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CoPilot im CRM

CoPIlot im CRM hilft dem Team, Anrufe zu verarbeiten und Zeit für Routineoperationen zu sparen.

Ohne CoPilot:

  • Nach dem Anruf mit dem Kunden hören Sie sich das Gespräch noch einmal an, um keine Details zu verpassen.
  • Sie notieren sich Details der Bestellung, Zahlungsmethode, Lieferadresse.
  • Danach tragen Sie die Informationen ins Formular des Auftrags ein.

CoPilot übernimmt einen Teil der Arbeit für Sie:

  • CoPilot macht eine Anruftranskription. Es ist notwendig, die Anrufaufzeichnung abzuspielen. Sie ersparen sich Zeit, indem Sie auf den Text zurückgreifen, um die nötigen Informationen schneller zu erhalten.
  • Ihr KI-Assistent verfasst für Sie eine Zusammenfassung des Anrufs. Sie hilft Ihnen, sich die wichtigsten Details zu merken und auf den nächsten Anruf mit dem Kunden vorzubereiten.
  • Nach dem Anruf füllt CoPilot automatisch alle Felder im Formular des CRM-Elements mit den Daten aus dem Anruf aus.

CoPilot im CRM ist in Leads und Aufträgen verfügbar.
formularcopilot.jpg In der Timeline rechts werden die Schritte der Anrufbearbeitung angezeigt und links - Felder, die CoPilot ausgefüllt hat. 

Anruf mit CoPilot verarbeiten

CoPilot verarbeitet standardmäßig den ersten eingehend Anruf des Kunden, denn dieser Anruf hat in der Regel mehr Details, die außer Acht nicht zu lassen sind.

Wenn der Kunde erneut anruft, können Sie manuell CoPilot starten und den Anruf verarbeiten.

Die Anrufverarbeitung besteht aus 3 Phasen:

  1. Vorbereitung der Anruftranskription
  2. Verfassung der Zusammenfassung
  3. Ausfüllen der Felder im Formular des CRM-Elements

Anruftranskription. CoPilot transkribiert die Anrufaufzeichnung und erstellt eine textbasierte Version. Sie können die Transkription des Anrufs sofort öffnen und sämtliche wichtige Details daraus erhalten. Nutzen Sie dazu die Textsuche.

Die Anruftranskription ermöglicht es dem Abteilungsleiter oder Geschäftsführer, die Arbeit des Vertriebsteams zu überwachen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Fragen vom verantwortlichen Mitarbeiter gestellt wurden.

Die Anrufaufzeichnung wird von CoPilot in der Sprache transkribiert, die Sie für die Kommunikation mit dem Kunden verwenden. Wenn Sie Englisch sprechen, wird die Transkription in dieser Sprache verfasst.

Zusammenfassung. CoPilot bereitet eine Zusammenfassung des Gesprächs vor. Jetzt ist es nicht erforderlich, sich den ganzen Anruf anzuhören, um die besprochenen Details zu notieren. Dadurch können Sie sich einfach anhand der Zusammenfassung an das Kundengespräch erinnern.

Um die Zusammenfassung in der Timeline zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen.

Ausfüllen von Feldern im Formular des CRM-Elementes. CoPilot füllt automatisch leere Felder im Formular mit den Daten aus dem Anruf aus. Die Werte dieser Felder werden mit dem Symbol  bild.png markiert.

felder_copilot1.jpg
Links sind die ausgefüllten Felder und rechts wird der Ergebnisstatus der Aktion angezeigt
CoPilot kann die Felder mit den folgenden Typen ausfüllen: Zeile, Zahl und Nummer.

Wenn die Felder bereits Daten enthalten, schlägt CoPIlot vor, sie zu beizubehalten oder zu ersetzen.

Wenn der Kunde beispielhaft zurückruft, um die Farbe zu ändern, verarbeitet CoPilot den Anruf und schlägt vor, diesen Wert zu ändern. In der Timeline wird der Status «CoPilot wartet auf Ihre Erlaubnis, die Daten in den Feldern zu ersetzen» angegeben. Klicken Sie auf Vorschläge anzeigen, um die Varianten anzuzeigen und die Änderung zu bestätigen.

Wenn Sie zweifeln und nicht sicher sind, ob die Daten ersetzt werden müssen, öffnen Sie die Anruftranskription oder Zusammenfassung des Anrufs. Das hilft Ihnen, die Felder korrekt auszufüllen.

varianten_copilot.jpg
Für die Auswahl von Werten benutzen Sie die Schaltflächen Ersetzen, Wiederherstellen oder Pfeile

Im Kanban werden die Status der ausgefüllten Felder angezeigt:

  • Felder ausgefüllt — CoPilot hat automatisch Felder ausgefüllt, Sie können weiter mit dem Auftrag arbeiten.
  • Aktion erforderlich — CoPilot schlägt vor, die Feldwerte zu ersetzen. Öffnen Sie das Formular und wählen Sie die korrekten Daten aus.

Varianten der Anrufverarbeitung mit CoPilot

Standardmäßig transkribiert CoPilot nur den ersten eingehenden Anruf. Die Anruftranskription weiterer Anrufe kann manuell gestartet werden.

Die Administratoren des Bitrix24 Accounts können eine andere Variante der Anrufbearbeitung angeben: ersten eingehenden Anruf, alle eingehenden Anrufe oder Anrufe nur auf Anfrage des Nutzers verarbeiten. Klicken Sie dafür auf Einstellungen (⚙️)> CoPilot und wählen Sie eine der Varianten aus.

Für Leads und verschiedene Auftragspipelines können Sie verschiedene Varianten der Anrufverarbeitung auswählen.

Um CoPilot manuell zu starten, öffnen Sie das Formular des CRM-Elements und klicken Sie auf die Schaltfläche CoPilot in der Timeline.


Anrufmodusverarbeitung

Standardmäßig wird CoPilot manuell gestartet. Sie können einen anderen Modus auswählen.

  • Ersten eingehenden Anruf automatisch verarbeiten,
  • Alle eingehenden Anrufe automatisch anrufen,
  • Anrufe nur auf Anfrage des Nutzers automatisch verarbeiten.
Für Leads und verschiedene Pipelines können die Administratoren des Accounts und Mitarbeiter mit dem Zugriffsrecht auf die Bearbeitung von Leads und Aufträgen einen eigenen Modus der Anrufverarbeitung auswählen.
Zugriffsrechte im CRM

Öffnen Sie Ihre Leads oder Auftreäge und klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > CoPilot.


Zusammenfassung

  • CoPilot im CRM hilft, den Mitarbeitern die Anrufe zu verarbeiten: transkribiert die Anrufaufzeichnung, verfasst Zusammenfassung und füllt die Felder im CRM aus.
  • CoPilot ist für Aufträge und Leads verfügbar.
  • Sie können den Modus der Anrufbearbeitung auswählen: den ersten eingehende Anruf, alle eingehenden oder nur auf Anfrage des Nutzers verarbeiten.
  • CoPilot füllt automatisch leere Felder im Formular mit den Daten aus dem Anruf aus. Wenn die Felder bereits Daten enthalten, schlägt CoPilot vor, sie zu beizubehalten oder zu ersetzen.
  • Sie können die Sprache auswählen, in der CoPIlot die Zusammenfassung verfasst und Felder im CRM ausfüllt. Die Anruftranskription wird in der Sprache zusammengestellt, die Sie für die Kommunikation mit dem Kunden verwendet haben.

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