Formulare von Leads, Aufträgen oder anderen CRM-Elementen lassen sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen:

• Systemfelder, die nicht benötigt werden, können ausgeblendet, aber nicht gelöscht werden. Beispiel: Das Feld Zweiter Vorname kann ausgeblendet werden, wenn es für Ihre Geschäftsprozesse nicht relevant ist.
  Systemfelder im CRM
• Eigene Felder können hinzugefügt werden. Beispiel: Für einen Auftrag können Sie Felder wie Adresse, Lieferfristen oder Bestellnummer erstellen.
  Benutzerdefinierte Felder für CRM-Elemente

Feld im Formular des CRM-Elements ausblenden.
1–2. Öffnen Sie das Formular des CRM-Elements, klicken Sie auf die Einstellungen (⚙️) rechts neben dem Feld und wählen Sie den Punkt Ausblenden.
3. Um das Feld wieder einzublenden, klicken Sie auf Feld auswählen und wählen Sie das gewünschte Feld aus.

Feld im Formular des CRM-Elements erstellen. Öffnen Sie das Formular, klicken Sie auf Feld erstellen und wählen Sie den Feldtyp aus. Geben Sie den Feldnamen ein und aktivieren Sie die gewünschten Parameter.

Die Sichtbarkeit kann nur für benutzerdefinierte Felder eingeschränkt werden.

1. Klicken Sie auf die Einstellungen (⚙️) neben dem gewünschten Feld.
2. Wählen Sie den Punkt Konfigurieren aus.
3. Aktivieren Sie die Option Dieses Feld nur für ausgewählte Nutzer sichtbar machen und wählen Sie aus, welche Mitarbeiter oder Abteilungen dieses Feld sehen dürfen.
   Sichtbarkeit der benutzerdefinierten Felder einschränken

Problem. Benutzerdefinierte Felder eines CRM-Elements wurden in ein anderes kopiert. Beispielhaft wurden Felder aus einem Auftrag in die Rechnung übertragen.

Ursache. Benutzerdefinierte Felder werden beim Import eines Workflows übertragen. Wenn ein Workflow aus dem Bereich „Aufträge“ exportiert und in den Bereich „Rechnungen“ importiert wird, werden auch die benutzerdefinierten Felder mit übertragen.

Lösung. Wenn die erstellten Felder nicht benötigt werden, können sie manuell gelöscht werden:
1–4. Öffnen Sie den Bereich CRM > Mehr > Einstellungen > CRM-Einstellungen.
5–6. Wählen Sie im Bereich Einstellungen von Formularen und Berichten den Block Benutzerdefinierte Felder.
7–9. Öffnen Sie die Liste der Felder des gewünschten Elements, klicken Sie neben dem Feld auf Menü (≡) > Löschen. Beim Löschen eines Feldes werden auch die darin enthaltenen Daten gelöscht.

Im Bitrix24 CRM können Dubletten von Leads, Kontakten und Unternehmen automatisch oder manuell vereinigt werden. Aufträge können Sie nur manuell zusammenführen.
Dubletten automatisch finden und vereinigen
Dubletten im CRM manuell vereinigen

Die Systemereignisse von Automatisierungsregeln in der Timeline können nicht deaktiviert werden – sie werden immer angezeigt. Die Workflow-Ereignisse können in den Einstellungen der Workflow-Vorlage deaktiviert werden.

1–3. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung > Workflows > Workflows im CRM.
4. Klicken Sie auf Vorlagen neben dem gewünschten CRM-Element.
5. Wählen Sie einen Workflow aus.
6. Klicken Sie auf Vorlagenparameter.
7–8. Deaktivieren Sie die Option Workflow-Ereignisse in der Timeline anzeigen und klicken Sie auf Speichern.
Workflow-Einträge in der CRM-Timeline

Der Export von Daten aus dem CRM kann aus mehreren Gründen nicht verfügbar sein.

