Der Produktkatalog in Bitrix24 ist ein Tool, in dem Informationen über alle Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens gespeichert werden. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter versehentlich ein Produkt löschen oder den Preis ändern, können Zugriffsrechte eingestellt werden. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Lagerangestellte Produkte nur einsehen dürfen, während Manager berechtigt sind, Preise und Produkteigenschaften zu bearbeiten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie:

• Standardrollen auswählen,
• eigene Rolle erstellen,
• welche Rechte eingestellt werden können und wie sie die Arbeit mit Produkten beeinflussen.

Standardmäßig können nur Administratoren von Bitrix24 die Zugriffsrechte einstellen, sie können diese Rechte jedoch auch andere Mitarbeitern zuweisen. Um die Rechte einzustellen, öffnen Sie
CRM > Einstellungen > Zugriffsrechte für Bestandsverwaltung.

Standardrollen auswählen

Zugriffsrechte im Katalog werden nach Rollen verteilt. Sie können voreingestellte Standardrollen verwenden – fügen Sie einfach Mitarbeiter hinzu und stellen Sie die Rechte mit Umschaltern ein. Standardmäßig sind 3 Rollen verfügbar:

• Onlineshop-Administrator - Verantwortlich für die Verwaltung des Produktkatalogs und aller zugehörigen Einstellungen. Kann Produkte anlegen und bearbeiten, Preise anpassen sowie Import/Export durchführen. Keine Berechtigung zum Löschen von Produkten oder Ändern von Mitarbeiterrechten. Gewährleistet die Aktualität der Katalogdaten.
• Onlineshop-Mitarbeiter - Hat Lesezugriff auf Produkte und steuert deren Sichtbarkeit auf der Website (Veröffentlichung/Deaktivierung). Verantwortlich für die Pflege der Kundensicht.
• Lagerkraft - Verfügt über reinen Lesezugriff zum Produktkatalog. Hauptaufgabe ist die Überprüfung der Produktverfügbarkeit zur korrekten Bestandsführung.

Eigene Rollen konfigurieren

Wenn die Standardrollen nicht ausreichen, können Sie eigene erstellen. Die Einrichtung hat das folgenden allgemeine Prinzip:

• 1–2. Neue Rolle erstellen. Klicken Sie dazu auf Drei Punkte (...) und wählen Sie Neue Rolle aus, dann geben Sie den Namen ein.
• 3. Mitarbeiter zur Rolle hinzufügen.
• 4. Passende Zugriffsrechte mit Umschaltern auswählen.

Sie können die eingestellten Rechte in eine neue Rolle kopieren und Rollen in der Liste ausblenden.

• Rolle kopieren: Diese Option überträgt alle eingestellten Rechte von einer Rolle auf eine andere. Das ist praktisch, wenn Sie eine ähnliche Rolle mit kleinen Änderungen erstellen möchten.
• Rollen anzeigen/ausblenden: Die Option ermöglicht es, nur die benötigten Rollen in der Liste sichtbar zu lassen und die anderen zu verbergen. Das ist hilfreich, wenn mehrere Rollen verglichen oder bearbeitet werden sollen.

Um eine bestimmte Rolle einzurichten, klicken Sie auf die drei Punkte (...) rechts neben dem Rollennamen, um das Menü zu öffnen:

• Alle Berechtigungen auswählen: Öffnet vollständige Zugriffsrechte für alle Bereiche der ausgewählten Rolle.
• Auswahl aller Berechtigungen aufheben: Schließt die Rechte für alle Bereiche.
• Umbenennen: Ändert den Namen der Rolle.
• Kopieren: Erstellt eine Kopie der ausgewählten Rolle.
• Löschen: Entfernt die Rolle mit allen Einstellungen.

Zugriffsrechte auswählen

Zugriffsrechte für den Produktkatalog sind in drei Blöcke unterteilt.

Produktkatalog. Bestimmen Sie, wer im CRM Produkte anzeigen und bearbeiten darf. Dies schützt Daten vor versehentlichen Änderungen und beschränkt den Zugang für Unbefugte.

