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Telefonnummern einstellen

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Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Telefonnummern in Bitrix24 einzustellen: Ihre Mietnummern, Ihre eigene Nummer oder falls Sie Ihre Telefonanlage mithilfe von SIP-Connector angeschlossen haben. Die Option finden Sie im Bereich Telefonie – Verbindung. Tippen Sie auf Nummer einstellen.

Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:



Bearbeiten von eingehenden Anrufen

Ein eingehender Anruf kann sofort an einen bestimmten Bitrix24 Nutzer weitergeleitet werden, wenn der Kunde die Durchwahl angibt. Die Durchwahlen der Nutzer können in ihren Profilen eingestellt werden.

Hier können Sie Varianten für die Anrufe angeben, wenn der Mitarbeiter nicht geantwortet hat:

  • An Mobiltelefon weiterleiten

    Damit die Weiterleitung korrekt arbeiten könnte, sollte die Telefonnummer des Mitarbeiters in seinem Profil angegeben werden.

  • Sprachnachricht hinterlassen

    Der Kunde kann dem Mitarbeiter eine Sprachnachricht hinterlassen, falls sein Anruf nicht beantwortet wurde.   

  • Anruf weiter verarbeiten

    Der Anruf wird in die Warteschleife weitergeleitet.

    Für die korrekte Verarbeitung der Durchwahl sollte die Willkommen-Nachricht aktiviert sein.

2. IVR-Menü nutzen

IVR-Menü ermöglicht Ihren Kunden eine wichtige Information zu bekommen und mittels ihrer Telefontasten selbst eine Auswahl zu treffen.

Die Einstellungen für IVR-Menü finden Sie im Bereich Telefonie - IVR konfigurieren.

IVR-Menü ist in den Tarifen Standard und Professional verfügbar.

3. Die Nummer in der CRM-Datenbank suchen

Wenn Sie die Option "Die Nummer in der CRM-Datenbank suchen" aktivieren, werden eingehende und ausgehende Anrufe in der CRM-Datenbank geprüft. Falls die Nummer in der Datenbank bekannt ist, bekommen Sie das Formular des Elementes angezeigt.

Integrationsmöglichkeiten mit CRM:

  • Eingehende Anrufe an den verantwortlichen Bitrix24 Nutzer weiterleiten, wenn der Anrufer identifiziert wurde.

  • Wenn der verantwortliche Bitrix24 Nutzer nicht geantwortet hat: an Mobiltelefon weiterleiten, an die Queue-Gruppe weiterleiten, Sprachnachricht hintelassen.

  • Wenn die Nummer im CRM nicht gefunden wurde - Sie können einen neuen Lead automatisch erstellen oder Ihnen wird die Erstellung eines neuen Eintrags im Anruffenster bei jedem Anruf vorgeschlagen.

  • Lead erstellen für - Sie haben die Möglichkeit, Leads aus eingehenden, ausgehenden oder allen Anrufen erstellen.

  • Quelle des neuen Leads - diese Option ermöglicht, die Quelle für den Anruf anzugeben, was Ihnen helfen wird, den effizientesten Werbekanal zu bestimmen.
    Diese Option ist nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar
  • Verantwortlichen für Lead automatisch ändern, wenn der Anruf manuell weitergeleitet wurde.

4. Eingehenden Anruf an die Queue-Gruppe weiterleiten

Sie können Bitrix24 Nutzer auswählen, die Anrufe auf diese Nummer beantworten werden. Zudem ist es möglich, die Methode der Anrufweiterleitung zu definieren und die Anzahl der Rufsignale anzugeben, bevor ein Anruf an den nächsten Nutzer weitergeleitet wird.

Es gibt folgende Optionen für den Fall, wenn keiner der Bitrix24 Nutzer einen Anruf beantworten kann:

  • Sprachnachricht aktivieren;
  • Anruf an Mitarbeiter weiterleiten;
  • Anruf an angegebene Nummer weiterleiten;
  • Anruf wieder in die Warteschlange schicken;
  • An eine andere Queue-Gruppe weiterleiten;
  • Anruf beenden.

Hier können Sie auch Anrufübernahme in dieser Queue-Gruppe erlauben. Kurzwahlziffern für Anrufübernahme können Sie im Bereich Telefonie -Telefonie-Einstellungen einstellen.

Queue-Gruppen können Sie auch im Bereich Telefonie – Warteschleifen erstellen.

