Wir haben eine neue Sortierung für Aufträge und Leads hinzugefügt - die Ansicht Aktivitäten. Aufträge und Leads werden automatisch abhängig von Fristen der Aktivitäten innerhalb des Elementes in Gruppen verteilt.
Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Meine Aktivitäten".
In diesem Beitrag erzählen wir am Beispiel der Aufträge, wie man im Ansichtsmodus Aktivitäten arbeiten kann. Wenn die Frist der Aktivität im Auftrag nächste Woche ist, befindet sich der Auftrag entsprechend in der Spalte Nächste Woche usw. So können Sie Ihren Arbeitsplan für die Aktivitäten einschätzen und verstehen, womit Sie sich heute oder in der laufenden Woche befassen werden.
Nehmen wir an, dass Sie montags eine Wochenplanung durchführen und den Arbeitsplan für die Woche diskutieren. Diese Ansicht hilft Ihnen, mit einem Blick zu verstehen, wie viele Aktivitäten und mit welchen Kunden Sie vorhaben. Dabei wissen Sie ganz genau, welche Aufträge Ihre Aufmerksamkeit erfordern, da Elemente mit überfälligen Aktivitäten oder offene Kundenanfragen im Fokus sind.
Die Ansicht Aktivitäten besteht aus 6 Spalten: "Überfällig", "Heute", "Diese Woche", "Nächste Woche", "Ohne Aktivitäten", "Über 2 Wochen".
Keine Ansicht kann bearbeitet werden. Das bedeutet, dass keine neuen Spalten hinzugefügt werden können. Sie können die vorhandenen Spalten nicht löschen oder umtauschen.
Auftrag erstellen
In dieser Ansicht können Sie einen Schnellauftrag mit der Aktivität erstellen. Tippen Sie auf das Pluszeichen unter der Spalte. Wenn der Auftrag in den Phasen "Heute", "Diese Woche", "Über 2 Wochen" erstellen, wird auch eine Aktivität mit dem Auftrag angelegt.
Wenn der Auftrag in der Spalte "Überfällig" oder "Ohne Aktivitäten" erstellt wird, wird keine Aktivität hinzugefügt. Deswegen wird der Auftrag aus der Spalte "Überfällig" in die Spalte "Ohne Aktivitäten" verschoben.
Angenommen, Ihr Unternehmen beschäftigt sich mit der Diagnose und Reparatur von Geräten. Nun haben Sie einen Besuch vom Kunden wegen eines kaputten Telefons. Früher haben Sie einen Auftrag erstellt und zusätzlich eine Erinnerung über den Anruf hinzugefügt, um alle Details der anstehenden Reparatur mit dem Kunden abzustimmen. Jetzt ist es mit einem Klick möglich. Erstellen Sie den Auftrag in der Phase Heute und CRM fügt automatisch eine Aktivität mit der Frist Ende des Arbeitstages hinzu. So sparen Sie Zeit und vergessen nicht, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen.
Außerdem, wenn Sie einen Schnellauftrag erstellen, wird sie vorläufig ausgefüllt.
Zudem können Sie einen Auftrag auf die übliche Weise erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken. Sie wird sich in der Spalte befinden, welche der Frist der Aktivitäten im Auftrag entspricht.
In welcher Spalte wird sich der Auftrag befinden?
- Wenn der Auftrag eine offene Aktivität hat, wird sich der Auftrag in der Spalte Heute solange befinden, bis die dazugehörige Aktivität geschlossen wird oder eine überfällige Aktivität erscheint.
- Wenn der Auftrag mehrere geplante Aktivitäten hat, wird die Aktivität, die schneller als die anderen zu erledigen ist, die entscheidende Rolle spielen. Beispielhaft hat der Auftrag mehrere Aktivitäten, die meisten davon sind für die nächste Woche, aber eine ist überfällig. Der Auftrag befindet sich daher in der Spalte Überfällig.
- Wenn Ihr Auftrag 2 Aktivitäten hat: eine geplante und eine eingehende Aktivität, ist die eingehende Aktivität vorrangig. Das bedeutet, dass sich der Auftrag in der Spalte Heute befinden wird.
- Wenn der Auftrag eingehende und überfällige Aktivitäten hat, wird sich der Auftrag in der Spalte Überfällig befinden.
Der Auftrag kann in die anderen Spalten verschoben werden. Dabei bestimmt CRM, ob der Auftrag Aktivitäten hat und was für Aktivitäten das sind. Dabei gilt dasselbe Prinzip, wie beim Erstellen des Auftrags in dieser Ansicht.
Welche Fristen werden in den Aktivitäten festgelegt, wenn der Auftrag in eine andere Spalte verschoben wird?
Der Auftrag kann nicht in die Spalten "Überfällig" und "Ohne Aktivitäten" verschoben werden.
Wenn der Auftrag in eine andere Spalte übertragen wird, wird eine neue Aktivität erstellt, aber unter der Bedingung, dass der Auftrag keine Aktivität mit der Frist hat. Die Frist in der neu erstellten Aktivität wird entsprechend der Spalte festgelegt.
Falls der verschobene Auftrag eine geplante Aktivität hat, ändert sich ihre Frist entsprechend der Spalte.
Wenn der verschobene Auftrag mehrere geplante Aktivitäten hat, wird sich die Frist nur in einer Aktivität ändern, die am ehesten zu erledigen ist. Angenommen, der Auftrag hat eine überfällige Aktivität und 3 Aktivitäten für die nächste Woche. In diesem Fall wird sich die Frist nur in der überfälligen Aktivität geandert.
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