitarbeiter hat die Aufgabe erstellt. Diese Person kontrolliert die Aufgabe und bewertet die Arbeit. |
| Mitwirkende | diese Mitarbeiter helfen, wenn nötig, bei der Erledigung der Aufgabe. Die Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person, aber mehrere Mitwirkende. |
| Beobachter | Diese Personen überwachen und kommentieren die Aufgaben, aber nehmen daran nicht teil. |
Aufgabe vom Namen eines anderen Nutzers stellen
Wenn Sie Administrator des Accounts sind, wählen Sie einfach andere Nutzer in den entsprechenden Feldern aus.
Geben Sie Fristen an
Die Frist ist eine sehr wichtige Eigenschaft der Aufgabe. Sogenannte Deadlines kann man entweder in einem Kalender auswählen oder manuell eingeben.
Über den Link Zeitplanung werden zusätzliche Parameter angegeben, welche die Fristen der Aufgabe angehen. In diesem Feld können Sie angeben, wann die Aufgabe zu starten und zu beenden ist, oder wie lange die Aufgabe dauern sollte.
Aufgabenparameter einstellen
Unter den Aufgabenparametern sind folgende Optionen verfügbar:
Dies hilft, die Fristen für die Aufgabenerledigung genau zu planen. Die Fristen werden unter Berücksichtigung der in den Einstellungen angegebenen Arbeitszeiten des Unternehmens berechnet. Diese Option beeinflusst sowohl die Frist als auch die geplante Aufgabendauer.
Nachdem die Aufgabe von einem Verantwortlichen fertiggestellt worden ist, wird sie zum Aufgabenautor zur Kontrolle gesendet. Akzeptiert der Aufgabenautor das Ergebnis, ist die Aufgabe somit abgeschlossen. Anderenfalls kann die Aufgabe zur Überarbeitung gesendet werden. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Aufgabe nach Erledigung kontrollieren".
Navigieren Sie den Cursor auf das Fragezeichen mit der Option, um ihre detaillierte Beschreibung zu lesen.
Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Zusammenfassung des Aufgabenstatus".
Zusätzliche Einstellungen vornehmen
Zusätzlich können Sie einige wichtige Parameter bzw. Informationen zu der Aufgabe hinzufügen:
- Projekt - Sie können die Projektgruppe auswählen, zu der die Aufgabe gehört.
- Zeitaufwand aktiviert die Zeiterfassung in der Aufgabe.
- An Aufgabe erinnern - hier stellen Sie eine Erinnerung ein, die Sie per Sofortnachricht oder E-Mail erhalten.
- Aufgabe wiederholen
- Gantt - fügen Sie die vorherige Aufgabe hinzu, wenn so eine existiert.
- CRM - hier kann man ein Element aus dem CRM hinzufügen (Kontakte, Leads usw.).
- Teilaufgabe von - wählen Sie die Hauptaufgabe für die untergeordnete Aufgabe aus.
- Tags - erstellen Sie Tags für die Aufgaben, um sie schnell finden und sortieren zu können.
- Benutzerdefinierte Felder
- Abhängige Aufgaben - die Option erlaubt, Aufgaben visuell miteinander zu verbinden.
Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, klicken Sie auf den Button Aufgabe hinzufügen.
