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Zum Termin per E-Mail einladen


Im Bitrix24 Kalender können Sie mit wenigen Klicks einen Termin erstellen und eine optimal passende Uhrzeit für alle Teilnehmer finden, denn der Planer zeigt die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters an.

Aber oft sollten Sie Termine mit den Kunden und Partnern planen, die in Ihrem Bitrix24 nicht registriert sind.

Für solche Fälle bietet Bitrix24 Kalender die Funktion Besucher einladen an.

Teilnehmer zum Termin per E-Mail einladen

1. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus und erstellen Sie einen Termin. Im Formular geben Sie alle nötigen Informationen an.

2. Im Feld Teilnehmer klicken Sie auf Ändern und wählen Sie die Mitarbeiter aus, die sich an dem Termin beteiligen werden.

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3. Unten klicken Sie den Link Besucher einladen an.

4. Im geöffneten Formular geben Sie die E-Mail-Adresse, den Nachnamen und Vornamen des Besuchers an und klicken Sie auf Einladen.

Nachdem Sie den Button Einladen angeklickt haben, wird der Besucher zur Teilnehmerliste hinzugefügt. Aber die Einladung wird an den Gast noch nicht gesendet.

5. Der hinzugefügte Besucher wird im Account gespeichert und wird gelb markiert. Wählen Sie den Besucher aus der Teilnehmerliste aus.

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E-Mail-Nutzer haben keinen Zugriff auf Ihren Account, daher können nicht gelöscht oder deaktiviert werden. Sie sind weder externe noch interne Nutzer.

E-Mail-Adresse hinzufügen

Wenn Ihre E-Mail-Adresse noch nicht eingestellt ist, erscheint das Formular, wo Sie eine E-Mail Adresse zum Absenden der Einladungen angeben. Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Adresse aus oder geben Sie eine neue hinzu.

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Wir empfehlen Ihnen, die E-Mail-Adresse zu nutzen, die Sie beim Erstellen Ihres Accounts angegeben haben bzw. die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Bitrix24 verbunden ist. Sie wird in der Liste angezeigt. In diesem Fall landet die abgesendete Einladung höchstwahrscheinlich im Spam-Ordner des Empfängers nicht.

Es reicht aus, nur einmal die E-Mail-Adresse anzugeben. Sie wird standardmäßig zum Absenden aller weiteren Einladungen genutzt. Um diese Adresse zu ändern, öffnen Sie die Einstellungen des Kalenders und bearbeiten Sie diese im Punkt "Einladungen senden von der E-Mail-Adresse".

Neue E-Mail-Adresse hinzufügen

Füllen Sie das Formular aus: geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse aus. Kreuzen Sie die Option "Verfügbar für alle" an, um diese Adresse zur Auswahl für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen.

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Per E-Mail erhalten Sie den Bestätigungscode.

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Geben Sie den Code im Feld ein und speichern Sie Ihre Einstellungen.

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6. Stellen Sie sicher, dass die Option "Über Entscheidung benachrichtigen" aktiviert ist, um genau zu wissen, wer von den Teilnehmern den Termin bestätigt bzw. abgelehnt hat.

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7. Geben Sie an, ob der eingeladene E-Mail-Nutzer die Liste aller Teilnehmer sehen darf.

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8. Prüfen Sie alle Informationen und klicken Sie auf Erstellen.

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Der Termin erscheint in Ihrem Kalender.

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Wie kann man verstehen, dass der Besucher die Einladung bekommen hat?

Nach dem Erstellen des Termins bekommt der Besucher eine Einladung per E-Mail. In der Nachricht kann man die Teilnahme bestätigen bzw. ablehnen.

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Sobald der Kunde auf die Einladung reagiert, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Account.

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Kann man den Termin bearbeiten, wenn die Einladung bereits abgesendet wurde?

Sie können den erstellen Termin bearbeiten: die Zeit, den Standort bearbeiten oder Teilnehmer ändern.

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Der Besucher erhält eine E-Mail-Nachricht mit der Benachrichtigung über den geänderten Termin.

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Wenn Sie den geplanten Termin absagen, bekommt der Besucher auch eine Benachrichtigung darüber.

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Kann der Gast die an den Termin angehängten Dateien sehen?

In der Einladung erhält der Besucher die vollständige Information zum Termin, die Sie in Ihrem Account angegeben haben. Wenn Sie eine Datei angehängt haben, kann der Besucher die Datei per Link herunterladen.

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Wie viele Einladungen kann man absenden?

Im kostenlosen Tarif kann man 10 Termine mit externen Teilnehmern erstellen. Das Limit wird für den ganzen Account angewendet.

In allen kostenpflichtigen Tarifen kann man uneingeschränkt externe Besucher per E-Mail einladen.

Die Besucher, die Sie per E-Mail in den Termin eingeladen haben, erhalten keinen Zugriff zu Ihrem Account. Sie können nicht aus dem Account gelöscht oder deaktiviert werden, weil sie in den Account selbst nicht eingeladen wurden und keine internen bzw. externen Mitarbeiter sind.

Für Bitrix24 On-Premise

Für die einwandfreie Arbeit mit E-Mail-Nutzern in Bitrix24 On-Premise führen Sie folgende Schritte aus:

  • stellen Sie den E-Mail-Service ein;
  • für die Account-Domain geben Sie erforderlich den MX-Eintrag des Bitrix24 E-Mail-Services: mail-001.bitrix24.com. Kontaktieren Sie dazu den Administrator Ihres Accounts.

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