• Produktkatalog anzeigen: Mitarbeiter können Produkte im CRM und in Lagerdokumenten anzeigen und auswählen. Beispielsweise können sie Produkte zu einem Auftrag hinzufügen.
• Kaufspreis anzeigen: Mitarbeiter sehen den Einkaufspreis im Katalog und in Dokumenten. Beispielsweise kann ein Lagerangestellter den Preis bei der Warenannahme überprüfen.
• Produkt erstellen: Dieses Recht ermöglicht das Hinzufügen neuer Produkte zum Katalog.
• Produkt bearbeiten: Dieses Recht erlaubt das Ändern von Beschreibungen, Eigenschaften und Fotos von Produkten. Mitarbeiter können beispielsweise Produktkarten vor einer Aktion aktualisieren.
• Produkt löschen: Dieses Recht erlaubt das Entfernen von Produkten aus dem Katalog.Der Administrator kann zum Beispiel veraltete Positionen löschen, um die Übersicht zu wahren.
• Verkaufspreis des Produkts ändern: Mitarbeiter können den Preis im Produktkatalog ändern. Der Verkaufsleiter kann beispielsweise die Preise für aktuelle Positionen im Katalog aktualisieren.
  Zugriffsrecht "Produktverkaufspreis im Katalog ändern"
• Produktpreis im CRM bearbeiten: Dieses Recht ermöglicht das Ändern des Preises nur in einem Auftrag oder einer Bestellung. Ein Mitarbeiter kann den Preis eines bestimmten Produkts ändern, ohne den Katalogpreis zu beeinflussen.
  Zugriffsrecht "Produktverkaufspreis im CRM-Element ändern"
• Produktrabatt anwenden: Dieses Recht erlaubt das Festlegen von Rabatten im CRM. Sie können beispielsweise eine Bestellung mit Rabatt für einen Stammkunden erstellen.
• Produkt im Onlineshop veröffentlichen: Mitarbeiter verwalten die Anzeige des Produkts auf der Website. Ein Content-Bearbeiter kann mit diesem Recht ein vorübergehend nicht verfügbares Produkt ausblenden.
  Zugriffsrecht "Im Onlineshop veröffentlichen"
• Produktimport starten: Dieses Recht ermöglicht das Hochladen von Daten aus Dateien. Sie können eine aktualisierte Produktliste aus einer CSV-Datei importieren.
  Zugriffsrechte "Export und Import starten"
• Produktexport starten: Das Recht ermöglicht das Exportieren von Daten in eine Datei und zum Beispiel das Erstellen einer Preisliste für Partner.

Einstellungen des Produktkatalogs. In diesem Bereich können Sie den Zugang zu den allgemeinen Parametern des Katalogs festlegen. Diese Rechte werden in der Regel den Mitarbeitern zugewiesen, die für die Katalogstruktur, die Arbeit mit Produktformularen und die Steuereinstellungen verantwortlich sind.

• Produktansichtsformular ändern: Dieses Recht ermöglicht das Anpassen der Felder im Formular, wie das Hinzufügen, Ausblenden oder Ändern. Mit diesem Recht können Sie beispielsweise das Feld „Lieferantenartikelnummer“ für die interne Buchhaltung hinzufügen.
  Zugriffsrechte für Produktansichtsformular
• Layout des Produktformulars für alle anwenden: Mitarbeiter können das erstellte Layout des Produktformulars für alle Benutzer anwenden. Der Leiter kann beispielsweise eine einheitliche Formularansicht festlegen, damit alle Mitarbeiter nach einer einheitlichen Struktur arbeiten.
• Steuersätze verwalten: Dieses Recht ermöglicht das Festlegen von Steuersätzen, das Einbeziehen in den Preis oder das separate Berücksichtigen. Man kann beispielsweise die Mehrwertsteuer je nach Produkttyp und Region einstellen.
  Steuern einstellen
• Maßeinheiten erstellen und bearbeiten: Mitarbeiter können Maßeinheiten wie Stück, Liter, Meter und andere hinzufügen oder bearbeiten. Ein Warenexperte kann beispielsweise eine neue Einheit „Packung“ für verpackte Produkte erstellen.
  Neue Maßeinheiten hinzufügen
• Preistypen verwalten: Dieses Recht ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten von Preistypen wie Großhandel, Einzelhandel oder für Partner. Der Mitarbeiter kann beispielsweise den Basispreis in den Experteneinstellungen des Onlineshops ändern.
• Preisaufschläge verwalten: Mitarbeiter können Aufschlagsregeln für verschiedene Produktgruppen im Onlineshop festlegen.

Einstellungen. In diesem Block kann festgelegt werden, wer die Katalogparameter ändern, Rollen verwalten und den Verkauf von nicht vorrätigen Produkten erlauben darf. Diese Rechte sind für Administratoren und Mitarbeiter erforderlich, die für die Arbeit mit dem Katalog und CRM verantwortlich sind.
Zugriffsrechte für die Einstellungen

• Bereichsparameter – Mitarbeiter können die Parameter des Katalogs und der Bestandsverwaltung einstellen.
• Zugriffsrechte der Mitarbeiter bearbeiten – das Recht ermöglicht das Einstellen von Rollen und das Zuweisen von Rechten an andere Mitarbeiter. Beispielsweise kann der Leiter einen neuen Mitarbeiter zur Rolle „Mitarbeiter“ hinzufügen und ihm Zugang zur Bearbeitung von Produkten gewähren.
• Die Option "Elemente, die nicht auf Lager sind, zum Kauf verfügbar machen" ein- oder ausschalten – Mitarbeiter können den Verkauf von Produkten, die nicht auf Lager sind, ein- oder ausschalten. Beispielsweise kann der Administrator diese Option aktivieren, damit Kunden Vorbestellungen für ein beliebtes, aber vorübergehend nicht verfügbares Produkt aufgeben können.