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Bitrix24.Webmail. Vorgehensweise und Besonderheiten der Integration

Allgemeine Fragen

Kann man erfahren, ob die E-Mail gelesen wurde?

Ja, im Formular des entsprechenden CRM-Elementes erscheint das Icon "Gelesen".

Von welchen Servern werden E-Mails abgesendet?

Alle E-Mails, die von Bitrix24 Servern abgesendet werden, können in 3 Gruppen aufgeteilt werden. Jede Gruppe wird via eine besondere Servergruppe abgesendet.

  • Wichtige E-Mails - Registrierung der Accounts und Wiederherstellen der Passwörter.
  • E-Mail-Kampagnen
  • Sonstiges - Einladungen und alle anderen E-Mails.

Wenn Sie einen Cloud-Account haben, können Sie E-Mails via SMTP-Server versenden.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "E-Mails via SMTP-Server versenden".
Kann der Administrator des Accounts die abgesendeten E-Mails von Kunden und Mitarbeitern lesen?

Administratoren können nur dann E-Mails sehen, wenn der Mitarbeiter den Zugang zu seiner Mailbox gewährt.

Außerdem kann man E-Mails in CRM-Elementen lesen, wo sie gespeichert werden und unter Bedingung, dass man auf diese Elemente Zugriffsrechte hat.

Wie kann man Zugriffsrechte auf seine Mailbox gewähren?

In den Mailbox-Einstellungen können Sie Zugriffsrechte auf Ihre Mailbox anderen Mitarbeitern vergeben, damit sie E-Mails in dieser Mailbox verarbeiten können (lesen, löschen, senden). Die Mailbox-Einstellungen kann aber nur der Besitzer konfigurieren.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Mailbox-Integration".

Die Anzahl der Mailboxen, für die dem Nutzer andere Mitarbeiter die Zugriffsrechte vergeben können, hängt auch vom Tarif ab.

Wie kann man ein Bild zur Signatur hinzufügen?

Es werden nur die Bilder mit den direkten und öffentlichen Links hochgeladen. Das Bild soll von außen verfügbar sein, sonst wird es in der E-Mail nicht angezeigt. Der öffentliche Link aus Ihrem Bitrix24.Drive passt in diesem Fall nicht. Es wird als eine mögliche Variante empfohlen, das nötige Bild auf Ihrem Server oder einem passenden Imagehoster zu speichern, damit es über den Link zur Signatur hinzugefügt werden kann.

Lesen Sie mehr zum Einfügen der Bilder im Beitrag "E-Mail-Vorlagen" im Bereich "Bilder einfügen".
Wie oft wird die Webmail geprüft?

Diese Regel gilt für alle Tarife:

  • Die Post wird jede 10 Minuten geprüft, wenn der Mailboxbesitzer im Account online ist.

  • Ihre Post wird jede 10 Minuten geprüft, wenn die Option "E-Mails von existierenden Kunden an verantwortliche Mitarbeiter weiterleiten" aktiviert ist und sich ein beliebiger Nutzer im Account angemeldet hat.

  • Bei der deaktivierten Option "E-Mails von existierenden Kunden an verantwortliche Mitarbeiter weiterleiten" wird die Post einmal pro Tag geprüft, falls sich ein beliebiger Mitarbeiter im Account angemeldet hat.

  • Die Post wird momentan geprüft, wenn man den Bereich Webmail im Account öffnet.

  • Wenn keiner von Mitarbeitern im Account online ist, wird die Post nicht geprüft.

  • Die Liste mit E-Mails wird zusätzlich aktualisiert, indem man den Synchronisierungsbutton anklickt.
button.png

Die Webmail wird nach der Aktivität des Nutzers geprüft - der Tab mit dem Account ist geöffnet und der Nutzer arbeitet aktiv damit (Aktualisierung der Seite, Wechseln innerhalb von Bitrix24).

Dabei werden folgende Aktivitäten nicht berücksichtigt: Arbeit in der Desktop- und mobilen Anwendung, minimierter Tab mit Bitrix24.

Ich hatte eine kostenlose E-Mail-Domain, wie kann ich Mailboxen erstellen?

Kostenlose Domains können nicht mehr mit Bitrix24 integriert werden. Die von einer kostenlosen Domain bereits integrierten Mailboxen oder eine Mailbox @bitrix24.de werden weiter funktionieren.

Kostenlose Domains für kostenpflichtige Tarife werden weiter funktionieren und automatisch jedes Jahr verlängert.

Für die kostenlosen Tarife ist die Verlängerung nicht verfügbar. Zur Verlängerung werden Sie aufgefordert, einen kostenpflichtigen Tarif zu erwerben und eine Anfrage an unseren technischen Support zu senden.

