Die Timeline befindet sich im rechten Bereich des CRM-Formulars. Hier können Sie Kundenaktivitäten planen, Kommentare für Kollegen hinterlassen, Phasenänderungen verfolgen und mehr. So haben Sie den Kommunikationsverlauf mit dem Kunden stets im Blick und vergessen keine geplanten Termine.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:

• Aktivität planen,
• Offene Aktivität verschieben,
• Kommentar hinterlassen,
• Aufgabe erstellen,
• Kunden zum Termin einladen,
• Kunden kontaktieren,
• Ereignisse mit dem CRM-Element verfolgen,
• Ereignisse filtern.

Aktivität planen

Die Aktivität im CRM bietet ein Formular für alle kundenbezogenen Aufgaben. Damit können Sie beispielsweise Anrufe, Termine oder die Vorbereitung von Dokumenten planen.
Universale Aktivität

Aktivität erstellen

1. Klicken Sie auf Aktivität.
2. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, zum Beispiel: „Kunden anrufen und über Sonderangebote informieren“.
3. Legen Sie die Frist für die Aktivität fest.
4. Richten Sie Erinnerungen ein.
5. Es stehen Ihnen mehrere zusätzliche Aktionen zur Verfügung: zum Kalender hinzufügen, Kollegen einladen, Adresse angeben und mehr.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Geplante Aktivitäten erscheinen im Bereich Zu erledigen auf gelbem Hintergrund. Bei mehreren Aktivitäten wird die mit der nächstliegenden Frist zuerst angezeigt.

An Aktivität erinnern CRM-Aktivitäten verfügen über Zähler, die an bevorstehende Fristen erinnern. Standardmäßig werden die Zähler 15 Minuten vor der Frist aktiv, diese Zeit kann jedoch angepasst werden. Das hilft, Aktivitäten nicht zu vergessen und sie pünktlich zu erledigen.
Benutzerdefinierte Aktivitätserinnerungen konfigurieren

Aktivität erledigen. Nachdem Sie den Kunden kontaktiert haben, können Sie die Aktivität abschließen. Setzen Sie dazu ein Häkchen in die Checkbox oder klicken Sie auf die Schaltfläche Abgeschlossen. Die Informationen zur erledigten Aktivität werden in der Timeline des Formulars angezeigt.

Das Formular der abgeschlossenen Aktivität ist grau, die Informationen drin können nicht mehr bearbeitet werden

Offene Aktivität verschieben

Direkt aus dem Formular eines CRM-Elements können Sie eine offene Aktivität – einen Anruf, eine E-Mail oder einen Chat aus einem Kommunikationskanal – in ein anderes CRM-Element desselben Typs verschieben, zum Beispiel von einem Auftrag zu einem anderen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere offene Aufträge mit einem Kunden haben und die Kommunikation in den aktuellen Auftrag übertragen möchten. Angenommen, ein Kunde bespricht zwei verschiedene Bestellungen, aber der Anruf oder die E-Mails wurden dem ersten Auftrag zugeordnet. Durch das Verschieben der Aktivität in den zweiten Auftrag bleibt der genaue Kommunikationsverlauf erhalten und der Kontext geht nicht verloren.

1–2. Klicken Sie auf Drei Punkte (...) > Aktivität verschieben.
3. Wählen Sie das CRM-Element aus, in das die Aktivität verschoben werden soll. Suchen Sie es in der Liste oder erstellen Sie ein neues.

Nach der Verschiebung erscheint ein Eintrag in den Timelines beider Elemente.

Die Aktivität wurde in einen neuen Auftrag verschoben

Im alten Auftrag wurde ein Eintrag über die Verschiebung der Aktivität erstellt

Kommentar hinterlassen

Um Ihrem Kollegen wichtige Details zum Kunden oder Auftrag mitzuteilen, verfassen Sie einen Kommentar.

Kollegen erwähnen. Klicken Sie auf Mention und schreiben Sie eine Nachricht an den Mitarbeiter. Der Kollege erhält eine Benachrichtigung und wird den Kommentar nicht übersehen.

Datei anhängen. Laden Sie eine Datei von Ihrem Computer oder Bitrix24 Drive hoch, oder erstellen Sie ein neues Dokument direkt im Formular. So können Sie beispielsweise einen Vertrag oder ein Objektfoto hinzufügen.

