Die Workflow-Vorlage ist eine vorinstallierte Reihenfolge von Aktionen zum schnellen Starten der Prozesse. Um die Vorlage im CRM zu nutzen, füllen Sie die Vorlagenparameter aus.

1. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung.
2-3. Klicken Sie auf Workflows > Workflows im CRM.
4. Wählen Sie ein Element aus, für das Sie die Workflow-Vorlage erstellen möchten. In der Liste werden alle CRM-Elemente angezeigt, für die Sie Workflows einstellen können.
5. Klicken Sie auf Workflow hinzufügen, um eine neue Vorlage zu erstellen. Wählen Sie Vorlagen, um die vorhandene Vorlage zu bearbeiten.
6. Öffnen Sie den Tab Vorlagenparameter.

Allgemeine Information angeben

Füllen Sie die Felder im Tab Allgemein aus.

Titel: Dieser wird in der Vorlagenliste angezeigt.

Beschreibung: Beschreiben Sie, wofür der Workflow verwendet wird. Das hilft den Mitarbeitern, den gewünschten Workflow in der Liste zu finden.

Autostart: Wählen Sie aus, wie der Workflow gestartet wird:

• Falls hinzugefügt: Der Workflow startet automatisch, sobald ein Mitarbeiter das Element erstellt.
• Falls geändert: Der Workflow startet automatisch, sobald ein Mitarbeiter das Element ändert.

Um den Workflow manuell zu starten, deaktivieren Sie die Option Autostart.

Im Menü des manuellen Starts nicht anzeigen: Die Vorlage ist nur für den Ersteller und Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten sichtbar und nutzbar.

Sortierung: Dieser Parameter bestimmt die Reihenfolge der Vorlage in der Liste. Je kleiner die Zahl, desto höher wird die Vorlage in der Liste angezeigt.

Protokollieren von Ereignissen für 7 Tage aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um die Workflow-Ereignisse im Workflow-Protokoll zu erfassen. Dies ermöglicht es, den Workflow zu testen und auf Fehler zu überprüfen.
Workflow-Logdatei: Protokollieren von Ereignissen aktivieren

Workflow-Ereignisse in der Timeline anzeigen: Im Formular des CRM-Elements werden die Workflow-Ereignisse angezeigt, einschließlich neuer Workflow-Aufgaben, Kommentare, Ergebnisse und mehr.
Workflow-Einträge in der CRM-Timeline

Nachdem Sie die allgemeinen Parameter ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern.

Parameter, Variablen und Konstanten hinzufügen

Parameter: Das sind die Daten, die der Mitarbeiter beim Start des Workflows angibt. Nach dem Start können sie nicht mehr geändert werden. Im Workflow „Genehmigung des Angebots“ könnten dies der Kundenname oder die Gültigkeitsdauer des Angebots sein.

Variablen: Das sind temporäre Werte, die nach dem Start des Workflows geändert werden können. Im Workflow „Genehmigung des Angebots“ könnten dies der Gesamtbetrag oder die verantwortliche Person sein.

Konstanten: Das sind feste Werte, die nach dem Start des Workflows nicht mehr geändert werden können. Dies könnten der Prozentsatz, das Datum, die Mitarbeiterposition und andere sein. So können Sie beispielsweise die Konstante „Hauptbuchhalter“ erstellen und sie einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen.

Klicken Sie in den Tabs Parameter, Variablen und Konstanten auf Hinzufügen und füllen Sie die Felder aus. Die Felder sind in jedem Tab gleich.

• ID: Ein einzigartiger Code oder eine einmalige Nummer, die jedem Wert im Workflow zugeordnet wird. Sie können eine eigene ID eingeben oder die Standard-ID verwenden. Dies verhindert Dubletten und erleichtert das schnelle Auffinden und Bearbeiten.
• Name und Beschreibung: Geben Sie Informationen für den Parameter, die Variable oder die Konstante an. Beispielsweise muss der Mitarbeiter beim Starten des Workflows die Angebotsgültigkeit oder den Kundennamen angeben.
• Typ: Wählen Sie das passende Format aus der Liste: Zeile, Zahl, Datum usw. Abhängig vom ausgewählten Typ können Sie zusätzliche Parameter angeben. Um beispielsweise eine Konstante für die Rolle Hauptbuchhalter zu erstellen, wählen Sie den Datentyp An Nutzer anbinden und wählen Sie einen Mitarbeiter aus.
• Erforderlich: Der Workflow kann nicht gestartet werden, wenn dieser Wert nicht angegeben ist.
• Mehrfach: Ermöglicht es, mehrere Werte anzugeben.
• Wert der Konstante: Geben Sie den Wert manuell ein oder wählen Sie ihn über das Fenster Wert einstellen aus. Das Feld wird automatisch ausgefüllt, kann aber vom Mitarbeiter bearbeitet werden. Geben Sie zum Beispiel für die Variable mit dem Typ Geld den Betrag des Angebots an.

Formular "Wert einstellen"

Klicken Sie auf OK und Speichern.

In Pipelines anzeigen

Wenn Sie den Workflow für Aufträge oder Smartprozesse einrichten, können Sie festlegen, in welchen Pipelines dieser Workflow sichtbar sein soll.

Wählen Sie die gewünschten Pipelines in der Liste aus. In den nicht ausgewählten Pipelines wird der Workflow standardmäßig nicht angezeigt.
Verkaufspipelines erstellen