Tarifbeschränkung. Der Export von Kontakten ist nicht in allen Tarifen verfügbar.
Bitrix24 Tarife

Keine Zugriffsrechte. Gewähren Sie dem Mitarbeiter die Rechte zum Exportieren von Elementen.
1–4. Öffnen Sie den Bereich CRM > Mehr > Einstellungen > Zugriffsrechte für CRM.
5–6. Wählen Sie das gewünschte CRM-Element, z. B. Kontakte, und erteilen Sie die Rechte zum Exportieren von Elementen.
Rollenmodell der Zugriffsrechte im CRM

Ungeeigneter Ansichtsmodus. Elemente können nur aus der Listenansicht exportiert werden.

Um Aufträge mit Verbindung zu einem Kontakt zu importieren, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Kontakte importieren. Öffnen Sie den Bereich CRM > Kunden > Kontakte > Einstellungen (⚙️) > Import aus CSV-Datei und laden Sie die Importdatei herunter. Füllen Sie die Datei aus – geben Sie den Vor- und Nachnamen des Kontakts in separaten Spalten an.
Import der Elemente im CRM ohne detaillierte Informationen

2. Aufträge importieren. Öffnen Sie den Bereich CRM > Aufträge > Einstellungen (⚙️) > Aufträge importieren und laden Sie die Importdatei herunter. Füllen Sie die Datei aus – geben Sie den Vor- und Nachnamen des Kontakts in einer Spalte an.

Nach dem Import werden die Kontakte automatisch den Aufträgen zugeordnet.

• – Kontakt,
• [CO] – Unternehmen,
• [L] – Lead,
• [SI] – Rechnung,
• [D] – Auftrag,
• [T...] – Element eines Smartprozesses, umgerechnet in das Hexadezimalsystem. Beispiel: Die ID des Smartprozesses ist 170, der neue Wert im Hexadezimalsystem ist AA. Beim Export wird neben einem solchen Element [Taa] angezeigt.
Benutzerdefinierte Felder für CRM-Elemente

Problem. Ein Mitarbeiter hat die Berechtigung, Aufträge zu bearbeiten, kann jedoch die damit verknüpfte Aktivität nicht schließen oder löschen.

Ursache. Eine Aktivität im CRM kann mit mehreren Elementen verknüpft sein, z. B. mit einem Auftrag und einem Kontakt. Um eine Aktivität zu schließen oder zu löschen, sind die Rechte zum Bearbeiten aller verknüpften Elemente erforderlich. Wenn der Mitarbeiter nicht über die Rechte für mindestens eines dieser Elemente verfügt, kann er die Aktivität nicht schließen oder löschen.

Lösung. Nutzen Sie eine der folgenden beiden Möglichkeiten:

• Passen Sie die Zugriffsrechte des Mitarbeiters an – vergeben Sie ihm die Rechte zum Bearbeiten aller mit der Aktivität verknüpften Elemente. Wenn die Aktivität z. B. mit einem Kontakt verknüpft ist, gewähren Sie Bearbeitungsrechte für Kontakte.
  Rollenmodell der Zugriffsrechte im CRM
• Wenden Sie sich an den Bitrix24- oder CRM-Administrator – diese Personen verfügen über vollständige Rechte im CRM-Bereich und können jede Aktivität schließen oder löschen.

Problem. Der Punkt CRM wird im Hauptmenü von Bitrix24 nicht angezeigt.

Ursache. Der Bereich CRM kann aus folgenden Gründen nicht verfügbar sein:

• Das Tool ist im Hauptmenü ausgeblendet,
• CRM ist in den Bitrix24 Einstellungen deaktiviert,
• Der Nutzer hat keine Rechte, um CRM anzuzeigen.

Bereich sichtbar machen. Klicken Sie im Hauptmenü auf Alle anzeigen, um ausgeblendete Punkte anzuzeigen, und verschieben Sie den Punkt CRM in den Hauptbereich des Menüs.
Hauptmenü konfigurieren

Bereich CRM aktivieren. Klicken Sie auf Einstellungen > Bitrix24 Einstellungen > Tools und aktivieren Sie das Tool CRM. Dies kann nur ein Bitrix24 Administrator ausführen.

