In Bitrix24 kann der Prozess der Einstellung neuer Mitarbeiter automatisiert werden. Dies spart Zeit, entlastet die Personalabteilung von Routineaufgaben und minimiert das Risiko von Fehlern.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie:

• Eine automatisierte Lösung erstellen – einen zentralen Bereich für die Verwaltung von HR-Prozessen einrichten.
• Automatisierungsregeln und Trigger konfigurieren – Dokumente automatisch an Mitarbeiter senden und den Unterzeichnungsprozess überwachen.
• Das Ergebnis überprüfen – sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Dokumente unterzeichnet hat und eingestellt wurde.

Automatisierte Lösung erstellen und konfigurieren

Eine automatisierte Lösung vereint alle HR-Prozesse an einem Ort. Hier können Sie:

• Mitarbeiterprofile erstellen,
• die Phasen der Einstellung verfolgen,
• Dokumente automatisch mit Mitarbeitern unterzeichnen.
  Automatisierte Lösungen: Arbeit jeder Abteilung automatisieren

Als Beispiel erstellen wir eine automatisierte Lösung, in der die Personalabteilung Remote-Mitarbeiter einstellt. Der Prozess umfasst folgende Phasen:

• Preboarding – Nach Annahme des Angebots sendet der HR-Manager ein Begrüßungsschreiben und eine Einladung in Bitrix24.
• Zustimmung zu E-Dokumenten – Der Mitarbeiter registriert sich und unterzeichnet die entsprechende Vereinbarung.
• Zustimmung zur Datenverarbeitung – Der Mitarbeiter unterzeichnet die Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Abschluss des Arbeitsvertrags – Der Mitarbeiter unterzeichnet den Arbeitsvertrag elektronisch.
• Mitarbeiter eingestellt – Der Mitarbeiter hat den Arbeitsvertrag unterzeichnet.
• Mitarbeiter nicht eingestellt – Prozessabbruch bei Stellenablehnung oder Rückzug des Kandidaten.

Automatisierte Lösung erstellen. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung > Automatisierte Lösungen > Automatisierte Lösungen > Erstellen.
Smartprozess für die automatisierte Lösung erstellen

Füllen Sie die Blöcke aus:

• Einstellungen – Geben Sie den Namen der automatisierten Lösung an, z. B. HR-Abteilung.
• Smartprozesse – Erstellen Sie einen neuen Smartprozess für die HR-Abteilung.

Wir haben den Smartprozess „Einstellung von Remote-Mitarbeitern“ erstellt

Automatisierte Lösung konfigurieren. Führen Sie 3 Schritte aus:

1. Formular einrichten. Das ist das Formular des Mitarbeiters, der eingestellt wird. Es enthält Informationen wie Kontaktdaten, Abteilung, Position, Gehalt und andere für die Einstellung erforderliche Daten.

2. Phasen im Kanban konfigurieren – Das sind die Schritte der Mitarbeitereinstellung. Sie können verfolgen, wie viele Mitarbeiter sich in welcher Phase befinden.

Um im Kanban nur relevante Informationen anzuzeigen, passen Sie die Felder der Formularansicht an. Jeder HR-Mitarbeiter kann es individuell konfigurieren.
Smartprozess für die automatisierte Lösung konfigurieren

3. Zugriffsrechte konfigurieren – Legen Sie fest, wer in der automatisierten Lösung arbeiten darf. Beispielsweise hat der HR-Mitarbeiter Zugriff nur auf seine eigenen Formulare, während der HR-Direktor Zugriff auf alle Formulare der Mitarbeiter hat.
Zugriffsrechte für automatisierte Lösungen

Automatisierungsregeln und Trigger hinzufügen

In unserem Beispiel sendet die Automatisierungsregel dem Mitarbeiter automatisch Dokumente wie die Zustimmung zu E-Dokumenten, die Zustimmung zur Datenverarbeitung und den Arbeitsvertrag, während Trigger deren Unterzeichnung verfolgen.
Automatisierungsregeln in der elektronischen Unterschrift für HR