Zudem ist es möglich, die Domain auf eigenen Namen in einem Domain-Registrar umzuleiten und selbständig zu verlängern.

Nach der Umleitung kann man neue Mailboxen selbst erstellen und mit via IMAP integrieren.

Wenn Sie noch keine Domain haben, aber Sie eine erstellen möchten und die erstellten Mailboxen mit Bitrix24 integrieren, können Sie einen von Services zur Domainregistrierung nutzen: z.B. GSuite by Google, Yahoo! Small Business, Zoho Mail, Outlook in Office365 usw. Nach der Erstellung einer Mailbox mit der eigenen Domain, können Sie die mit Bitrix24 via IMAP integrieren.

Warum kann ich die eigene Adresse des SMTP-Servers für Gmail oder andere Services auswählen?

Voreingestellte Mailservices verbieten, externe Server für eigene Mailboxen zu nutzen, deswegen kann man nur Server von diesem Mailservice verwenden.

Für einige Services reicht es aus, dass Passwort für ausgehende E-Mails anzugeben. Für die anderen wird es benötigt, nur die Option "Via externes SMTP senden" zu aktivieren.

smtp.jpg

Mailbox-Integration

Limits für die integrierten Mailboxen

Die Anzahl der Mailboxen, die ein Mitarbeiter integrieren kann, hängt vom Tarif ab.

  • Free, Project+: -
  • Standard: 5
  • Start+: 1
  • Professional: 10
  • CRM+: 5

Dabei werden die Mailboxen, für welche andere Mitarbeiter dem jeweiligen Nutzer Zugriffsrechte gewährt haben, nicht berücksichtigt.

Die Anzahl der Mailboxen, für die dem Nutzer andere Mitarbeiter die Zugriffsrechte vergeben können, hängt auch vom Tarif ab.

  • Free, Project+: -
  • Start+: unbegrenzt
  • Standard: unbegrenzt
  • Professional: unbegrenzt
  • CRM+: unbegrenzt
Wie kann man eine private Webmail mit Bitrix24 verbinden?

Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Webmail mit Bitrix24 verbinden. Alle E-Mails werden auf Ihrem Mailserver gespeichert. In Bitrix24 befinden sich ihre Kopien mit Anhängen.

Wie kann man seine eigene Domain verbinden?

Sie können Ihre Domain mit einem beliebigen Domain-Mail-Dienst verbinden: Google Suite, Yahoo Small Business, Zoho Mail, mit Ihrem Internet-Anbieter usw.

Danach können Sie Ihre Mailboxen auf diesen Services verwalten und den Mitarbeitern Zugang zu Mailboxen vergeben, damit sie diese mit Bitrix24 verbinden können.

Lesen Sie mehr im Beitrag "Mailbox-Integration".

Wie kann man Mailbox deaktivieren?

In den Mailbox-Einstellungen der nötigen Mailbox klicken Sie auf Deaktivieren.

Kann man seine eigene Webmail Exchange via ActiveSync oder Exchange Web Services (EWS) verbinden?

In Bitrix24 kann man Exchange nur via IMAP verbinden.

Wie kann man seine Einträge DKIM und SPF für die Webmail hinzufügen?

Bitrix24 bietet keinen Service der benutzerdefinierten Felder DKIM und SPF für die Webmail an.

Sie können selbstständig die Webdomain registrieren, Ihren E-Mail-Anbieter mit eigenen Einträgen DKIM, SPF und mit der Prüfung der DMARC-Politik einstellen und in Bitrix24 Ihre E-Mail via externes SMTP-Server senden.

Früher angebundene Mailboxen

Wenn Sie bereits angebundene Mailboxen (via Yandex.Mail) haben, werden sie weiter funktionieren. Neue Mailboxen integrieren Mitarbeiter selbst.

Wird das POP3-Protokol unterstützt?

Die Verbindung eingehender E-Mails via POP3 wird nicht unterstützt. In Bitrix24 ist es möglich, die Mailbox nur via IMAP zu verbinden.

