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Verfügbarkeit der Besprechungsräume

Jetzt können Sie Besprechungsräume in einem neuen Format erstellen und ihre Verfügbarkeit checken.

Der neue Bereich ist besonders für die Mitarbeiter hilfreich, die für die Verteilung bzw. Ordnung in Besprechungsräumen sorgt. Der Terminplan kann man zudem als Punkt zum linken Hauptmenü hinzufügen, um jederzeit schnell darauf zugreifen zu können.

Im Bereich Kalender öffnen Sie den Terminplan Verfügbarkeit der Besprechungsräume.

Für den Plan sind auch verschiedene Ansichtsvarianten verfügbar: Tag, Woche, Monat, Zeitplan.

Besprechungsraum reservieren

Einen Besprechungsraum können Sie reservieren, indem Sie einen Termin in einem beliebigen Kalender erstellen. Aber der Terminplan Verfügbarkeit der Besprechungsräume schafft einen vollen Überblick über verfügbare Räume.

Klicken Sie auf das gewünschte Datum im Terminplan, um das Formular zur Schnellerstellung des Termins zu öffnen. Im geöffneten Formular können Sie den Standort für den Termin auswählen.

Außerdem können Sie die Schaltfläche Reservieren anklicken. In diesem Fall wird das vollständige Terminformular geöffnet, wo Sie auch den Standort auswählen können.

Wenn die Teilnehmeranzahl die Zahl der verfügbaren Plätze in diesem Besprechungsraum überschreitet, informiert das System darauf.

Liste der Besprechungsräume

Um die Liste aller Besprechungsräume anzuzeigen, klicken Sie auf den Button Besprechungsräume.

In der Liste können Sie auch filtern, welche Besprechungsräume im Terminplan angezeigt werden. Kreuzen Sie gewünschte Räume in der Liste an oder entfernen Sie die Häkchen bei den unnötigen. Außerdem kann man im Menü den Punkt Nur diesen Raum anzeigen auswählen.

raum1.jpg

Besprechungsraum erstellen oder bearbeiten

In der Liste können Sie neue Besprechungsräume erstellen oder vorhandene bearbeiten, indem Sie im Kontextmenü eines Besprechungsraums die entsprechende Option auswählen.

Beim Anlegen eines neuen Besprechungsraums können Sie folgende Parameter angeben: Name, Teilnehmeranzahl, Farbe und Zugriffsrechte.

Standardmäßig können alle Nutzer neue Besprechungsräume erstellen und bearbeiten. Man kann aber bestimmte Zugriffsrechte einzelnen Nutzern, Nutzergruppen bzw. Abteilungen für ausgewählte Besprechungsräume bzw. den ganzen Bereich "Verfügbarkeit der Besprechungsräume" gewähren. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Zugriffsrechte auf Besprechungsräume".
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