Automatisierungsregel „Dokument mit Mitarbeiter unterschreiben“ konfigurieren. Richten Sie die Automatisierungsregel in den Phasen Zustimmung zu E-Dokumenten, Zustimmung zur Datenverarbeitung und Abschluss des Arbeitsvertrags ein.
Automatisierungsregel „Dokument mit Mitarbeiter unterschreiben“

1-2. Öffnen Sie die automatisierte Lösung und klicken Sie auf den Button Automatisierungsregeln.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen in der gewünschten Phase.
4-5. Wählen Sie Papierarbeit > Dokument mit Mitarbeiter unterschreiben.
6. Wählen Sie die Vorlage, nach der die Automatisierungsregel das Dokument erstellt. Sie können auch eine neue Vorlage erstellen.
7. Geben Sie an, wer das Dokument unterzeichnet, ausfüllt und genehmigt. Aktivieren Sie die Option Warten, bis Workflow abgeschlossen wird. Klicken Sie auf Speichern.

Benennen Sie die Automatisierungsregeln um, um sie in verschiedenen Phasen zu unterscheiden. Beispielsweise „Zustimmung zu E-Dokumenten unterzeichnen“, „Zustimmung zur Datenverarbeitung unterzeichnen“ und „Arbeitsvertrag unterzeichnen“.

1. Klicken Sie auf das Stiftsymbol.
2. Geben Sie den Namen der Automatisierungsregel an, z. B. „Zustimmung zu E-Dokumenten unterzeichnen“.

Trigger „Dokumentunterzeichnung abgeschlossen“ konfigurieren. Der Trigger verfolgt, dass der Unternehmensvertreter und der Mitarbeiter das Dokument unterzeichnet haben.
Trigger: Unterzeichnung abgeschlossen

Richten Sie den Trigger in drei Phasen ein:

• Zustimmung zur Datenverarbeitung – Der Trigger verschiebt das Formular in diese Phase, wenn die Zustimmung zu E-Dokumenten unterzeichnet wurde.
• Abschluss des Arbeitsvertrags – Der Trigger verschiebt das Formular, wenn die Zustimmung zur Datenverarbeitung unterzeichnet wurde.
• Mitarbeiter eingestellt – Der Trigger verschiebt das Formular, wenn der Mitarbeiter und der Unternehmensvertreter den Arbeitsvertrag unterzeichnet haben.

1-2. Öffnen Sie die automatisierte Lösung und klicken Sie auf den Button Automatisierungsregeln.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen in der gewünschten Phase.
4-5. Wählen Sie Papierarbeit > Dokumentunterzeichnung abgeschlossen.
6-7. Geben Sie das Ergebnis der Unterzeichnung an – Unterzeichnet. Deaktivieren Sie die Option Rückkehr auf vorherige Phase erlauben. Speichern Sie die Änderungen.

In der Phase Mitarbeiter nicht eingestellt richten wir den Trigger Dokumentunterzeichnung abgeschlossen mit dem Ergebnis Abgebrochen ein. Der Trigger verschiebt das Formular in diese Phase, wenn der Mitarbeiter oder der Unternehmensvertreter den Arbeitsvertrag nicht unterzeichnen.

Ergebnis der Dokumentunterzeichnung überprüfen

Der HR-Mitarbeiter kann den Status der Dokumentunterzeichnung überprüfen:

• in der automatisierten Lösung,
• im Tresor des Unternehmens.

Automatisierte Lösungen

Sie können den Prozess der Dokumentunterzeichnung und die Aktionen der Automatisierungsregeln im Mitarbeiterformular und im Kanban verfolgen.

Überprüfen, wie Automatisierungsregeln und Trigger funktionieren. Öffnen Sie das Mitarbeiterformular und wechseln Sie zum Tab Automatisierungsregeln.

Automatisierungsregeln und Trigger, die erfolgreich ausgeführt wurden, werden mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.

Verlauf der Dokumentunterzeichnung verfolgen. In der Timeline des Formulars können Sie den Verlauf der Dokumentunterzeichnung und das Ergebnis nachverfolgen.

Tresor des Unternehmens

Im Tresor befinden sich die Dokumente des gesamten Unternehmens. Um das Ergebnis der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und anderer Dokumente einzusehen, öffnen Sie den Bereich Elektronische Unterschrift für HR > Tresor des Unternehmens.
Unterschriebene Dokumente anzeigen und herunterladen