Webmail ist ein effektives Werkzeug zur Kundenpflege. Bitrix24 Webmail ist eng mit den anderen Tools verbunden: CRM, Aufgaben und Kalender.
So funktioniert es
Als Erstes integrieren Sie Ihre Mailbox. Die Option finden Sie im Bereich Webmail im linken Hauptmenü Ihres Accounts.
In Bitrix24 kann man Mailboxen der populärsten bekannten E-Mail-Services integrieren.
Jeder E-Mail-Server hat seine eigenen Einstellungen für die ausgehende Post (IMAP-Server, Port, Login).
- Mail.de
- Telecom.de
- Web.de
- Gmx.net
- Freenet.de
- Strato.de
- Outlook.com
- iCloud.com
- Office365
- Gmail.com Aktivieren Sie die Option "IMAP aktivieren" unter Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Weiterleitung & POP/IMAP → IMAP-Zugriff. Dann erlauben Sie den Zugriff weniger sicheren Apps oder nutzen Sie App-Passwörter. Lesen Sie mehr im Beitrag "Gmail mit Bitrix24 verbinden".
- Yahoo.com
- Exchange - kann nur via MAP verbunden werden
Hier sind auch Einstellungen ausgehender E-Mails (SMTP-Server, Port, Login) verfügbar, indem man die Option Via externes SMTP senden aktiviert. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "E-Mails via SMTP-Server versenden".
Als Beispiel integrieren wir eine Office365 Mailbox und stellen sie ein.
Geben Sie Ihre Login-Daten ein.
Dabei werden die Mailboxen, für welche andere Mitarbeiter dem jeweiligen Nutzer Zugriffsrechte gewährt haben, nicht berücksichtigt.
Einstellungen der Mailbox bearbeiten
Stellen Sie die Mailbox ein.
Zunächst wählen Sie die Frist, für welche die Nachrichten geholt werden: 7-30-60-90 Tage.
Bei Bedarf kann man den Namen der Mailbox und des Absenders unter dem Link "Erweiterte Einstellungen bearbeiten" angeben.
Es ist möglich, E-Mails aus dem CRM via SMTP-Server abzusenden. In diesem Fall geben Sie erforderliche SMTP-Daten ein: Serveradresse, Port, Login, Passwort usw. Diese Daten können sich bei verschiedenen E-Mail-Servern unterscheiden.
Integration mit CRM
Wenn Sie möchten, dass alle Ihre E-Mails automatisch im CRM landen, aktivieren Sie die Option "Mit CRM verknüpfen".
Standardmäßig werden neue Leads aus eingehenden E-Mails und Kontakte aus ausgehenden E-Mails erstellt.
Wählen Sie CRM-Elemente und die Frist aus, für welche Nachrichten verarbeitet werden
Sie können auch E-Mail-Adressen angeben, für die Bitrix24 aus jeder neuen Nachricht neue Leads erstellen wird.
Warteschleife der Verteilung von Leads und Kontakten - in diesem Feld werden alle Mitarbeiter angegeben, die mit Kunden im CRM arbeiten werden. Alle neuen Anfragen werden gleichmäßig unter ihnen verteilt.
Zugriffsrechte für Mailbox
In diesem Bereich können Sie anderen Mitarbeitern Zugriffsrechte auf das Verarbeiten der E-Mails in dieser Mailbox gewähren.
Die Anzahl der gemeinsamen Mailboxen im Account hängt auch von Ihrem Tarif ab.
Erledigt! Ihre Mailbox ist eingestellt, klicken Sie auf Verbinden.
Das System wird Ihnen anbieten, die Ordner zu konfigurieren.
Wenn Sie neue benutzerdefinierte Ordner erstellen möchten, können Sie diese in Ihrem Mail-Service erstellen und danach mit Bitrix24 synchronisieren. Kreuzen Sie nötige Felder an und geben Sie den Ordner für die gesendeten und gelöschten E-Mails sowie Spam an.
Speichern Sie Ihre Einstellungen, Ihre integrierte Mailbox ist einsatzbereit.
Adresse "Von" einstellen
Beim Absenden von E-Mails aus Bitrix24 erhalten die Kunden diese E-Mail-Nachrichten mit der Adresse noreply@Accountadresse. Wenn man aber auf diese E-Mail antwortet, wird eine richtige Empfängeradresse automatisch eingesetzt und die E-Mail wird dem korrekten Empfänger zugesendet.
Angenommen, dass der Mitarbeiter Peter Mustermann die Mailbox mustermann@mail.tld mit Bitrix24 (company.bitrix24.tld) verbunden hat. Danach hat Peter Mustermann eine E-Mail an den Kunden gesendet. Der Kunde erhält die E-Mail von Peter Mustermann mit der E-Mail-Adresse noreply@company.bitrix24.tld. Wenn der Kunde aber auf die E-Mail antwortet, wird die E-Mail an die richtige Adresse mustermann@mail.tld zugesendet.
Damit die Kunden sofort mit der richtigen Absenderadresse zugestellt werden, stellen Sie einen externen SMTP-Server zum Absenden der E-Mails ein.