Wir sehen, wie sich der Umgang mit Aufgaben verändert: Immer häufiger werden Absprachen direkt in Chats getroffen, Schritte geplant und Entscheidungen dokumentiert.

Genau für dieses Arbeitsformat haben wir die Aufgaben in Bitrix24 neu gestaltet. Eine Aufgabe ist nun nicht mehr nur ein einfaches Formular mit Feldern und Kommentaren, sondern ein zentraler Arbeitsbereich, in dem alles zusammenläuft: Diskussionen, Aktionen und Ergebnisse. Der Aufgaben-Chat hat sich zum Kommunikations- und Prozessmanagement-Hub entwickelt – hier führt das Team Gespräche, teilt Dateien und trifft Entscheidungen, ohne den Kontext zu verlieren oder zwischen verschiedenen Tools hin- und herzuschalten.

Wir haben das Aufgabenformular an diese neue Realität angepasst — Kommunikation ist nicht mehr nur ein Teil der Arbeit, sondern ihr Hauptwerkzeug. Doch was genau hat sich geändert — und wie beschleunigt das die Arbeit?

Neues Aufgabenformular – alles an einem Ort

Das Aufgabenformular ist nun klarer strukturiert und intuitiver in der Bedienung. Alle Informationen sind in thematische Blöcke unterteilt: Beschreibung, Beteiligte, Dateien, Checklisten, Ergebnisse und mehr. Diese Darstellung ermöglicht es, schnell zu erfassen, was zu tun ist, welche Rahmenbedingungen gelten und sich direkt auf die Umsetzung zu konzentrieren.

Zusätzlich verfügt das Aufgabenformular jetzt über einen integrierten Chat, der den gesamten Diskussionsverlauf bewahrt. Hier können Sie sich über die letzten Änderungen informieren, Anrufe starten, Details klären und schnell Entscheidungen treffen – ohne die Aufgabe verlassen zu müssen.
Chats in Aufgaben

Vorteile des neuen Aufgabenformulars:

• Schnelles Erstellen von Aufgaben – Sie müssen nur die wichtigsten Angaben machen, wie Beschreibung, Frist, verantwortliche Person und Checkliste. Andere Blöcke bleiben zunächst verborgen, damit das Formular übersichtlich und leicht bedienbar bleibt.
• Einheitliches Design für Erstellung und Ansicht – Das Aufgabenformular sieht beim Erstellen und Bearbeiten gleich aus. Das erleichtert die Orientierung und spart Zeit bei der Suche nach den benötigten Feldern.
• Schnelle Kommunikation und Entscheidungen – Der Aufgaben-Chat ermöglicht eine effiziente Kommunikation: Das Team kann Fragen direkt klären, wie in einem Messenger. Entscheidungen werden schneller getroffen, Feedback erfolgt sofort, und die Aufgabe wird ohne Verzögerungen bearbeitet.
• Gemeinsame Arbeit an Dateien – In der Aufgabe gibt es einen eigenen Bereich für Dokumente, in dem alle Beteiligten Dateien hochladen und einsehen können. Dokumente sind leicht auffindbar und direkt in der Aufgabe verfügbar. Falls nötig, können Dateien auch direkt im Aufgaben-Chat geteilt werden.
• Fristenkontrolle und Disziplin – Bitrix24 legt neue Aufgaben standardmäßig mit einer Frist von 5 Werktagen an, damit keine Aufgabe vergessen wird. Der Ersteller kann festlegen, wer und unter welchen Bedingungen das Fälligkeitsdatum ändern darf, zum Beispiel durch Einschränkungen oder die Anforderung einer Begründung für Änderungen.
• Ergebnisse und Zwischenstände – In der Aufgabe gibt es einen separaten Block „Ergebnisse“, in dem nicht nur das Endergebnis, sondern auch wichtige Zwischenetappen festgehalten werden können. So können Vorgesetzte und Kollegen den Fortschritt nachverfolgen und schnell Feedback geben.

Chats innerhalb der Aufgabe

Der Aufgabenchat ist zum zentralen Kommunikationshub geworden – hier tauscht das Team Kommentare aus, stimmt Ergebnisse ab, verfolgt Änderungen und bewahrt den vollständigen Interaktionsverlauf. Durch das vertraute Chat-Format gestaltet sich die Aufgabenbearbeitung effizienter und komfortabler: Alles findet in einem einzigen Fenster statt.

