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Bitrix24Help

Bitrix24 Integration mit QuickBooks

Wir freuen uns über die Integrationsmöglichkeit zwischen Bitrix24 und QuickBooks. Die App steht allen unseren Nutzern kostenlos zur Verfügung.

Installation

Finden Sie Die App im Market-Bereich von Ihrem Bitrix24-Account:

Clicken Sie auf Installieren, um fortzufahren:

Damit Sie forfahren können, sollen Sie sich mit den zu gewährenden Berechtigungen und AGBs bekanntmachen. Detaillierte Beschreibung von den Berechtigungen finden Sie in entsprechenden Bereichen (Mehr / Datensicherheit).

Zugriff auf Tools beim Installieren der Anwendungen aus Bitrix24.Market

Clicken Sie dann auf Installieren noch einmal:

Als Nächstes können Sie auf die App zugreifen, sobald sie erfolgreich installiert wird:

Clicken Sie auf Finish, damit der Installationsprozess abgeschlossen wird:


Dann landen Sie auf die Login-Seite, das heißt, Sie können jetzt die Synchronisierung wie gewünscht einstellen.

Einstellungen 

Sollen Sie schon einen QuickBooks-Account haben, loggen Sie sich ein mithilfe der Taste Log in.
Alternativ können Sie mit der Sign-Up-Taste einen neuen Account anmelden lassen.

Nachdem Sie die Log-In-Taste anclicken, werden Sie an QuickBooks weitergeleitet. Eingeloggte Nutzer können sofort die API-Verbindung fürs in QuickBooks registrierte Unternehmen erlauben.

QB_connector.jpg

Es ist empfehlenswert, die erste Synchronisierung auf einem neuen Bitrix24-Account zu starten, da die App über keine Tools für Duplettenkontrolle verfügt.

Nachdem die Verbindung zugelassen wird, erscheint die Einstellungsseite, auf der man präzise Import-Bedingungen konfigurieren kann. Wenn Sie die neuen CRM-Rechnungen benutzen, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Option Use new invoice als aktiv markiert wird

Ansonsten können Sie später auf die importierten Rechnungen nur dann zugreifen, wenn Sie die Rechnungsversion umschalten.

   

Stellen Sie vor dem Start sicher, dass die Option Erforderliche benutzerdefinierte Felder überprüfen (CRM-Einstellungen - Sonsige Einstellungen - Market) vorher deaktiviert wurde. Soll die Option beim Synchronisieren aktiv bleiben, können Importprozesse deutlich beeinträchtigt werden:

Sonstige Einstellungen.png

Jetzt können Sie die Synchronisierung starten:


QB_start_sync.jpg

Beim Import stellt die App eine unidirektionale Verbindung. Dabeit werden die Daten nur aus QuickBooks nach Bitrix24 übertragen. Die erste Synchronisierung kann einige Zeit je nach gesamter Datengröße dauern.

Da der Import im Hintergrund läuft, können Sie die Seite verlassen. Sobald Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

Sobald der Import beendet wird, erscheint ein Bericht über importierte Elemente auf der Seite. Synchronisierungstatus bleibt dann aktiv, es sei denn, neue Kontakte und Rechnungen werden automatisch synchronisiert.


QB aktiv.png
QB_sync_complete.jpg

Falls Sie die Synchronisierung nicht mehr brauchen, können Sie die App deinstallieren oder sich ausloggen.


QB_another_r.jpg

Bei erster Synchronisierung werden alle vorhandenen Kunden und Rechnungen aus QuickBooks in Bitrix24 CRM importiert. Neue Kundenaccounts und QuickBooks-Rechnungen werden innerhalb von ein paar Minuten als Kontakte, Unternehmen bzw. Rechnungen hinzugefügt.

Zusammenfassung:

  • QuickBooks-Rechnungen werden als neue oder alte Rechnungen in Bitrix24 importiert
  • QuickBooks-Kunden werden als Kontakte oder Unternehmen (abhängig von ihrem Typ) importiert

Rechnung erstellen

Sie können mithilfe einer QuickBooks-Schaltfläche in CRM-Elementen auch Rechnungen erstellen. In unserem Beispiel erstellen wir eine Rechungen für einen unserer aktiven Kunden. Die Schaltfläche erscheint nach der ersten Synchronisierung in Kontakten, Unternehmen, Leads und Aufträgen:


Tab.png

Da erscheint eine Taste, mit deren Hilfe Sie zu Ihrem QuickBooks-Account schnell umschalten können, um eine neue Rechnung für den Kunden zu erstellen:


Rechnung erstellen.png
Rechnungsmuster.png

In ein paar Minuten escheint eine von Ihnen erstellte bzw. versandte Rechnung in Bitrix24.

Neue Kunden-Accounts in QuickBooks anlegen

Wenn Sie einen neuen Kontakt oder ein Unternehmen in Bitrix24 anlegen, sollen sie beim Zugreifen auf QuickBooks-Schaltfläche (Create Invoice Taste) mit QuickBooks synchronisiert werden.

Rechnungsphasen

Rechnungsphasen von einzelnen Rechnungen werden synchronisiert. Es sei denn, soll eine Rechnung erstellt und versandt werden, landet diese in die zweite Kanban-Phase automatisch.

Dabei soll man beachten, dass die App moment nur Standardphasen der Auswahlslisten unterstützt.

Rechnungsphasen.png


Bei jeglichen Fragen oder Anregungen können Sie Bitrix24 Support-Team kontaktieren. Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter!

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