Die Formulare von CRM-Elementen und Smartprozessen verfügen über eine Timeline. Diese befindet sich im rechten Bereich des Formulars und ermöglicht es Ihnen, Kundenaktivitäten zu planen, Kommentare für Kollegen zu hinterlassen, Phasenänderungen nachzuverfolgen und mehr.
Formulareinstellungen der CRM-Elemente

Jetzt werden Ereignisse der Workflows in der Timeline angezeigt. Sie können Aufgaben ausführen und Kommentare direkt im Formular des CRM-Elements lesen. Die Status zeigen Ihnen den Workflow-Fortschritt an.

In diesem Beitrag behandeln wir folgende Themen:

• Welche Ereignisse werden in der Timeline angezeigt?
• Workflow-Aufgabe im Formular des CRM-Elements ausführen.
• Aktivitäten mit Workflow-Aufgaben abschließen.
• Workflow-Aufgabe delegieren.
• Kommentare zum Workflow lesen.
• Workflow-Ergebnis anzeigen.
• Workflow-Status im CRM-Kanban anzeigen.

Welche Ereignisse werden in der Timeline angezeigt?

In der Timeline des CRM-Formulars werden Systemeinträge der Workflows und Aktionen angezeigt, welche die Aufmerksamkeit der verantwortlichen Person erfordern.

Aktionen der verantwortlichen Person. Das sind die Workflow-Aufgaben, die der Verantwortliche ausführen soll, zum Beispiel ein Dokument genehmigen, Kommentare oder das Workflow-Ergebnis überprüfen. 

Für diese Workflow-Aufgaben werden Aktivitäten im CRM automatisch erstellt. Sie werden auf dem gelben Hintergrund im Bereich Zu erledigen angezeigt.

Die verantwortliche Person soll die Aufgabe ausführen: das Angebot für den Kunden genehmigen

Systemaktionen. Diese Aktionen erfordern keine aktive Teilnahme der verantwortlichen Person. Sie dienen dazu, den Mitarbeiter darüber zu informieren, wann und welche Aktion mit dem CRM-Element durchgeführt wurde, beispielsweise wenn der Workflow automatisch gestartet wird und der Verantwortliche nicht direkt beteiligt ist.

Diese Aktionen werden in der Timeline auf dem weißen Hintergrund angezeigt. 

Dieser Workflow wurde automatisch gestartet und die Aufgabe wird vom anderen Mitarbeiter ausgeführt

Workflow-Aufgaben ausführen

Wenn die verantwortliche Person eine Workflow-Aufgabe ausführen soll, wird eine Aktivität in der Timeline des CRM-Formulars automatisch erstellt. Diese Aktivität enthält alle erforderlichen Parameter wie Name, Frist, Status und weitere Informationen. Über die Timeline können Sie das Workflow-Formular öffnen und die Aufgabe bearbeiten.

Workflow-Aufgaben ohne Frist. Wenn keine Frist in den Einstellungen angegeben ist, kann der Verantwortliche jederzeit die Aufgabe erledigen.

Um die Workflow-Aufgabe auszuführen, klicken Sie auf Starten oder Öffnen. Lesen Sie die Aufgabe und führen Sie diese aus.

Workflow-Aufgaben mit Frist. Wurde die Frist in den Einstellungen angegeben, werden das Datum und die Uhrzeit der Ausführung in der Timeline angezeigt.

Wenn weniger als eine Stunde bis zur Frist bleibt, erscheint ein roter Zähler im CRM. Sie können zusätzliche Erinnerungen einrichten, beispielsweise einen Tag oder 30 Minuten vorher. So verpassen Sie die Aufgabe nicht und können sie rechtzeitig erledigen.
Zähler im CRM

Aufeinanderfolgende Workflow-Aufgaben. Hat die verantwortliche Person mehrere aufeinanderfolgende Aufgaben, wird die nächste Aufgabe automatisch angezeigt, sobald die vorherige erledigt ist.

Die erste Aufgabe hat den Status „Abgeschlossen“ und die zweite Aufgabe hat den Status „Anstehend“

Parallele Aufgaben. Bei parallelen Aufgaben erscheinen beide Workflow-Aufgaben sofort in der Timeline. Die verantwortliche Person kann zunächst eine Aufgabe erledigen und anschließend mit der nächsten fortfahren.