Hinweis: Falls die Nummer im CRM nicht gefunden wurde und die Option "einen neuen Lead automatisch erstellen" aktiviert ist, wird im Anruffenster ein beliebiger Verantwortlicher für den Lead angezeigt. Das System wählt einen Mitarbeiter aus, der vorläufig für den erstellten Lead verantwortlich wird. Jedoch wird der Verantwortliche entsprechend geändert, wenn ein anderer Mitarbeiter den Anruf beantwortet.

5. Aufzeichnungen aller Telefonate speichern

Alle Aufzeichnungen von Telefonaten werden in der Anrufstatistik verfügbar sein und in den "Allgemeinen Dokumenten" im Ordner "Aufzeichnungen von Telefonaten" gespeichert werden

Im kostenlosen Tarif werden nur die ersten 100 Aufzeichnungen in einem Monat gespeichert.

Aufzeichnung transkribieren

Sie können einen Anruf im Textformat transkribieren. Die Anruftranskription ist ein kostenpflichtiger Add-on-Service. Die entsprechenden Beträge werden nach jedem Anruf von Ihrem Telefonie-Guthaben abgebucht.

6. Bewertung der Servicequalität

Sie können Kunden darum bitten, die Servicequalität zu bewerten, nachdem das Gespräch beendet wurde. Die Bewertung finden Sie in der Anrufstatistik.

Bewertung der Servicequalität ist in nur den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
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Verpasste Anrufe

Falls der Kunde nicht geantwortet hat, können Sie den verpassten Anruf wiederholen und die Anzahl der Wiederholungsversuche sowie auch Verzögerung zwischen Versuchen angeben.

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Arbeitszeiten einstellen

Sie können Arbeitszeiten für die Nummer konfigurieren. Es ist möglich, die Zeitzone auszuwählen und Bürozeiten, Wochenden sowie auch Feiertage anzugeben.

Bestimmen Sie auch die Regel für Anrufbearbeitung außerhalb der Bürozeiten. Es stehen 3 Regeln zur Verfügung, nach der die eingehenden Anrufe bearbeitet werden: Anrufbeantworter aktivieren, Anruf an angegebene Nummer weiterleiten oder Anruf beenden.

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Nummer für ausgehende Anrufe

Die Option „Mitarbeiter können diese Nummer auswählen, um ausgehende Anrufe zu machen“ ermöglicht es dem Mitarbeiter, vor dem Wählen die Telefonlinie zu wählen.

Sie können auch Vorwahl für Anrufe über diese Nummer angeben. Mit dieser Option kann man ausgehende Anrufe über die aktuelle Telefonlinie machen, indem man vor dem Wählen einer Nummer diese Vorwahl angibt.

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Begrüßung und Aufzeichnung

Für jede Nummer können Sie Standardtöne für Begrüßung und Aufzeichnung benutzen oder Ihre eigenen Töne hochladen:

  • Willkommen-Nachricht- diese Nachricht hört der Kunde beim eingehenden Anruf.
  • Ton „Ihr Anruf wird aufgezeichnet“ - dieser Ton wird vor dem Start der Aufzeichnung vorgespielt.
  • Wartesignalton - dieser Ton wird anstatt von Zeichen vorgespielt, bevor der Anruf beantwortet wird.
  • Ton beim Anrufhalten - der Ton wird für den Hörer vorgespielt, wenn der Anruf an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
  • Anrufbeantworter - dieser Ton hört der Anrufer, wenn der Anrufbeantworter eingeschaltet wird.
  • Angang der Qualitätsbewertung - dieser Ton wird vorgespielt, wenn die Option „Bewertung der Servicequalität“ aktiviert ist.
  • Abschluss der Qualitätsbewertung -dieser Ton wird vorgespielt, wenn der Anruf sein Feedback zur Servicequalität abgegeben hat.

Standardmäßig wird nur der Ton für Willkommen-Nachricht angezeigt. Die anderen Töne sind ausgeblendet. Tippen Sie auf den Button Andere Töne anzeigen und Sie bekommen alle verfügbaren Töne angezeigt.

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Hinweis!
  • Anforderung an die Audidatei: .mp3, nicht größer als 2 МB, Mono
  • Standardtöne können nicht gelöscht werden. Man kann die Töne nur durch seine eigenen Audidateien ersetzen.
  • Nachdem Sie eigene Töne hochgeladen haben, vergessen Sie nicht die Einstellungen zu speichern.

Schauen Sie sich ein kurzes Video zu diesem Thema an:

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Danke, das hilft Danke :) Das hilft nicht Schade :(
Könnten Sie bitte sagen, warum:
Es ist nicht das, was ich suche
Es ist zu kompliziert und unverständlich

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