Sie können schnell und bequem E-Mails aus dem CRM versenden, wobei alle E-Mails in Ihrem CRM gespeichert werden (jeweiligem CRM-Element zugeordnet).
E-Mails versenden
Um eine E-Mail aus dem CRM zu versenden, klicken Sie in einem Element (Lead, Kontakt, Unternehmen, Auftrag) auf E-Mail im rechten Teil des Formulars.
Alle aus- und eingehenden E-Mails werden im entsprechenden Element gespeichert.
Den Status der Nachricht bekommen Sie auch direkt im CRM angezeigt.
Bei den korrekten Einstellungen werden E-Mails normalerweise nach der folgenden Logik verteilt:
- Wenn Sie eine E-Mail aus einem Auftrag senden, wird die Antwort auf diese E-Mail genau mit demselben Auftrag verbunden;
- Wenn Sie mehrere aktive Aufträge haben und der Kunde Ihnen eine neue E-Mail sendet (und nicht Ihre vorherige E-Mail beantwortet), wird diese mit dem letzten aktiven Auftrag verknüpft;
- Wenn Sie eine E-Mail aus einem Auftrag bzw. Lead senden, wird sie auch beim Kontakt/Unternehmen angezeigt;
- Die E-Mail, die aus einem Kontakt gesendet wurde, wird im Formular des Kontakts angezeigt. Wenn dieser Kontakt mit einem Unternehmen verknüpft ist und bei diesem Unternehmen dieselbe Adresse hinterlegt wurde, wird die E-Mail auch im Unternehmensformular erscheinen;
- Die E-Mails, die man direkt aus Unternehmen sendet, werden nur bei diesen Unternehmen angezeigt.
Weitere Empfänger hinzufügen
Aus dem E-Mail-Formular kann man weitere Empfänger hinzufügen oder sie aus Ihrer CRM-Kundendatenbank auswählen.
Alle abgesendeten E-Mails werden entsprechend in den Formularen der CRM-Elemente gespeichert.
CC-E-Mail (carbon copy)(deutsch: Durchschrift) diese E-Mail ist nicht direkt an den Kunden gerichtet, sondern soll nur zur Information oder zur Kenntnisnahme dienen. Die Empfänger bekommen quasi eine Kopie.
BCC-E-Mail (blind carbon copy) - ist ebenfalls eine Kopie der Nachricht wie CC– mit dem Unterschied, dass die Empfänger nicht sehen können, wer diese E-Mail noch in BCC erhalten hat. Die CC-Empfänger, normale Empfänger und den Absender kann man sehen.
Zusätzliche Absender
Im CRM können Sie E-Mails aus der Mailbox versenden, die mit Ihrem Bitrix24 nicht verbunden ist.
Wählen Sie dafür unter Absender die Option "Absender hinzufügen" aus.
Geben Sie den Namen und die Adresse des Absenders ein und tippen Sie auf Code anfordern.
An die angegebene E-Mail-Adresse wird eine E-Mail mit dem Verifizierungscode zugesendet. Kopieren Sie bitte Code und fügen ihn in das Feld ein.
Die Option "Absender hinzufügen" ist in allen CRM-Elementen sowie in Automatisierungsregeln und im CRM-Marketing verfügbar.
- Wenn Sie Ihre Mailbox mit dem Verifizierungscode aktivieren, werden E-Mails via Bitrix24 Server versendet.
- Wenn Sie SMTP-Daten angeben, werden Ihre E-Mails via SMTP-Server versendet.
- Für diese Möglichkeit, E-Mails zu versenden, gelten auch E-Mail Limits.
- SMTP-Server können eigene Limits haben und Ihren Massenversand einschränken oder sogar den Account blockieren, wenn diese Limits überschritten werden.
- Die Option ist in Bitrix24 On-Premise nicht verfügbar.
E-Mail-Vorlagen verwenden
Wenn Sie E-Mails an Ihre Kunden aus dem CRM versenden, können Sie E-Mail-Vorlagen verwenden, was Ihnen wesentlich Zeit sparen kann.
Tippen Sie oben auf die entsprechende Option und wählen Sie eine passende Vorlage aus.
Weitere Möglichkeiten, E-Mails aus dem CRM zu senden
- Im Bereich CRM - Aktivitäten wählen Sie unter Hinzufügen die Option E-Mail aus.
- Im Bereich CRM - Stream tippen Sie auf E-Mail.
Ihre eigenen Mitarbeiter können Sie auch als Empfänger der ausgehenden E-Mail hinzufügen. Geben Sie einfach die jeweiligen E-Mail-Adressen im Feld An ein und senden Sie die E-Mail ab.
Die E-Mail-Adressen werden im Weiteren im Adressenbuch gespeichert und Sie können sie in der Liste auswählen.
Um die Kontaktliste zu bearbeiten, gehen Sie auf die Webmail-Einstellungen und wählen Sie die Option Contacts aus.
In diesem Bereich können Sie vorhandene E-Mails bearbeiten bzw. neue E-Mails hinzufügen.
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