Integration mit dem CRM

Fehler: E-Mail entspricht nicht den CRM Regeln

Der Fehler tritt in folgenden Fällen auf:

  1. Wenn man manuell eine E-Mail vom Mitarbeiter im CRM speichert.

  2. Wenn E-Mails automatisch unter folgenden Bedingungen gespeichert werden:

    • Die E-Mail ist veraltet (das kann passieren, wenn man eine neue Mailbox mit dem Account verbindet und die Option Nachrichten für ...holen für eine längere Periode eingestellt ist als die Option "Mit CRM verknüpfen > Nachrichten für ...verarbeiten";
    • Die E-Mail wurde als Spam markiert oder sie ist im Papierkorb;
    • Das ist eine E-Mail-Benachrichtigung von Ihrem Bitrix24;
    • Das ist eine E-Mail von Ihrem Mitarbeiter;
    • Die jeweilige E-Mail-Adresse wurde zu Ausnahmen hinzugefügt.
Wie kann man das automatische Erstellen von Leads und Kontakten aus den eingehenden E-Mails einstellen?

Zu diesem Zweck integrieren Sie Ihre Webmail mit dem CRM. Lesen Sie mehr im Beitrag "Mailbox-Integration".

Kann man das nötige CRM-Element auswählen, um es manuell mit der E-Mail zu verbinden?
Im Moment ist diese Option nicht verfügbar.
Wiederkehrende Leads werden nach den bereits bestehenden Kontakten erstellt

Damit eine E-Mail im entsprechenden Kontakt gespeichert wird und kein neuer Lead erstellt wird, aktivieren Sie in den Mailbox-Einstellungen die Option "E-Mails von existierenden Kunden an verantwortliche Mitarbeiter weiterleiten".

In diesem Fall, auch wenn der Verantwortliche in der Warteschleife der Verteilung von Leads und Kontakten nicht angegeben ist, werden die E-Mails von Kontakten, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist, mit den Aktivitäten der vorhandenen Kontakte verbunden.

email.jpg
Wie werden E-Mails verteilt?

Bei den korrekten Einstellungen werden E-Mails normalerweise nach der folgenden Logik verteilt:

  1. Wenn Sie eine E-Mail aus einem Auftrag senden, wird die Antwort auf diese E-Mail genau mit demselben Auftrag verbunden;

  2. wenn Sie mehrere aktive Aufträge haben und der Kunde Ihnen eine neue E-Mail sendet (und nicht Ihre vorherige E-Mail beantwortet), wird diese mit dem letzten aktiven Auftrag verknüpft;

  3. Wenn Sie eine E-Mail aus einem Auftrag bzw. Lead senden, wird sie auch beim Kontakt/Unternehmen angezeigt;

  4. Die E-Mail, die aus einem Kontakt gesendet wurde, wird im Formular des Kontakts angezeigt. Wenn dieser Kontakt mit einem Unternehmen verknüpft ist und bei diesem Unternehmen dieselbe Adresse hinterlegt wurde, wird die E-Mail auch im Unternehmensformular erscheinen;

  5. Die E-Mails, die man direkt aus Unternehmen sendet, werden nur bei diesen Unternehmen angezeigt.

Probleme mit der Webmail

Verifizierungscode kommt nicht an

Wenn der Verifizierungscode nicht ankommt, führen Sie die Schritte aus, die im Beitrag "Verifizierungscode kommt nicht an" beschrieben sind.

Wenn diese Schritte nicht geholfen haben, kontaktieren Sie den technischen Support von Bitrix24 und teilen Sie die Adresse der Mailbox und das genaue Datum und die Uhrzeit mit.

Die Einstellungen für angebundene Mailboxen sind jetzt nicht verfügbar.

Nach der Aktivierung neuer Bitrix24.Webmail wurden die Zugriffsrechte für die bestehende integrierte Mailbox (in der Regel die Mailbox des Unternehmens) dem ersten aktiven Administrator gewährt. Dieser Administrator kann die Einstellungen für die Mailbox bearbeiten oder einen anderen Mitarbeiter dafür verantwortlich machen.

E-Mail-Versand dauert sehr lange

Wenn Ihnen der E-Mail-Versand via Bitrix24.Mailserver aus irgendwelchen Gründen nicht zupasskommt, können Sie Ihre E-Mails via SMTP Server versenden.

Warum wurde meine E-Mail an den Kunden nicht gesendet? Warum kann ich die eingehende E-Mail vom Kunden nicht sehen?

Wenn Ihre E-Mail an den Kunden nicht gesendet wird oder Sie die eingehende E-Mail vom Kunden im integrierten Postfach nicht sehen, kann das Problem an der Größe der angehängten Dateien liegen. Momentan beträgt das Limit 25 MB. Die E-Mails, die das Limit überschreiten, kommen in Bitrix24 nicht an und werden davon aus nicht versendet.

Warum werden E-Mails nicht, sofort sondern mit Verzögerung abgesendet? 

Wegen des intensiven E-Mail-Transfers aus dem CRM, CRM-Marketing und der Webmail sind Verzögerungen von 30-40 Minuten zulässig.

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