Die beiden Workflow-Aufgaben haben den Status „Anstehend“

Aktivitäten mit Workflow-Aufgaben abschließen

Standardmäßig ist es nötig, die Aktivität manuell zu schließen, wenn die Workflow-Aufgabe ausgeführt wird. Die verantwortliche Person kann selbst entscheiden, wann sie die Aktivität abschließt – sofort oder später, um beispielsweise die Ausführung anderer Aufgaben in diesem Workflow zu überwachen.

Um die Aktivität abzuschließen, setzen Sie ein Häkchen in die entsprechende Checkbox.

Wenn der Workflow andere Aufgaben hat, kann die verantwortliche Person die Aktivität nicht abschließen, um den Fortschritt des Workflows zu überwachen. Wenn der Workflow beendet wird, kann die Aktivität abgeschlossen werden. 

Die verantwortliche Person hat ihre Aufgabe erledigt, kann jedoch die Ausführung der Workflow-Aufgabe durch eine andere Person überwachen.

Damit die Aktivitäten automatisch abgeschlossen werden, deaktivieren Sie die Option Nutzer muss Aktivitäten mit Aufgaben manuell abschließen in den Bitrix24-Einstellungen.
Bitrix24-Einstellungen

Workflow-Aufgaben delegieren

Aus der Timeline des CRM-Formulars kann eine Workflow-Aufgabe an eine andere Person delegiert werden, wenn der Verantwortliche zum Beispiel im Urlaub ist oder mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.

Um die Workflow-Aufgabe zu delegieren, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie das Workflow-Formular.
2. Klicken Sie auf den Button Delegieren.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die Workflow-Aufgabe ausführen wird.

Kommentare zum Workflow lesen

Wenn ein Kollege einen neuen Kommentar zur Workflow-Aufgabe verfasst, wird im CRM-Formular eine Aktivität erstellt. Das hilft der verantwortlichen Person, wichtige Diskussionen nicht aus den Augen zu verlieren.

In der Timeline können Sie das Formular der Workflow-Aufgabe öffnen, den Kommentar lesen und darauf antworten.

Lassen Sie die Aktivität offen, wenn Sie auf eine Antwort von Kollegen warten, um zu vermeiden, dass eine separate Aktivität für jeden neuen Kommentar in der Timeline erstellt wird. Sobald die Diskussion beendet ist, können Sie die Aktivität abschließen.

Damit die Aktivitäten automatisch nach dem Anzeigen von Kommentaren abgeschlossen werden, deaktivieren Sie die Option Nutzer muss Aktivitäten mit Kommentaren manuell abschließen in den Bitrix24-Einstellungen.

Workflow-Ergebnis anzeigen

Wenn die verantwortliche Person den Workflow startet oder daran teilnimmt, wird nach Abschluss des Workflows eine Aktivität mit dem Ergebnis in der Timeline erstellt. Im Workflow zur Genehmigung eines Angebots kann dies beispielsweise eine Datei mit dem Angebot sein, die geöffnet oder heruntergeladen werden kann.

Die geplante Aktivität hilft dem Mitarbeiter dabei, das Ergebnis nicht zu übersehen und es in der Kundenarbeit zu nutzen. Sobald Sie sich über das Ergebnis informiert haben, schließen Sie die Aktivität ab.

Wenn die verantwortliche Person den Workflow nicht gestartet oder daran nicht teilgenommen hat, wird im CRM lediglich ein Systemeintrag über den Abschluss des Workflows angezeigt.

Workflow-Status und Zähler im Kanban

Um zu veranschaulichen, in welcher Phase sich die Workflow-Bearbeitung bei verschiedenen Elementen befindet, werden im CRM folgende Status angezeigt:

• Anstehend: Die verantwortliche Person hat die Workflow-Aufgabe noch nicht erledigt.
• Hinzugefügt: Das Workflow-Formular enthält neue, noch ungelesene Kommentare.
• Abgeschlossen: Der Workflow wurde ausgeführt.

Die CRM-Zähler helfen der verantwortlichen Person, neue Aufgaben und Kommentare nicht zu verpassen:

• Roter Zähler: Sie haben weniger als eine Stunde vor Fristablauf.
• Grüner Zähler: Das Workflow-Formular hat einen neuen Kommentar.