Im Aufgabenchat können Sie:

• Details besprechen – Kommunizieren Sie direkt in der Aufgabe mit Kollegen, ohne zusätzliche Chats oder Tabs öffnen zu müssen. Fragen werden schnell geklärt, Antworten erhalten und Entscheidungen in Echtzeit getroffen – das beschleunigt die Aufgabenbearbeitung und minimiert Verzögerungen.
• Anrufe tätigen – Starten Sie Audio- und Videoanrufe direkt aus dem Aufgaben-Chat, um Themen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen. Nach dem Gespräch erstellt CoPilot automatisch eine Transkription sowie eine kurze Zusammenfassung.
  CoPilot Follow-Up: KI-gestützte Analyse von Videoanrufen
• Dateien austauschen – Teilen Sie Dokumente, Bilder und andere Dateien, sodass Kollegen sofort Zugriff auf die benötigten Materialien haben.
• Änderungen verfolgen – Jeder Schritt wird im Chat dokumentiert: Fristverschiebungen oder Statusaktualisierungen. So behalten Sie stets den Überblick über Änderungen und den aktuellen Status der Aufgabe.
• Wichtiges hervorheben – Markieren oder speichern Sie wichtige Nachrichten als Favoriten, um sie schnell wiederzufinden.
• Den Kontext bewahren – Der gesamte Verlauf von Diskussionen, Aktionen und Anrufen wird zentral gespeichert. Das Team arbeitet immer mit den aktuellen Informationen.

Frühere Kommentare aus der alten Aufgabenkarte können im Chat eingesehen werden — sie sind im Lesemodus verfügbar.

Alle Aufgabenchats – in einer separaten Liste

Wir haben einen neuen Bereich Aufgabenchats hinzugefügt – hier können Sie nicht nur Aufgaben verwalten, sondern auch direkt im Messenger-Format kommunizieren.

• Arbeiten Sie im gewohnten Format – wie in einem gewohnten Messenger: Links sehen Sie die Aufgabenliste mit den neuesten Nachrichten, rechts öffnet sich der Chat der ausgewählten Aufgabe.
• Reagieren Sie sofort – Besprechen Sie Aufgaben direkt im Chat. Neue Nachrichten erscheinen sofort in der Chatliste, sodass Sie nicht jede Aufgabe einzeln öffnen müssen. Um Updates zu prüfen, wählen Sie einfach den entsprechenden Chat aus und antworten Sie direkt dort, wo es nötig ist.
• Wechseln Sie schnell zur gewünschten Aufgabe – Alle aktiven Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind, sind in einer Liste zusammengefasst. Chats mit neuen Nachrichten werden nach oben sortiert – wie in einem Messenger – sodass Sie sofort sehen, wo Ihre Reaktion erwartet wird. Um die Aufgabe selbst zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Link in der Chat-Kopfzeile.
• Verfolgen Sie den Fortschritt – Verantwortliche können Updates leicht nachverfolgen, Vorgesetzte behalten den Überblick über zahlreiche Diskussionen, und Beobachter bleiben stets über Änderungen informiert.

Die Liste der Aufgabenchats finden Sie unter Messenger > Aufgaben oder unter Aufgaben und Projekte > Aufgabenchats.

Aufgaben-Chats im Bereich Messenger

Chats im Bereich Aufgaben und Projekte

Zähler und Benachrichtigungen – damit Sie keine Änderungen verpassen

Das neue Benachrichtigungssystem verbindet Aufgaben-Zähler mit Chat-Benachrichtigungen. So verpassen Sie keine wichtigen Ereignisse – etwa neue Nachrichten, geänderte Fristen, erledigte Checklisten-Punkte oder andere Updates.

Wenn sich in einer Aufgabe etwas ändert:

1. Es erscheint eine neue Nachricht im Aufgabenchat sowie eine Benachrichtigung wie im Messenger – in der Chatliste wird ein Zähler angezeigt.
2. Im Bereich Aufgaben und Projekte erscheint ein Zähler, der anzeigt, wo ungelesene Updates vorliegen.

So behalten Sie den Überblick über Änderungen:

• Achten Sie auf die Zähler im Bereich Aufgaben und Projekte oder im Messenger unter dem Tab „Aufgaben“ – sie zeigen die Gesamtzahl neuer Ereignisse an und heben Aufgaben mit Updates hervor.
• Öffnen Sie die Liste der Aufgabenchats, um alle neuen Nachrichten und Änderungen der Reihe nach zu prüfen.

Jeder Teilnehmer einer Aufgabe erhält Benachrichtigungen und Zähler entsprechend seiner Rolle:

• Verantwortliche und Mitwirkende – erhalten Benachrichtigungen über alle Änderungen in ihren Aufgaben.
• Ersteller – werden über wichtige Ereignisse informiert, z. B. wenn die Aufgabe abgeschlossen, ein Checklisten-Punkt erledigt oder ein Ergebnis hinzugefügt wurde.
• Beobachter – sehen Benachrichtigungen über Statusänderungen, z. B. wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wurde.

Wird ein Mitarbeiter im Chat erwähnt, erhält er ebenfalls eine Benachrichtigung und sieht den entsprechenden Zähler.

Zähler im Bereich Aufgaben und Projekte

Zähler in Aufgaben-Chats

Die neuen Aufgaben sind nicht nur ein einfaches Update, sondern ein völlig neues Arbeitsformat. Alles, was für die Bearbeitung und Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist, ist nun in einem einzigen Bereich zusammengefasst. Der Aufgabenchat ist zum zentralen Kommunikationshub geworden – hier bespricht das Team Details, trifft Entscheidungen und verfolgt Änderungen in Echtzeit. So wird die Arbeit effizienter, und Bitrix24 unterstützt dabei, Aufgaben erfolgreich abzuschließen.