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Elektronische Unterschrift für HR: Dokument zur Unterzeichnung senden

Mit der elektronischen Unterschrift für HR können Sie elektronische Dokumente erstellen und zur Unterzeichnung an Mitarbeiter senden. Diese Dokumente sind rechtsgültig und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.
Elektronische Unterschrift für HR in Bitrix24: Womit fangen Sie an?

In diesem Beitrag werden wir uns mit folgenden Themen befassen:

Dokument für die Unterzeichnung vorbereiten

Öffnen Sie den Bereich Bitrix24 Sign > Interne Dokumente. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie bereits hochgeladen haben, oder erstellen Sie ein neues.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument der Gesetzgebung Ihres Landes entspricht.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

  1. Unternehmen auswählen. Wählen Sie das Unternehmen aus, das gemeinsam mit dem Mitarbeiter das Dokument unterzeichnen wird.
  2. Anbieter der elektronischen Unterschrift. Standardmäßig ist elektronische Unterschrift für HR als Anbieter angegeben.
  3. Unterzeichnende Partei auswählen (Unternehmensvertreter). Das kann der Geschäftsführer oder eine andere befugte Person sein.
    Nach der Gesetzgebung und Regelungen für die Nutzung elektronischer Signaturen kann es in einigen Ländern erforderlich sein, eine spezielle Vereinbarung mit dem Mitarbeiter vor der Nutzung der Funktion über die Verwendung einer elektronischen Unterschrift abzuschließen.
  4. Genehmigender. Wenn das Dokument geprüft und genehmigt werden muss, geben Sie einen Genehmigenden an.
    Dokument vor der Unterzeichnung mit der elektronischen Unterschrift für HR genehmigen
  5. Feld-Editor. Falls Korrekturen erforderlich sind, wählen Sie einen Feld-Editor aus.
    Elektronische Unterschrift für HR: Dokument vor der Unterzeichnung prüfen

Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die das Dokument unterschreiben werden, und klicken Sie auf Fortfahren.

Um weitere Details zum Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf Bearbeiten. Danach nutzen Sie die Editor-Blöcke rechts:

  • Unternehmen und Vertreter: In diesem Bereich können Sie spezifische Details oder zusätzliche Felder zu Ihrem Unternehmen ins Dokument einfügen. Das System wird die Informationen zu Unternehmensvertretern aus ihren Profilen eintragen.
  • Mitarbeiter: In diesem Block können Sie Informationen aus den Mitarbeiterprofilen in das Dokument einfügen. Dazu gehören der Name, die Position oder die Anschrift.
  • Allgemein: Fügen Sie zum Dokument allgemeine Informationen hinzu, beispielsweise die Vertragsbedingungen oder ein bestimmtes Datum.

Um die Informationen ins Dokument einzufügen, navigieren Sie den Cursor auf die passende Stelle im Text und klicken Sie auf den Button. Passen Sie die Postion an und speichern Sie die Änderungen.


Dokument zur Unterzeichnung senden

Überprüfen Sie erneut das Dokument und wenn alles stimmt, klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Unterschreiben senden.

Wenn das Dokument an mehrere Personen gesendet wird, wird jede Person ihr eigenes Exemplar erhalten.

Unterzeichnungsprozess unterbrechen

Nur diese Personen dürfen den Unterzeichnungsprozess unterbrechen:

  • Genehmigender und Feld-Editor beim Bearbeiten oder bei der Genehmigung des Dokuments
  • Unternehmensvertreter beim Unterschreiben.
  • Der Mitarbeiter, der den Unterzeichnungsprozess initiiert hat, oder jeder, den Zugriff auf den Bereich Elektronische Unterschrift für HR hat.

Öffnen Sie das Formular und klicken Sie auf Drei Punkte > Unterzeichnung unterbrechen.


Zusammenfassung

  • Mit der elektronischen Unterschrift für HR können Sie elektronische Dokumente erstellen und zur Unterzeichnung an Mitarbeiter senden. Diese Dokumente sind rechtsgültig und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.
  • Um ein Dokument zum Unterschreiben zu erstellen, gehen Sie auf Bitrix24 Sign > Interne Dokumente.
  • Füllen Sie die Felder aus: Unternehmen auswählen, Anbieter der elektronischen Unterschrift, unterzeichnende Partei auswählen, Genehmigenden oder Feld-Editor auswählen, Mitarbeiter auswählen.
  • Um das Dokument zu bearbeiten, nutzen Sie die Blöcke rechts: Unternehmen und Vertreter, Mitarbeiter und Allgemein.
  • Wenn das Dokument an mehrere Personen gesendet wird, wird jede Person ihr eigenes Exemplar erhalten.
  • Bei Bedarf kann die Unterzeichnung unterbrochen werden. Dies können nur Genehmigender, Feld-Editor, Unternehmensvertreter oder der Mitarbeiter, der den Unterzeichnungsprozess initiiert hat, tun.
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