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Arbeit mit der Webmail

Webmail ist nur in den kostenpflichtigen Tarifen Start+, CRM+, Standard und Professional verfügbar.

Die Funktion Webmail finden Sie in Ihrem Bitrix24 im linken Hauptmenü.

Wenn Sie bereits eine Mailbox integriert und eingestellt haben, wechseln Sie in die Liste mit Ihren E-Mails. Andernfalls werden Sie aufgefordert, eine Mailbox zu verbinden.

webmail1.jpg
Nähere Informationen zur Integration Ihrer Mailbox mit Bitrix24 finden Sie im Beitrag "Mailbox-Integration".

Filter und Synchronisierung

Sie haben die Möglichkeit, Ihre E-Mails nach dem Ordner, Datum und sogar nach dem Status "Gelesen" zu filtern.

filter.jpg
Wenn Sie zusätzliche Ordner in Ihrer Mailbox erstellt haben, können Sie diese Ordner auch in Ihrem Bitrix24 nutzen. Die Ordner werden auf der Seite des Mailservices erstellt, in Bitrix24 kann man nur E-Mails nach den erstellten Ordnern sortieren.

Rechts finden Sie die Liste mit den verbundenen Mailboxen. Hier kann man noch eine Mailbox verbinden.

Ihre Liste mit E-Mails wird zusätzlich aktualisiert, indem Sie den Synchronisierungsbutton anklicken.

In allen Bitrix24 Tarifen mit der verfügbaren Webmail-Funktion:
  • Die Post wird jede 10 Minuten geprüft, wenn der Mailboxbesitzer im Account online ist und aktiv im Account arbeitet (siehe unten).

  • Ihre Post wird jede 10 Minuten geprüft, wenn die Option "E-Mails von existierenden Kunden an verantwortliche Mitarbeiter weiterleiten" aktiviert ist und sich ein beliebiger Nutzer im Account angemeldet hat.

  • Bei der deaktivierten Option "E-Mails von existierenden Kunden an verantwortliche Mitarbeiter weiterleiten" wird die Post einmal pro Tag geprüft, wenn sich ein beliebiger Mitarbeiter im Account anmeldet.

  • Die Post wird momentan geprüft, wenn man den Bereich Webmail in seinem Account öffnet.

  • Wenn keiner von Mitarbeitern im Account online ist, wird die Post nicht geprüft.

  • Die Liste mit E-Mails wird zusätzlich aktualisiert, indem man den Synchronisierungsbutton anklickt.

Die Webmail wird nach der Aktivität des Nutzers geprüft - der Tab mit dem Account ist geöffnet und der Nutzer arbeitet aktiv damit (Aktualisierung der Seiten, Wechseln innerhalb von Bitrix24).

Dabei werden folgende Aktivitäten nicht berücksichtigt: Arbeit in der Desktop- und mobilen Anwendung, minimierter Tab mit Bitrix24.

Mailbox-Einstellungen und Schwarze Liste

Ihre Mailbox-Einstellungen und Schwarze Liste finden Sie unter dem Zahnrad.



E-Mail-Einstellungen

Ausführliche Anleitungen sowie Hinweise zu den Mailbox-Einstellungen finden Sie im Beitrag "Mailbox-Integration".

Nach der Integration der Mailbox kann man Ordner auswählen, die synchronisiert werden. Wenn Sie neue benutzerdefinierte Ordner erstellen möchten, können Sie diese in Ihrem Mail-Service erstellen und danach mit Bitrix24 synchronisieren.

Kreuzen Sie nötige Felder an und geben Sie den Ordner für die gesendeten und gelöschten E-Mails sowie Spam an.

Bei Bedarf kann man hier die integrierte Mailbox deaktivieren.



Signatur einstellen

In Bitrix24 kann man eine Signatur einstellen, die automatisch zu jeder E-Mail hinzugefügt wird. Die Option finden Sie im Bereich Webmail unter dem Zahnrad. Klicken Sie auf Signatur bearbeiten.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Beitrag "Signatur zur E-Mail hinzufügen".


Schwarze Liste

In diesem Bereich können Adressen zur Schwarzen Liste hinzugefügt werden und alle E-Mails von diesen Adressen werden automatisch als Spam markiert.

Sie können sowohl bestimmte E-Mail-Adressen (user@domain.tld) als auch eine ganze Domain (@domain.tld) angeben.

E-Mails versenden

Um eine neue E-Mail abzusenden, klicken Sie den Button Neue Nachricht an.

Wählen Sie den Absender und Empfänger aus und geben Sie den Betreff ein. Die verfasste Nachricht können Sie mithilfe vom Editor formatieren.

So arbeitet man mit E-Mails

Oben finden Sie Zähler, die Ihnen zeigen, wie viele E-Mails noch nicht gelesen sind.

Der Status Nicht verarbeitet zeigt alle E-Mails an, die mit den Aufgaben und dem CRM noch nicht verknüpft sind.

In der Liste finden Sie die aktuelle Information zu Ihren E-Mails: den Autor, das Thema und das Datum.

Klicken Sie eine E-Mail an, um sie zu öffnen.

Aus jeder E-Mail kann man eine Aufgabe erstellen und sie im CRM speichern.



Fehler: E-Mail entspricht nicht den CRM Regeln

Wenn Sie eine E-Mail im CRM speichern, können Sie informiert werden, dass die E-Mail den CRM-Regeln nicht entspricht.

Der Fehler kann in folgenden Fällen auftreten:

  1. Diese E-Mail ist von einem Ihrer Mitarbeiter. Dabei kann es sowohl sein Login für den Account sein, als auch eine E-Mail-Adresse, die unter Nutzerinformationen im Profil des Mitarbeiters angegeben wurde.

  2. Diese E-Mail-Adresse wurde zu Ausnahmen hinzugefügt. Prüfen Sie nach und, wenn notwendig, entfernen Sie die E-Mail-Adresse aus Ausnahmen. Wählen Sie die entsprechende Option im Bereich CRM - Einstellungen - Sonstiges - Ausnahmen aus.

  3. entfernen.png
Weitere Informationen zu Ausnahmen finden Sie im Beitrag "E-Mails und Telefonnummern zu Ausnahmen hinzufügen".

Zudem kann man die E-Mail beantworten, weiterleiten oder löschen.

Es ist auch möglich, E-Mails in der oberen Menüleiste sowie auch im Kontextmenü zu verwalten.

Folgende Optionen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Wegen der Überlastung der Kanäle können ausgehende E-Mails mit Vezögeurng von 30-40 Minuten aus dem CRM, CRM-Marketing und der Webmail abgesendet werden.

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