Mit der mobilen Bitrix24 Anwendung können Sie jetzt Workflows einfach starten und verwalten. Wir haben zusätzlich ein Tool eingeführt, mit dem Sie ermitteln können, wie viel Zeit das Unternehmen für die Genehmigung eines Workflows aufwendet.

In diesem Beitrag erzählen wir Ihnen, was diesen Parameter bewirkt und wie er verbessert werden kann.

Workflow starten

Öffnen Sie in der mobilen Anwendung den Tab Workflows und klicken Sie auf + .

Wählen Sie einen Workflow aus. Neben jedem Workflow wird angezeigt, wie viel Zeit die Genehmigung im Durchschnitt benötigen wird. 

Füllen Sie die Workflow-Parameter aus und klicken Sie auf Starten. 

Das erstellte Element erscheint im Bereich Workflows, wo Sie den Prozess seiner Genehmigung verfolgen können.

Zeit für die Genehmigung eines Workflows reduzieren

Falls einige Workflows viel Zeit in Anspruch nehmen, wäre es empfehlenswert, sie umzugestalten. Der Unterzeichnungsprozess einer Rechnung erfordert zum Beispiel 30 Tage, was viel länger ist als die tatsächliche Aktion, die nur 15 Minuten dauert. Dies kann durch eine unzureichende Automatisierung oder mangelndes Wissen über die verwendeten Methoden verursacht werden. In diesem Fall lohnt es sich, den Prozess zu ändern, zuständige Mitarbeiter zu ändern oder den Workflow selbst zu optimieren. Was ist dabei wichtig:

In den Workflows ist kein Stellvertreter während des Urlaubs der verantwortlichen Person vorgesehen. Wenn der Mitarbeiter überlastet ist, können Sie Assistenten hinzufügen oder während seines Urlaubs Pflichten an andere Mitarbeiter übergeben.

Startpunkt des Workflows hat eine mangelhafte Beschreibung. Wir empfehlen, die einleitenden Informationen in den entsprechenden Feldern zu beschreiben, damit Ihre Mitarbeiter eigene Kompetenzen besser verstehen können.  

Die verantwortliche Person vergisst, den Workflow rechtzeitig zu bestätigen. Es lohnt sich, den Mitarbeitern zusätzliche Erinnerungen zu schicken. 

Das sind nur einige Möglichkeiten, die Workflows im Unternehmen zu beschleunigen.

Automatisieren Sie die Workflows im visuellen Designer, unserem integrierten Tool zum Erstellen und Bearbeiten der Workflow-Vorlagen.
Visual Designer in Workflows

Im Unternehmen sehen wir, dass der Workflow 2 Stunden dauert. Um den ihn zu bearbeiten, öffnen Sie den Bereich Automatisierung > Workflows > Workflows im Feed und wählen Sie den zu bearbeitenden Workflow aus.

Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Workflows konfigurieren. Danach öffnen Sie die gewünschte Vorlage aus.

Hier können Sie die Workflow-Parameter konfigurieren.

Falls Sie Schwierigkeiten mit der Einrichtung der Workflows haben, empfehlen wir Ihnen, unsere Partner zu kontaktieren.
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