In Bitrix24 ist es möglich, flexible Zugriffsrechte im CRM einzustellen. Erstellen Sie neue Rollen, ordnen sie Ihren Mitarbeiter oder Nutzergruppen zu und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Zugang nur zu nötigen CRM-Elementen haben.
So funktioniert es
Zugriffsrechte für CRM-Elemente kann man im Bereich CRM - Einstellungen - Zugriffsrechte konfigurieren.
Das Prinzip besteht darin, dass neue Rollen zuerst erstellt bzw. die vorhandenen bearbeitet werden müssen. Danach werden diese Rollen den Mitarbeitern, Nutzergruppen oder den ganzen Abteilungen zugeordnet.
Rollen
Vorhandene Rollen finden Sie im rechten Bereich.
Standardmäßig sind bereits folgende Rollen verfügbar: Manager, Abteilungsleiter, Geschäftsführer und Administrator. Sie können diese Rollen über den Bleistift bearbeiten oder neue Rollen erstellen.
Im eine neue Rolle zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen.
Die linke Spalte ist für CRM-Elemente: Leads, Kontakte, Unternehmen usw.
Oben finden Sie alle verfügbaren Aktionen, für welche man Zugriffsrechte gewähren kann.
Für jede Aktion kann man ein Zugriffsrecht aus der Liste auswählen.
Dabei sind folgende Zugriffsrechte verfügbar:
- Kein Zugriff - Zugriff verweigert
- Nur meine - nur die Elemente, für welche der Mitarbeiter verantwortlich ist.
- Meine und meiner Abteilung - eigene Elemente und dazu alle CRM-Elemente der Mitarbeiter seiner Abteilung.
- Meine, meiner Abteilung und meiner Unterabteilung - alle oben genannten Elemente und dazu Elemente der Mitarbeiter aus untergeordneten Abteilungen.
- Alle offenen - alle oben genannten Elemente und dazu alle Elemente, in denen die Option "Freigegeben für alle" aktiviert ist.
- Alle - alle Elemente im System
Für Leads und Aufträge kann man auch gezielt Zugriffsrechte für jede Phase einstellen.
Für Phasen ist ein eigenes Zugriffsrecht "Vererben" verfügbar. In diesem Fall wird das Zugriffsrecht für die Phase des Elementes selbst vom jeweiligen Element (z.B. vom Auftrag) vererbt.
Standardmäßig vererben die Phase die Zugriffsrechte vom Kernelement. Wenn Sie ein bestimmtes Zugriffsrecht für die Phase einstellen, wird es stärker als der Standardwert.
Rollen zuordnen
Nachdem die Rollen erstellt und konfiguriert sind, kann man sie den Mitarbeitern zuordnen. Tippen Sie auf Zugriffsrecht hinzufügen.
Die Rolle kann einem bestimmten Nutzer, einer Abteilung bzw. Nutzergruppe zugewiesen werden.
Speichern Sie Ihre Einstellungen, die Zugriffsrechtsbestimmungen sind ab diesem Moment definiert.
Konflikt der Zugriffsrechte
Falls einer der Mitarbeiter die Zugriffsrechte besitzt und keine Elemente im CRM sieht, sollten Sie nachprüfen, ob dieser Nutzer evtl. in zwei verschiedenen Abteilungen bzw. Gruppen besteht.
Hier liegt ein Konflikt zwischen beiden Zugriffsrechten. Ein Beispiel dazu: Sie haben für einen Mitarbeiter ein Zugriffsrecht hinzugefügt, obwohl er schon in einer anderen Gruppe besteht.
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