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Häufige Fragen zu Gruppen und Projekten

Das Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Projekten. Wie kann man alle Nachrichten, Aufgaben, Dateien mit einem bestimmten Projekt verbinden, um im Nachhinein das nötige Projekt auswählen zu können und alle dazugehörigen Informationen zur Hand zu haben?

Wenn Sie ein Projekt ausführen möchten, können Sie eine Arbeitsgruppe erstellen, und in diese Gruppe nur die Mitarbeiter einladen, die mit diesem Projekt weiter arbeiten werden und dafür zuständig sind. Für diese Mitarbeiter können Sie weiter Aufgaben erstellen, benötigte Dateien hochladen. Die Arbeitsgruppen helfen Ihnen, alle Informationen, Daten, Dateien, Nachrichten an einem Ort zu gruppieren. Auf solche Weise kann man immer nachverfolgen, welche Aufgaben in der jeweiligen Gruppe erledigt wurden.

Wodurch unterscheidet sich ein Projekt von einer Gruppe?

In Bitrix24 kann man sowohl Gruppen, als auch Projekte erstellen. Der Hauptunterschied besteht in Fristen. Im Projekt kann man Fristen angeben, dabei können die Fristen der verbundenen Aufgaben außerhalb des Projektzeitrahmens nicht liegen.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Unterschied zwischen einer Gruppe und einem Projekt".

Wenn Sie bestimmte Fristen angeben möchten, dann wird es empfohlen, ein Projekt zu erstellen. Wenn die Fristen unwichtig sind, können Sie eine einfache Gruppe anlegen.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Projektgruppe erstellen/löschen".

Wer kann Gruppen und Projekte erstellen?

Jeder Mitarbeiter kann neue Gruppen bzw. Projekte anlegen und Teilnehmer einladen. Die Anzahl von Arbeitsgruppen bzw. Projekten ist in allen Tarifen uneingeschränkt.

Wie kann man alle vorhandenen Gruppen und Projekte im Account sehen?

Alle Gruppen im Account kann nur der Benutzer mit Administrator-Rechten sehen. Als Erstes muss der Administratormodus aktiviert werden.

Lesen Sie mehr zum Administratormodus im Beitrag "Mein Profil in Bitrix24".

Gruppen bzw. Projekte archivieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Über die Gruppe und wählen Sie den Punkt Über die Projektgruppe aus.

Wählen Sie in der Projektgruppe die Option "Arbeitsgruppe bearbeiten / Projekt bearbeiten" aus.

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Klicken Sie auf den Link Erweiterte Parameter, finden Sie den Bereich Projekttyp / Gruppentyp und kreuzen Sie das Feld Archiviert an.

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Auf die gleiche Weise kann man die archivierte Gruppe freigeben - entfernen Sie einfach das Häkchen.

Gruppen bzw. Projekte löschen

Um die Gruppe bzw. das Projekt zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Über die Arbeitsgruppe - Über die Gruppe. Wählen Sie unter Aktionen die Option Gruppe löschen / Projekt löschen aus und bestätigen Sie Ihre Entscheidung im geöffneten Bereich.

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Wenn einige Aufgaben mit dieser Gruppe (Projekt) verbunden sind, dann löschen Sie zuerst die Aufgaben oder entbinden sie diese Aufgaben und nur dann können Sie selbst die Gruppe löschen.

Wie kann man eine Gruppe bzw. ein Projekt löschen, wo der Besitzer ein deaktivierter Mitarbeiter ist?

Solche Gruppe kann nur ein Benutzer mit den Administrator-Rechten löschen. Aktivieren Sie den Administratormodus in Ihrem Profil.

projektgruppe6.jpg

Finden Sie die benötigte Gruppe. Klicken Sie auf die Schaltfläche Über die Gruppe und wählen Sie den Punkt Über die Arbeitsgruppe aus. Danach wählen Sie unter Aktionen die entsprechende Option aus.

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Wenn Sie diese Gruppe bzw. Projekt noch brauchen, können Sie einfach die Gruppe / das Projekt bearbeiten und den Besitzer ändern.

Kann man den Gruppenteilnehmern verbieten, andere Teilnehmer zu sehen?

Wenn Sie die Sichtbarkeit der Teilnehmer nach den Gruppen verteilen möchten, erstellen Sie externe Arbeitsgruppen bzw. Projekte. Dieses Werkzeug erlaubt, mit den externen Mitarbeitern zu arbeiten, sie in die Gruppen einzuladen und innerhalb dieser externen Gruppen die Zusammenarbeit zu organisieren. Dabei werden externe und interne Mitarbeiter einander sehen, nur wenn sie die Teilnehmer derselben externen Gruppe sind.

Die Teilnehmer einer Gruppe sehen die Teilnehmer anderer Gruppen (Projekte) nicht.

Externe Nutzer in die Gruppe (Projekt) einladen

Neue externe Nutzer kann man direkt sowohl beim Erstellen einer Arbeitsgruppe als auch jederzeit danach (beim Bearbeiten) einladen. Um einen neuen Nutzer einzuladen, klicken Sie in der benötigten Gruppe unter Aktionen die Option "In die Arbeitsgruppe einladen" an.

projektgruppe7.jpg
Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Extranet-Nutzer".

Teilnehmer aus der Projektgruppe entfernen

Klicken Sie auf Über die Arbeitsgruppe - Mitglieder.

Navigieren Sie den Kursor auf den Teilnehmer und tippen Sie auf das Kreuzchen.

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