Zugriffsrechte für den Bereich CRM konfigurieren. Dies können nur Bitrix24 Administratoren oder Mitarbeiter mit dem Zugriffsrecht Nutzer kann Einstellungen bearbeiten im CRM ausführen. Öffnen Sie den Bereich CRM > Mehr > Einstellungen > Zugriffsrechte für CRM und bearbeiten Sie die Zugriffsrechte für die gewünschte Rolle.
Rollenmodell der Zugriffsrechte im CRM

Die Aktivitätstypen Anruf und Besuch sind veraltet. Stattdessen können universale Aktivitäten verwendet werden.
Universale Aktivität

Eine universale Aktivität ist ein praktisches Formular zur Erfassung aller Aktivitäten, die mit Kunden verbunden sind.

Im Formular der Aktivität können Sie:

• den Standort des Meetings mit dem Kunden angeben,
• einen Kunden aus einem CRM-Element auswählen,
• die Aktivität mit dem Kalender synchronisieren,
• Kollegen hinzufügen,
• einen Besprechungsraum angeben,
• Aktivitäten nach Farben kategorisieren.

Diese Funktion ist momentan nicht verfügbar. Beim Erstellen einer neuen Aktivität im Formular des CRM-Elements wird standardmäßig der Unternehmenskalender verwendet.

Um einen anderen Kalender standardmäßig zu verwenden, können Sie den Unternehmenskalender in den Einstellungen ausblenden:
1–2. Gehen Sie auf Kalender > Kalender.
3–4. Klicken Sie auf Drei Punkte (...) > Aus der Liste entfernen.

Der Berichtszeitraum ist eine Zeitspanne, für die Berichte erstellt werden. In diesen Zeitraum werden alle Elemente berücksichtigt, die in Bearbeitung waren.
Berichtszeitraum im CRM

Eine Aktivität wird in den Bericht aufgenommen, wenn:

• sie innerhalb dieses Zeitraums erstellt, abgeschlossen oder geändert wurde,
• sie in der Vergangenheit abgeschlossen wurde, aber neue Aktivitäten auftraten, z. B. Anrufe oder E-Mails vom Kunden,
• sie im aktuellen Zeitraum nicht bearbeitet wurde, die Aktivität selbst aber noch nicht abgeschlossen ist.

Das Produkt aus dem Katalog kann im Auftrag nicht ausgewählt werden, wenn es nicht aktiviert ist.
Produkt im Produktkatalog erstellen

Um das Produkt zu aktivieren, gehen Sie vor, wie folgt:
1–4. Öffnen Sie den Bereich CRM > Bestand > Produktkatalog und wählen Sie das gewünschte Produkt aus.
5. Überprüfen Sie die Felder im Produktformular:
Aktiv von – geben Sie ein vergangenes Datum ein,
Aktiv bis – geben Sie ein zukünftiges Datum ein oder lassen Sie das Feld leer.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie diese Änderungen vorgenommen haben, wird das für die Auswahl in Aufträgen verfügbar sein.

Im CRM können Sie mit verschiedenen Währungen arbeiten. Dies ist praktisch bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Kunden. Sie können folgendes tun:

• die Basiswährung für Aufträge auswählen,
• andere Währungen hinzufügen und deren Wechselkurse einstellen,
• die Währung für Berichte und Rechnungen auswählen.

Um eine Währung hinzuzufügen und einzurichten:
1–4. Öffnen Sie den Bereich CRM > Mehr > Einstellungen > CRM-Einstellungen.
5–6. Klicken Sie im Bereich Ausgangspunkt auf den Block Währungen.
In der Liste sind bereits mehrere Währungen vorhanden, wobei eine davon als Basiswährung ausgewählt ist.
Währung im CRM erstellen, bearbeiten, löschen