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Vorlagen von Dokumenten

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Beim Erstellen eines Dokuments im CRM können Sie eine Standardvorlage auswählen oder eine neue Vorlage hinzufügen.

In der Liste finden Sie kurze Informationen zu jeder Vorlage.



Einstellungen der Vorlagen

Um eine Vorlage einzustellen, wählen Sie im Kontextmenü der Vorlage die Option "Bearbeiten" aus.

Geben Sie den Namen ein und stellen Sie sicher, dass die Vorlage aktiv ist.

Wählen Sie CRM-Bereiche aus, an welche die Vorlage angebunden wird. D.h: diese Vorlagen erscheinen unter Dokumenten in den ausgewählten CRM-Elementen und man wird ein Dokument mit dieser Vorlage aus dem jeweiligen Element (Lead, Kontakt, Unternehmen usw.) generieren können.

Geben Sie Mitarbeiter an, wer die Vorlage bearbeiten darf. Dabei können Sie die ganze Abteilung bzw. Arbeitsgruppe auswählen.

Wenn die Liste mit Mitarbeitern leer ist, dürfen keine Mitarbeiter die Vorlage bearbeiten: darunter Sie auch.

Wenn Sie Mitarbeiter auswählen, die diese Vorlage bearbeiten dürfen, vergessen Sie nicht, sich selbst auch in der Liste auszuwählen, sonst erhalten Sie keinen Zugriff auf die Vorlage.

Binden Sie die Vorlage an ein Land an.

Wählen Sie die automatische Vorlagennummerierung aus. Die automatische Nummerierung ist die Regel, nach der Bitrix24 das Dokument nummerieren wird.

Ausführliche Informationen zum Thema finden Sie im Beitrag "Automatische Vorlagennummerierung".


Zusätzliche Vorlagen

Um zusätzliche Vorlagen aus der Bibliothek hochzuladen, klicken Sie in der Liste mit den Vorlagen auf Zahnrad und wählen Sie ein Land aus.

Es wurde eine große Anzahl von Vorlagen der Dokumente für jedes Land vorbereitet.

Wählen Sie eine Vorlage aus und klicken Sie auf Installieren.



Vorlagen erstellen und bearbeiten

Die Vorlagen werden als DOCX-Dateien gespeichert, darum kann man sie ganz einfach herunterladen und bearbeiten.

Laden Sie eine Vorlage herunter.

Die geöffnete Datei können Sie nach Ihrem Wunsch bearbeiten.

Die bearbeitete Datei können Sie in Ihrem PC speichern und wieder in Ihr Bitrix24 hochladen.

Bearbeiten und speichern Sie Einstellungen Ihrer Vorlage.

Die neue Vorlage erscheint in Ihrer Liste mit den Vorlagen und Sie können Dokumente damit erstellen.



Felder bearbeiten

Stellen Sie alle Felder in Ihrer Vorlage ein, damit Ihre Daten automatisch korrekt und an der richtigen Stelle im Dokument hinzugefügt werden.

Um die Felder zu verwalten, tippen Sie im Bereich Neue Vorlage hinzufügen auf Zahnrad und wählen Sie die Option Felder aus.

felder.png

Im geöffneten Bereich finden Sie eine große Liste mit den Feldern. Bitte achten Sie auf die Quelle der Felder, die zeigt, aus welchem Element die Daten hinzugefügt werden.

quelle.png

Als Beispiel möchten wir das Dokument "Rechnung (Deutschland)" aus einem Auftrag erstellen und in unserem Dokument die E-Mail-Adresse des Unternehmens hinzufügen.

  1. Wir laden die entsprechende Vorlage herunter.
  2. Unter den Feldern mit der Quelle Auftrag (da wir aus dem Auftrag das Dokument erstellen) wählen wir das Feld Unternehmen -> E-Mail aus und kopieren seinen symbolischen Code.
  3. felderverwalten.png
  4. Wir fügen den Code im Dokument hinzu.
  5. word.png
  6. Wir speichern unsere Vorlage und laden sie in unser Bitrix24 hoch.
  7. Nachdem wir die hochgeladene Vorlage aus dem Auftrag geöffnet haben, erscheint das neue Feld in unserem Dokument mit den erforderlichen Daten, falls das entsprechende Feld in diesem Formular ausgefüllt wurde.
  8. mail.png


Listen mit den Produkten bzw. Steuern hinzufügen



Sie können in Ihrer Vorlage eine Liste mit den Produkten bzw. Steuern erstellen, dabei haben Sie zwei Varianten zur Auswahl:

1. Eine einfache Liste mit den Produkten erstellen.

Geben Sie den Anfang und das Ende des Blocks mithilfe von folgenden Parametern: {PRODUCTS.BLOCK_START} und {PRODUCTS.BLOCK_END}.

Innerhalb dieses Blocks fügen Sie die symbolischen Codes von Produkten: Name, Anzahl und Preis.

Für jedes Produkt wiederholt Bitrix24 diesen Block automatisch.

Steuern werden auf die gleiche Weise hinzugefügt. Die symbolischen Codes für den Anfang und das Ende - {TAXES.BLOCK_START} und {TAXES.BLOCK_END}.

2. Eine Tabelle mit den Produkten erstellen

Erstellen Sie eine Tabelle und fügen Sie alle Parameter des Produkts in eine Zeile hinzu.

Ihr Bitrix24 wiederholt automatische diese Zeile für jedes Produkt.



Produkteigenschaften hinzufügen


Es ist möglich, Produkteigenschaften hinzuzufügen. Fügen Sie dazu in Ihrer Tabelle bzw. im Block mit der Liste von Produkten das Spalten für die Details hinzu und geben Sie den Parameter der Produkteigenschaft.

Laden Sie die Vorlage in Ihr Bitrix24 hoch. Die Produkteigenschaften, sofern Sie diese erstellt haben, erscheinen in Ihrem generierten Dokument.



Stempel und Unterschrift hinzufügen

In Ihrer Vorlage können Sie einen Stempel bzw. Unterschriften hinzufügen.

So funktioniert es in LibreOffice

Für die korrekte Arbeit der Vorlagen empfehlen wir Ihnen das kostenlose Office-Paket LibreOffice zu nutzen.

Bestimmen Sie, wo der Stempel in Ihrer Vorlage platziert wird. Fügen Sie dazu ein beliebiges Bild ein.

Im Nachhinein ersetzt Bitrix24 das Bild durch den reallen Stempel aus den Informationen zu Ihrem Unternehmen.

Geben Sie den Parameter für das Bild an. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie Eigenschaften aus.

Geben Sie unter Optionen im Feld Name den Parameter für den Stempel ein: {MyCompanyUfStamp}.

Erledigt! Laden Sie die Vorlage in Ihr Bitrix24 hoch und öffnen Sie die Vorlage im entsprechenden CRM-Element. Aktivieren Sie die Option "Mit Unterschriften und einem Stempel" und der Stempel erscheint im generierten Dokument. 

So funktioniert es in Microsoft Word

Fügen Sie das Bild ein, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Menü und wählen Sie den Punkt Grafik formatieren aus.

Im Bereich Alternativtext im Feld Beschreibung fügen Sie den Parameter des Stempels ein.

So funktioniert es in Google Docs

Fügen Sie das Bild ein, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Menü und wählen Sie den Punkt Alternativer Text aus.

Im Feld Beschreibung geben Sie den Parameter des Stempels ein.

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