In der elektronischen Unterschrift für HR können Sie unterzeichnete elektronische Dokumente in zwei Bereichen lesen und herunterladen:

• Tresor des Unternehmens – hier befinden sich die Dokumente des gesamten Unternehmens. Standardmäßig ist der Bereich für alle Mitarbeiter zugänglich. Administratoren von Bitrix24 haben Zugriff auf alle Dokumente, die übrigen Mitarbeiter sehen in der Liste nur ihre eigenen.
• Dokumente des Mitarbeiters – hier sieht der Mitarbeiter nur seine eigenen Dokumente. Administratoren und Abteilungsleiter haben ebenfalls Zugriff auf die Dokumente des Mitarbeiters.

Die Zugriffsrechte auf den Tresor und die Dokumente der Mitarbeiter können Administratoren des Accounts und Abteilungsleiter konfigurieren.
Zugriffsrechte in der elektronischen Unterschrift für HR

Tresor des Unternehmens

Im Bereich Tresor des Unternehmens können Sie unterzeichnete Dokumente anzeigen, herunterladen und annullieren, in Ordnern organisieren und die Liste nach Excel exportieren.

Öffnen Sie den Bereich Elektronische Unterschrift für HR > Tresor des Unternehmens.

Dokument finden. Verwenden Sie den Filter, um schnell ein Dokument zu finden. Der Filter enthält folgende Felder:

• Unterschrieben am – Datum, an dem das Dokument unterzeichnet wurde.
• Teilnehmer – Person, die das Dokument unterzeichnet hat.
• Vertreter – Mitarbeiter, der das Dokument im Auftrag des Unternehmens unterzeichnet hat.
• Unternehmen – juristische Person, mit der das Dokument unterzeichnet wurde.
• Dokument – Dateiname.
• Erstellt von – Mitarbeiter, der den Unterzeichnungsprozess gestartet hat.

Dokument anzeigen.

1. Um die Druckversion ohne Download anzuzeigen, klicken Sie auf das Dokumentsymbol links neben dem Namen. Das Dokument wird im Vorschaufenster geöffnet.
2–3. Um das Dokumentformular zu öffnen, klicken Sie in der Liste auf das Dokument. In der Timeline sehen Sie den Dokumentstatus und den Verlauf der Unterzeichnung.

Dokument herunterladen. Das ist sowohl in der Liste als auch im Dokumentformular möglich. Aktivieren Sie in der Liste die Spalte Aktion und speichern Sie das Dokument auf Ihrem Computer.

Um das Dokument aus dem Formular herunterzuladen, klicken Sie in der Timeline auf Archiv herunterladen.

Dokument annullieren. Ein unterzeichnetes Personaldokument kann annulliert werden, zum Beispiel wenn darin ein Fehler gefunden wurde. So sehen die Unterzeichner, dass dieses Dokument nicht mehr aktuell ist.

Das Dokument wird nicht gelöscht. Nach der Annullierung können Sie es über den Filter finden und die Annullierung bei Bedarf wieder aufheben.
Dokument in der elektronischen Unterschrift für HR annullieren

Mit Ordnern arbeiten. Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeiten, können Sie diese in Ordnern gruppieren. So lassen sich die benötigten Dokumente leichter finden.

1. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
2–3. Geben Sie den Ordnernamen ein und klicken Sie auf Erstellen.
4–5. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus und klicken Sie auf In Ordner verschieben.
6. Wählen Sie einen Ordner aus. Mit Ohne Ordner verschieben Sie die Dokumente zurück in die allgemeine Liste.
7. Klicken Sie auf Verschieben.

Die Dokumente werden in den ausgewählten Ordner verschoben.

Den Ordnernamen können Sie ändern.

1–2. Klicken Sie links neben dem Ordnernamen auf Menü (☰) > Umbenennen.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Wenn Sie einen Ordner nicht mehr benötigen, können Sie ihn löschen.

1–2. Klicken Sie links neben dem Ordnernamen auf Menü (☰) > Löschen.
3–4. Wenn der Ordner Dokumente enthält, wählen Sie vor dem Löschen aus, wohin diese verschoben werden sollen: in einen anderen Ordner oder über Ohne Ordner zurück in die allgemeine Liste.
5. Klicken Sie auf Verschieben und leeren Ordner löschen. Die Dokumente bleiben im Tresor des Unternehmens erhalten.

Liste nach Excel exportieren. Exportieren Sie die Liste, um Daten zu analysieren, einen Bericht vorzubereiten oder die Daten an Kollegen weiterzugeben.

1–2. Um alle auf dem Bildschirm angezeigten Dokumente zu exportieren, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen (⚙️) > Nach Microsoft Excel exportieren.
3–4. Um ein einzelnes Dokument oder einen Ordner zu exportieren, klicken Sie links neben dem Namen auf Menü (☰) > Nach Microsoft Excel exportieren.
5–6. Um nur ausgewählte Dokumente oder den Inhalt eines Ordners zu exportieren, markieren Sie die gewünschten Zeilen und klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Nach Microsoft Excel exportieren.

Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Dokumente des Mitarbeiters

Öffnen Sie Ihr Profil und klicken Sie auf Meine Dokumente.

Hier sehen Sie die Liste der HR-Dokumente, die Sie unterzeichnet haben. Jedes Dokument kann geöffnet und heruntergeladen werden.