Kommentar fixieren. Fixieren Sie wichtige Kommentare oben in der Timeline, um sie nicht aus den Augen zu verlieren. In der Timeline können Sie nicht mehr als 7 Kommentare gleichzeitig fixieren.

Klicken Sie auf Fixieren. Wenn der Kommentar nicht mehr benötigt wird, lösen Sie ihn auf die gleiche Weise.

Kommentar bearbeiten oder löschen. Sie können den Text bearbeiten oder eine Datei zum Kommentar hinzufügen. Wenn der Kommentar nicht mehr nötig ist, können Sie ihn. Klicken Sie auf Drei Punkte (...) und wählen Sie die gewünschte Option aus.

Aufgabe erstellen

Erstellen Sie Aufgaben, die mit dem Kunden verbunden sind, direkt aus dem Formular des CRM-Elements, wie zum Beispiel die Vorbereitung eines Vertrags oder einer Projektpräsentation.

Klicken Sie auf Aufgabe und geben Sie den Aufgabennamen, die Beschreibung und andere Parameter ein.
Aufgaben erstellen
CRM-Aufgaben

In der Timeline werden die Aufgabeninformationen wie Status, Friständerungen und verantwortliche Person angezeigt. So verpassen Sie keine wichtigen Updates.

Kunden zum Termin einladen

Direkt aus der Timeline können Sie dem Kunden Ihren Kalender senden, damit man selbst ein passendes Datum für den Termin finden kann.
Offene Zeitfenster im CRM

Klicken Sie dazu auf Zeitfenster > Link senden. Bitrix24 generiert automatisch einen Link zu Ihrem Kalender und sendet ihn per SMS oder WhatsApp an die im Formular angegebene Nummer des Kunden. Sobald der Kunde ein passendes Datum und eine Uhrzeit auswählt, erscheint der Termin automatisch im Formular des CRM-Elements und in Ihrem Bitrix24 Kalender.

Kunden kontaktieren

Aus dem Formular des CRM-Elements heraus können Sie den Kunden anrufen, ihm eine E-Mail oder SMS senden und ihn in den Messenger einladen.
Kunden zu einem Chat im Messenger einladen
WhatsApp-Nachrichten aus dem CRM senden

Ereignisse mit dem CRM-Element verfolgen

Änderungen, die in der Timeline protokolliert werden, lassen sich in verschiedene Gruppen unterteilen.

Kommunikation mit dem Kunden:

• Ein- und ausgehende Anrufe, E-Mails, Chats, SMS, Zoom-Konferenzen, Nachrichten in WhatsApp, Online-Formulare,
• Termine,
• Marketing-Kampagnen.

Aktionen mit CRM-Elementen:

• Erstellen eines CRM-Elements,
• Ändern des CRM-Elements: Phasenänderung, Feldbearbeitung,
• Hinzufügen und Löschen der Verbindung mit dem CRM-Element,
• Wiederherstellen des CRM-Elements aus dem Papierkorb.

Aktionen mit Aktivitäten und Aufgaben:

• Erstellen einer Aktivität oder Aufgabe,
• Feldbearbeitung in der Aktivität oder Aufgabe,
• Phasenänderung der Aktivität oder Aufgabe.

Aktionen von CoPilot:

• Anruftranskription,
• Anrufzusammenfassung,
• Ausfüllen von Feldern.

Aktionen mit der Bestellung:

• Erstellen einer Bestellung,
• Bezahlen der Bestellung,
• Absenden der Bestellung,
• Lieferung der Bestellung.

Aktionen mit Dokumenten:

• Erstellen eines Dokuments zur Unterzeichnung,
• Phasen der Interaktion mit dem Dokument zur Unterzeichnung,
• Erstellen eines Bestandsdokuments und dessen Bearbeitung.

Workflow:

• Statusänderung im Workflow,
• Fehler bei der Workflow-Ausführung.

Ereignisse filtern

Um Informationen in der Timeline schnell zu finden, nutzen Sie den Filter. Verwenden Sie die Standardfilter oder erstellen Sie eigene. So können Sie die Daten nach Typ, Datum, Autor und Kunden durchsuchen.

Wir haben alle Einträge gefunden, die mit den Aufgaben verbunden sind